Новые правила хранения архивных документов

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон устанавливает общие принципы организации и ведения архивного дела на территории страны.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24) - Правила работы государственных архивов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) - Правила работы архива организации.

Основные нормативные акты, регулирующие правила хранения архивных документов:

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) - Одна из глав инструкции говорит о создании и ведении архива в организации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) - Основной перечень документов с указанием сроков их хранения.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 28.12.2021 № 142) - Перечень научной-технической документации с указанием сроков ее хранения.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» также имеет значение, так как с развитием цифровых технологий возрастает объем электронных архивов.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69)

Архив обеспечивает целостность и сохранность информации, что критически важно в случае юридических споров или проверок со стороны контролирующих организаций.

Хорошо структурированный архив организации улучшает работу с документами, оптимизирует бизнес-процесс, позволяет анализировать данные, служит источником для исторических исследований.

При правильном ведении архива накапливается информация, полезная для стратегического планирования и принятия управленческих решений. Также это позволяет минимизировать риски потери данных.

Правильное хранение документов, обеспечение сохранности архива организации является важной составной частью системы управления документацией и базами данных.

Документы по персоналу — трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников, кадровые отчеты.

Договоры и соглашения как с контрагентами, так и с клиентами.

Нормативные документы, разрешающие осуществлять деятельность, - лицензии, свидетельства, сертификаты.

В любой организации существует ряд документов, сохранность которых требует особого внимания:

Бухгалтерская отчетность — налоговые декларации, отчеты о доходах и расходах, финансовые отчеты.

Соблюдение новых правил хранения архивных документов в России позволяет организациям эффективно управлять своими информационными ресурсами, обеспечивать защиту интересов и минимизировать риски. В условиях цифровизации особую важность приобретает сохранность и удобное использование электронных архивных документов.

Хранение архивных документов — важная задача для организаций, государственных учреждений и индивидуальных предпринимателей. С недавними изменениями в законодательстве правила хранения архива в России стали более строгими и детализированными.

Системы хранения данных. Организации используют надежные и безопасные системы для идентификации электронных баз данных. Это могут быть как локальные сервера, так и облачные решения.

Безопасность информации. Применение контура шифрования и систем аутентификации является обязательным для защиты конфиденциальности базы данных. Доступ к архивным материалам ограничен и контролируется со стороны надзорных ведомств.

Для организации электронных архивов необходимо руководствоваться действующими нормативными актами, в которых содержатся требования к сохранению электронных баз данных. Все процессы формирования, организации и управления электронными архивами соответствуют требованиям законодательства, включая условия по обеспечению безопасности, целостности и доступности электронных сведений.

С переходом на цифровые технологии правила архивации в электронном формате также получили новое регламентирование:

Регулярное резервирование. Загрузка резервных копий является важной частью сохранения электронных архивов, что позволяет избежать потерь данных при сбоях или кибератаках.

Документы постоянного хранения не имеют определенного срока хранения (бессрочное хранение). Такие документы передаются на хранение в государственный архив или постоянно хранятся в организации (до ее ликвидации) К ним предъявляются следующие требования.