Оперативное хранение документов

Оперативным называется хранение деловых бумаг в рабочем пространстве сотрудника до момента, пока они не переданы в архив или на уничтожение.

Созданные в компании или полученные ею документы объединяются в дела. Дела заводятся по номенклатуре дел. Заголовки дел и сроки их хранения в номенклатуру переносятся из Перечней (см. https://archives.gov.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtml и др.)

Чтобы знать, какие дела хранить и затем оперативно использовать, их необходимо описать, то есть составить описи дел. Описываются дела постоянного хранения и дела по личному составу, электронные дела. Дела временного хранения не описываются.

В описи вносятся заголовки дел из номенклатуры. Опись имеет разделы по структурным подразделениям компании (руководство, отдел кадров, бухгалтерия и др.) .

Чтобы решать вопросы об оперативном хранении, внеофисном хранении или уничтожении дел в компании создается экспертная комиссия. Она рассматривает и согласовывает описи и акты на уничтожение дел, а также номенклатуру дел, затем эти документы подписываются руководителем компании.

Дела, которые затем будут переданы в архив, подшиваются в твердые обложки. На обложке прописывается следующее: название компании, название структурного подразделения, заголовок дела, даты (даты) дела, количество листов, проставляется отметка о сроке хранения (хранить постоянно, 50 лет, 75 лет). Листы нумеруются. В конце дела подшивается лист-заверитель. В деле может иметься внутренняя опись, где прописываются все содержащиеся в деле документы с указанием листов. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Отбор на хранение электронных документов (ЭД) происходит автоматически при помощи "захвата" из баз данных специальной программой. Передача ЭД в архив производится по информационно-телекоммуникационной сети или на электронном носителе, при этом ЭД в прежних информационных системах не сохраняются.