Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Офис или аутсорс, а может быть все вместе – три способа организации хранения документов
Чем больше бизнес, тем больше документов его сопровождает, поэтому возникает потребность в организации архива. В архив помещают счета, акты, договоры, личные дела сотрудников, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Все документы имеют разные сроки хранения: от 1 года до 75 лет. О том, какие способы организации архива документов существуют, эксперты Первой архивной компании рассказали порталу vc.ru.
1. Самостоятельное хранение и управление
1. Самостоятельное хранение и управление
Для архива необходимо выделить отдельное место. Сделать это легче и дешевле тем, кто имеет собственное помещение, а не арендует офис. Из альтернативных вариантов — аренда складских ячеек или организация хранения документов на собственном складе.
Но нельзя просто выделить площадь. Необходимо приспособить помещение под архив. Хранить документы как попало не получится — понадобятся металлические стеллажи, короба и папки. При этом у архивных помещений особые требования пожарной безопасности и определенный режим влажности.
Но нельзя просто выделить площадь. Необходимо приспособить помещение под архив. Хранить документы как попало не получится — понадобятся металлические стеллажи, короба и папки. При этом у архивных помещений особые требования пожарной безопасности и определенный режим влажности.
Первый вопрос — где хранить документы?
Систематизация документов, помещение их в архив, своевременный поиск и предоставление по запросу, передача документов в госархив и организация уничтожения бумаг с истекшим сроком хранения. Регулярное выполнение этих задач требует временных затрат и определенной квалификации. Поэтому необходимо организовать внутреннюю архивную службу – найти и обучить сотрудников.
Еще один вопрос – кто будет заниматься организацией архива?
Помимо вышеперечисленных проблем, сегодня многие организации арендуют офис, а занимать площади класса А документами – экономическое самоубийство. Даже небольшая фирма за 5-10 лет работы накапливает по 2-7 стеллажей, которые занимают до 42м2.
Поэтому существуют альтернативные варианты хранения и управления документами.
Поэтому существуют альтернативные варианты хранения и управления документами.
2. Внеофисное хранение
2. Внеофисное хранение
Передача функций архивной обработки, хранения и уничтожения документов на аутсорсинг подрядчику.
3. Частичный аутсорсинг или сочетание двух способов
3. Частичный аутсорсинг или сочетание двух способов
Когда самые ценные или наиболее часто запрашиваемые документы организация оставляет у себя, а все остальные передает на хранение аутсорсинг-партнеру.
Какие плюсы и минусы существуют у внеофисного хранения, почему организации выбирают частичный аутсорсинг – в нашей статье на vc.ru.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.