Офис или аутсорс, а может быть все вместе – три способа организации хранения документов компании

Чем больше бизнес, тем больше документов его сопровождает, поэтому возникает потребность в организации архива. В архив помещают счета, акты, договоры, личные дела сотрудников, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Все документы имеют разные сроки хранения: от 1 года до 75 лет. О том, какие способы организации архива документов существуют, эксперты Первой архивной компании рассказали порталу vc.ru.

1. Самостоятельное хранение и управление

Для архива необходимо выделить отдельное место. Сделать это легче и дешевле тем, кто имеет собственное помещение, а не арендует офис. Из альтернативных вариантов — аренда складских ячеек или организация хранения документов на собственном складе.

Но нельзя просто выделить площадь. Необходимо приспособить помещение под архив. Хранить документы как попало не получится — понадобятся металлические стеллажи, короба и папки. При этом у архивных помещений особые требования пожарной безопасности и определенный режим влажности.

Первый вопрос — где хранить документы?

Систематизация документов, помещение их в архив, своевременный поиск и предоставление по запросу, передача документов в госархив и организация уничтожения бумаг с истекшим сроком хранения. Регулярное выполнение этих задач требует временных затрат и определенной квалификации. Поэтому необходимо организовать внутреннюю архивную службу – найти и обучить сотрудников.

Еще один вопрос – кто будет заниматься организацией архива?

Помимо вышеперечисленных проблем, сегодня многие компании арендуют офис, а занимать площади класса А документами – экономическое самоубийство. Даже небольшая фирма за 5-10 лет работы накапливает по 2-7 стеллажей, которые занимают до 42м².

Поэтому существуют альтернативные варианты хранения и управления документами.

2. Внеофисное хранение

Передача функций архивной обработки, хранения и уничтожения документов на аутсорсинг подрядчику.

3. Частичный аутсорсинг или сочетание двух способов

Когда самые ценные или наиболее часто запрашиваемые документы компания оставляет у себя, а все остальные передает на хранение аутсорсинг-партнеру.

Узнать подробнее

Какие плюсы и минусы существуют у внеофисного хранения, почему компании выбирают частичный аутсорсинг – в нашей статье на vc.ru.

Храните только нужные документы

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.