Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сканирование документов
Создание электронного архива, оцифровка документов
Оцифруем документы, присвоим имена файлам, составим опись и сохраним на внутреннем или внешнем сервере
Упростите вашу работу с документами
Электронный архив – это база оцифрованных документов с удобной классификацией. Найти прошлогоднюю накладную можно за пару секунд, не вставая с кресла. Все, что нужно сделать – открыть опись в Excel файле, задать фильтры поиска и перейти по гиперссылке к электронной копии документа.
Результат перехода на электронный архив – экономия рабочего времени. Сотрудники не тратят рабочие часы в архиве, чтобы найти нужную папку с документом, а значит – успевают сделать больше задач за тот же временной период.
Результат перехода на электронный архив – экономия рабочего времени. Сотрудники не тратят рабочие часы в архиве, чтобы найти нужную папку с документом, а значит – успевают сделать больше задач за тот же временной период.
Экономия бюджета и места
Гарантия сохранности
документов
документов
Чем дольше компания работает, тем больше становится бумаг. Электронный архив позволяет освободить место в помещении, которое можно использовать под новые рабочие места или переехать в офис поменьше.
Документы теряют первоначальный вид, если активно используются в работе: мнутся, выцветают, повреждаются. Электронный архив сохраняет целостность каждого документа. А если документ потерялся среди бумаг в офисе – всегда есть его копия в электронном виде.
Быстрый доступ
Сотрудник получает доступ к электронной копии за несколько секунд: открывает Excel файл, задает фильтры и переходит по гиперссылке. Нет необходимости тратить время на поиск оригинала документа для обмена с коллегами из других отделов или отправки контрагентам.
Какие еще выгоды дает электронный архив
Абонентская плата за специально разработанное программное обеспечение, подключение к облачному хранилищу, аренду места на сервере и др.
Стандартный электронный архив с набором оплачиваемых функций (даже если вы ими не пользуетесь)
Разовая оплата работы архивиста и специалиста по сканированию (включает подготовку документов к сканированию, сканирование и составление описи)
Выбор необходимого функционала, возможность персонально настроить электронный архив (папки с файлами)
Использование привычных и проверенных вами электронных или облачных носителей (ничего дополнительно подключать и оплачивать не нужно)
Чем отличается лайт-версия электронного архива?
Сложный it-продукт
Лайт-версия от Первой архивной компании
Бесплатное и оперативное подключение новых сотрудников (документы находятся на вашем сервере)
Использование зарубежных программ и серверов. Хранение информации на стороннем сервере, с которым ранее не работали
Настройка уровней доступа к архиву через посредника
Как работает лайт-версия электронного архива?
Как мы создаем электронный архив?
Рассказываем пошагово
Подготовительные работы
1 этап
Отбор документов для сканирования
Систематизация папок с документами по заранее выбранным параметрам.
При необходимости, проведение экспертизы ценности и определение сроков хранения с целью отобрать документы на хранение и уничтожение.
Доп.услуга
Сканирование документов
2 этап
Подготовка документов к сканированию.
Сканирование документов.
Разброшюровка документов: изъятие из папок, файлов, изъятие скрепок.
Индексация, присвоение имени/уникального номера каждому электронному документу.
При необходимости, оригиналы документов скрепляются и упаковываются в файлы, папки.
Доп.услуга
Доп.услуга
Формирование электронного архива
3 этап
Вариант 1.
Формирование базы сразу в корпоративной информационной системе Клиента (например в 1С), без создания описи в эксель и папок с файлами.
Формирование базы сразу в корпоративной информационной системе Клиента (например в 1С), без создания описи в эксель и папок с файлами.
Вариант 2.
Формирование базы данных в эксель и папок с файлами, создание гиперссылок на расположение электронных документов.
Формирование базы данных в эксель и папок с файлами, создание гиперссылок на расположение электронных документов.
- Сразу на сервере клиента/в корпоративной информационной системе.
- На внешнем жёстком диске с последующей передачей на сервер клиента/корпоративную информационную систему.
Хранение или уничтожение оригиналов документов
4 этап
Организация уничтожения списанных документов.
Организация хранения отобранных документов.
- Хранение на территории клиента.
- Хранение в Первой архивной компании.
Оставьте заявку на консультацию по электронному архиву
Менеджер ответит на все вопросы, проконсультирует конкретно по вашей ситуации и рассчитает стоимость создания электронного архива для вашей компании.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Что такое электронный (цифровой) архив
-
Электронный (цифровой) документЭто документ, который создан и несет на себе информацию в электронном виде. -
Электронная подписьПроставляется в системе электронного документооборота. -
Электронное делоОдин или несколько электронных документов и метаданных к ним, сформированное по номенклатуре дел. -
МетаданныеДанные об архивном документе, которые позволяют его хранить и управлять им: сведения о создании, содержании, утверждении, сроке хранения, секретности, носителе и др. -
Оцифровка (сканирование)Перевод бумажного документа в электронный вид, создание электронной копии.
Для хранения электронных документов создается электронный архив на электронных накопителях. Отбор дел, документов происходит в соответствии с установленными сроками их хранения (см. Перечень). Электронные документы формируются в электронные дела. После проведения ревизии, экспертизы ценности и окончания сроков хранения временные дела уничтожаются. Формируются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Создание и дальнейшее ведение электронного документа постоянного хранения не означает уничтожение подлинника этого документа на бумажной основе. Документы постоянного и долговременного хранения (более 10 лет) подлежат обязательному хранению в бумажном виде.
Электронные документы поступают на хранение в виде электронных копий бумажных документов. Если в компании действует система электронного документооборота (СЭД) документы могут сохраняться без предварительного создания их на бумажном носителе. Система хранения электронных документов в компании должна обеспечивать их прием, учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное или долговременное (от 10 до 75 лет) хранение внутри самой компании или используя внеофисное хранение.
Создание и дальнейшее ведение электронного документа постоянного хранения не означает уничтожение подлинника этого документа на бумажной основе. Документы постоянного и долговременного хранения (более 10 лет) подлежат обязательному хранению в бумажном виде.
Электронные документы поступают на хранение в виде электронных копий бумажных документов. Если в компании действует система электронного документооборота (СЭД) документы могут сохраняться без предварительного создания их на бумажном носителе. Система хранения электронных документов в компании должна обеспечивать их прием, учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное или долговременное (от 10 до 75 лет) хранение внутри самой компании или используя внеофисное хранение.
В электронном виде при помощи сканирования создаются как документы постоянного, так и временного сроков хранения. В первую очередь это значимые документы, утеря которых может создать для компании проблемы. Для удобства быстрого поиска документов создается поисковая система.
Сканированию подлежат дела постоянного срока хранения: уставы, свидетельства о постановке на учет, лицензии, положения, приказы по основной деятельности, годовые отчеты, статистические отчеты и др. Сканируется, также, бухгалтерская документация.
Оригиналы бумажных документов постоянного хранения после сканирования подшиваются в дела. Оригиналы бумажных документов временного хранения до выделениях их к уничтожению, могут храниться в папках-регистраторах .
Сканированию подлежат дела постоянного срока хранения: уставы, свидетельства о постановке на учет, лицензии, положения, приказы по основной деятельности, годовые отчеты, статистические отчеты и др. Сканируется, также, бухгалтерская документация.
Оригиналы бумажных документов постоянного хранения после сканирования подшиваются в дела. Оригиналы бумажных документов временного хранения до выделениях их к уничтожению, могут храниться в папках-регистраторах .
Создание электронного архива организации
Экспертиза ценности документов компании, определение сроков хранения
Отбор документов для сканирования
| Учет электронных документов На электронные дела постоянного хранения создаются описи дел, отдельные от описей дел на бумаге. На электронные дела временного хранения создаются база данных с систематизацией по структурным подразделениям компании и по хронологии. Каждому электронному документу присваивается свой уникальный индекс и имя. Создается поисковая система в специальной программе или в Еxcel с гиперссылками на образ электронного документа, а также, на местонахождение его бумажного оригинала. Система хранения электронных документов организации должна исключать возможность несанкционированного доступа, рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов. |
Почему компании выбирают лайт-версию?
-
Доступно по ценеНет абонентской платы за программное обеспечение или место на сервере подрядчика. Вы платите один раз и только за результат. -
БезопасноНет риска лишиться доступа к информации из-за ухода с рынка зарубежных компаний или недобросовестности поставщика. Вы сами выбираете способ хранения и электронный носитель. -
Просто и быстроНе требуется установка дополнительных программ или привлечение посредников для передачи и отзыва прав доступа у сотрудников. Вы самостоятельно или силами внутренней технической поддержки решаете эти вопросы.
Стоимость создания электронного архива
Подготовку и сканирование документов осуществляют опытные архивариусы, ассистенты и операторы базы данных, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.
Подготовка к сканированию
Сканирование документов на высокопроизводительных сканерах
Индексация, присвоение имени или уникального номера каждому файлу
Создание структуры папок на сервере заказчика и наполнение папок электронными документами (файлами)
Составление описи в формате эксель с гиперссылками на расположение электронного документа (файла)
Сканирование документов на высокопроизводительных сканерах
Индексация, присвоение имени или уникального номера каждому файлу
Создание структуры папок на сервере заказчика и наполнение папок электронными документами (файлами)
Составление описи в формате эксель с гиперссылками на расположение электронного документа (файла)
В услугу включены следующие работы:
01.
02.
03.
04.
Создание электронного архива
39 руб./документ
Минимальный заказ — 49 900 ₽
05.
Оставьте заявку, и мы предложим вам комплексное решение по организации электронного архива
Ответы на часто задаваемые вопросы о лайт-версии архива
Клиент:
Нужно ли приобретать дополнительное программное обеспечение, подключать новые облачные хранилища или арендовать место на сервере?
Первая архивная компания:
Нет, вы можете использовать электронные и облачные носители, с которыми уже работаете.
Клиент:
Где хранить электронные документы?
Первая архивная компания:
На внешнем носителе, в облачном хранилище или на внутреннем/внешнем сервере.
Клиент:
Как правильно хранить электронные документы и обеспечить их сохранность?
Первая архивная компания:
Мы всегда рекомендуем хранить документы на 2-3 носителях разного типа, такие же рекомендации дает Росархив. Тогда вы точно сможете найти необходимый документ, если придет проверка.
Опыт наших клиентов
Tilda Publishing
"Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки. Рекомендуем ООО "Первая архивная компания" для решения задач в области архивного дела и управления документами".
"Выбрали в качестве подрядчика по созданию электронного архива документации. Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки".
Опыт наших клиентов
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
документы уже сейчас
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Другие услуги