Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Внеофисное хранение документов
Под внеофисным хранением понимается передача документов на учетное сохранение и обработку в специализированное архивное учреждение, которое занимается организацией и обеспечением безопасности архивных материалов. Такой подход позволяет компаниям избавиться от необходимости содержать большие архивы в собственных офисах и освободить ценное рабочее пространство.
Что такое внеофисное хранение документов
Каждая компания, независимо от масштабов и сферы деятельности, имеет свои внутренние документы, которые требуется хранить и обрабатывать. Традиционный учет бумажных документов в офисе требует больших затрат на аренду помещений, оборудование и обслуживание, а также может создавать проблемы с организацией доступа и обеспечением безопасности информации. Именно поэтому многие компании прибегают к внеофисному хранению документов, где услуга позволяет упорядочить имеющиеся сведения из базы данных.
Преимущества внеофисного хранения документов
Внеофисное хранение документов в нашей компании предоставляет ряд значительных преимуществ, который оправдывает выбор этого способа организации учета и обработки информации. Рассмотрим основные преимущества данного подхода.
Преимущества внеофисного хранения документов
Внеофисное хранение документов в нашей компании предоставляет ряд значительных преимуществ, который оправдывает выбор этого способа организации учета и обработки информации. Рассмотрим основные преимущества данного подхода.
1
Экономия места в офисе
Передача части документации значительно снижает нагрузку на рабочие помещения и позволяет использовать свободную площадь более эффективно.
2
Сокращение времени на поиск сведений
Информация структурируется, индексируется и легко доступна для поиска в специализированных хранилищах.
3
Увеличение условий безопасности сохранения
Преимущество включает в себя защиту от пожаров, воды, доступа несанкционированных лиц, а также организацию надежной системы контроля за целостностью и доступностью документации.
4
Соблюдение законодательных требований и нормативов.
Правильное организованное рабочее пространство позволяет компании соблюдать законодательные требования и нормативы по хранению и обработке конфиденциальной информации, что очень важно для предотвращения возможных юридических проблем и штрафов.
Какие документы можно передать на хранение
Организация внеофисного хранения дел и документов предоставляет возможность предприятиям передавать на хранение различные типы сведений, включая:
- финансовую отчетность;
- юридические сведения;
- договоры;
- налоговую отчетность;
- кадровую документацию;
- техническую документацию;
- бухгалтерскую отчетность;
- другие важные бумаги, дела и материалы.
Этапы подготовки к внеофисному хранению
1
Получение экспертной консультации
Персональный менеджер подробно расскажет об условиях, ответит на все вопросы и поможет выбрать вариант внеофисного хранения, который лучше всего подойдет вашей компании.
2
Подготовка архива документов к хранению
Проведем опись документов, переданных на хранение. Организуем доставку архива, упакуем архивные короба, подготовим штрихкоды на короб и каждую папку для удобного поиска документов.
3
Предоставление доступа к управлению архивом
При внеофисном хранении архива в нашей компании у вас будет удобный личный кабинет клиента на нашем сайте. Наши клиенты могут удаленно заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать внеофисное хранение документов новых документов.
Тарифы на внеофисное хранение документов
Цены на услугу могут существенно различаться в зависимости от различных факторов. Клиентам доступны тарифы, основанные на количестве хранимых документов, в то время как другие варианты тарифов учитывают объем и тип хранимой информации. Доступны индивидуальные тарифные планы, учитывающие конкретные потребности клиента.
Составление описи папки
Систематизация папок и упаковка в архивные короба
Маркировка папок и коробов штрихкодом
Расходные материалы необходимые для выполнения работ
Доставка коробов в центр хранения
Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение
Систематизация папок и упаковка в архивные короба
Маркировка папок и коробов штрихкодом
Расходные материалы необходимые для выполнения работ
Доставка коробов в центр хранения
Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение
Доставка документов по запросу и возврату к месту хранению
Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом
Работа с документами в офисе на территории центра хранения
Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок
И другие услуги
Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом
Работа с документами в офисе на территории центра хранения
Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок
И другие услуги
Наша компания также осуществляет обслуживание
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:
В услугу включены следующие работы:
39 ₽
Хранение одного короба в течение месяца
Минимальный заказ — 13 225 ₽
01.
01.
02.
02.
03.
03.
04.
04.
05.
06.
486 ₽
Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения
В тарифные планы включаются дополнительные услуги, такие как сканирование документов, услуги консервации, доставка и вывоз материалов, а также услуги уничтожения бланков по истечению сроков учета.
Минимальный заказ — 4 900 ₽
05.
06.
Тарифы на внеофисное хранение документов
Цены на услугу могут существенно различаться в зависимости от различных факторов. Клиентам доступны тарифы, основанные на количестве хранимых документов, в то время как другие варианты тарифов учитывают объем и тип хранимой информации. Доступны индивидуальные тарифные планы, учитывающие конкретные потребности клиента.
Составление описи папки
Систематизация папок и упаковка в архивные короба
Маркировка папок и коробов штрихкодом
Расходные материалы необходимые для выполнения работ
Доставка коробов в центр хранения
Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение
Систематизация папок и упаковка в архивные короба
Маркировка папок и коробов штрихкодом
Расходные материалы необходимые для выполнения работ
Доставка коробов в центр хранения
Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение
Доставка документов по запросу и возврату к месту хранению
Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом
Работа с документами в офисе на территории центра хранения
Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок
И другие услуги
Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом
Работа с документами в офисе на территории центра хранения
Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок
И другие услуги
Наша компания также осуществляет обслуживание
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:
В услугу включены следующие работы:
1260 ₽
Минимальный заказ — 4 900 ₽
39 ₽
Хранение одного короба в течение месяца
Минимальный заказ — 13 225 ₽
01.
01.
02.
02.
03.
03.
04.
04.
05.
06.
486 ₽
Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения
В тарифные планы включаются дополнительные услуги, такие как сканирование документов, услуги консервации, доставка и вывоз материалов, а также услуги уничтожения бланков по истечению сроков учета.
Минимальный заказ — 4 900 ₽
Подготовка к хранению одного архивного короба и принятие на хранение
05.
06.
Tilda Publishing
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
документы уже сейчас
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
Другие услуги