Внеофисное хранение документов

Под внеофисным хранением понимается передача документов на учетное сохранение и обработку в специализированное архивное учреждение, которое занимается организацией и обеспечением безопасности архивных материалов. Такой подход позволяет компаниям избавиться от необходимости содержать большие архивы в собственных офисах и освободить ценное рабочее пространство.

Что такое внеофисное хранение

Каждая компания, независимо от масштабов и сферы деятельности, имеет свои внутренние документы, которые требуется хранить и обрабатывать. Традиционный учет бумажных документов в офисе требует больших затрат на аренду помещений, оборудование и обслуживание, а также может создавать проблемы с организацией доступа и обеспечением безопасности информации. Именно поэтому многие компании прибегают к внеофисному хранению документов, где услуга позволяет упорядочить имеющиеся сведения из базы данных.

Преимущества

Внеофисное хранение документов в нашей компании предоставляет ряд значительных преимуществ, который оправдывает выбор этого способа организации учета и обработки информации. Рассмотрим основные преимущества данного подхода.

1

Экономия места в офисе

Передача части документации значительно снижает нагрузку на рабочие помещения и позволяет использовать свободную площадь более эффективно.

2

Сокращение времени на поиск сведений

Информация структурируется, индексируется и легко доступна для поиска в специализированных хранилищах.

3

Увеличение условий безопасности сохранения

Преимущество включает в себя защиту от пожаров, воды, доступа несанкционированных лиц, а также организацию надежной системы контроля за целостностью и доступностью документации.

4

Соблюдение законодательных требований и нормативов.

Правильное организованное рабочее пространство позволяет компании соблюдать законодательные требования и нормативы по хранению и обработке конфиденциальной информации, что очень важно для предотвращения возможных юридических проблем и штрафов.

Какие документы можно передать на хранение

Организация внеофисного хранения дел и документов предоставляет возможность предприятиям передавать на хранение различные типы сведений, включая:

финансовую отчетность;
юридические сведения;
договоры;
налоговую отчетность;
кадровую документацию;
техническую документацию;
бухгалтерскую отчетность;
другие важные бумаги, дела и материалы.

В конечном итоге это позволяет освободить офисное пространство от большого количества бумаг, снизить нагрузку на внутренние ресурсы и обеспечить сохранность информации на долгосрочный период времени.

Этапы подготовки к внеофисному хранению

1

Получение экспертной консультации

Персональный менеджер подробно расскажет об условиях, ответит на все вопросы и поможет выбрать вариант внеофисного хранения, который лучше всего подойдет вашей компании.

2

Подготовка архива документов к хранению

Проведем опись документов, переданных на хранение. Организуем доставку архива, упакуем архивные короба, подготовим штрихкоды на короб и каждую папку для удобного поиска документов.

3

Предоставление доступа к управлению архивом

При внеофисном хранении архива в нашей компании у вас будет удобный личный кабинет клиента на нашем сайте. Наши клиенты могут удаленно заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать внеофисное хранение документов новых документов.

Тарифы на внеофисное хранение документов

Цены на услугу могут существенно различаться в зависимости от различных факторов. Клиентам доступны тарифы, основанные на количестве хранимых документов, в то время как другие варианты тарифов учитывают объем и тип хранимой информации. Доступны индивидуальные тарифные планы, учитывающие конкретные потребности клиента.

Составление описи папки

Систематизация папок и упаковка в архивные короба

Маркировка папок и коробов штрихкодом

Расходные материалы необходимые для выполнения работ

Доставка коробов в центр хранения

Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение

Доставка документов по запросу и возврату к месту хранению

Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом

Работа с документами в офисе на территории центра хранения

Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок

И другие услуги

Наша компания также осуществляет обслуживание
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:

В услугу включены следующие работы:

от 29 ₽

Хранение одного короба в течение месяца

Минимальный заказ — 13 225 ₽

01.

02.

03.

04.

05.

06.

490 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

В тарифные планы включаются дополнительные услуги, такие как сканирование документов, услуги консервации, доставка и вывоз материалов, а также услуги уничтожения бланков по истечению сроков учета.

Минимальный заказ — 4900 ₽

Заказать

05.

06.