Архивные услуги, хранение кадровых документов

Кадровое делопроизводство является важной частью управления персоналом в организации. Эффективное архивное хранение кадровых документов играет ключевую роль в обеспечении законности и надежности кадрового учета. Правильное хранение кадровых документов позволяет обеспечить сохранность информации о сотрудниках и соблюдение требований законодательства.

Кадровое делопроизводство: правила хранения кадровых документов

Основные правила архивации кадровых документов включают в себя соблюдение конфиденциальности, точность и актуальность данных, обеспечение доступности информации для уполномоченных лиц, соблюдение сроков хранения и уничтожения данных.

Соблюдение конфиденциальности. Информация о сотрудниках является конфиденциальной и должна храниться в защищенном режиме, предотвращая несанкционированный доступ к ней.
Точность и актуальность данных. Обеспечивается регулярное обновление информации о сотрудниках, исключая возможность наличия устаревших или недостоверных данных.
Обеспечение доступности информации для уполномоченных лиц, которые в определенных условиях имеют возможность оперативного получения необходимых сведений для выполнения своих обязанностей.
Сроки хранения кадровых сведений. Условия должны соответствовать законодательству и установленным правилам.

Различаются основные типы сроков хранения данных в зависимости от их типа и значения для компании.
Корректное выполнение данных правил и требований является важным компонентом работы с документацией, обеспечивая надежность и законность кадрового учета в организации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения кадровых документов

Основные правила архивации кадровых документов включают в себя соблюдение конфиденциальности, точность и актуальность данных, обеспечение доступности информации для уполномоченных лиц, соблюдение сроков хранения и уничтожения данных.

Соблюдение конфиденциальности. Информация о сотрудниках является конфиденциальной и должна храниться в защищенном режиме, предотвращая несанкционированный доступ к ней.
Точность и актуальность данных. Обеспечивается регулярное обновление информации о сотрудниках, исключая возможность наличия устаревших или недостоверных данных.
Обеспечение доступности информации для уполномоченных лиц, которые в определенных условиях имеют возможность оперативного получения необходимых сведений для выполнения своих обязанностей.
Сроки хранения кадровых сведений. Условия должны соответствовать законодательству и установленным правилам.

Различаются основные типы сроков хранения данных в зависимости от их типа и значения для компании.
Корректное выполнение данных правил и требований является важным компонентом работы с документацией, обеспечивая надежность и законность кадрового учета в организации.

Согласно требованиям законодательства, существуют определенные сроки хранения кадровой базы данных, в зависимости от их типа.

Основные типы кадровых сведений, которые подлежат хранению, включают в себя:

трудовые договоры;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе, назначении, награждении, декретном отпуске, присвоении разряда, долговременной командировке);
трудовые книжки;
личные карточки сотрудников;
ведомости (расчетно-платежные, карточки учета, расчетные листки, лицевые счета) по начислению заработной платы.

Для каждого типа документации устанавливается свой срок хранения.
Так, например, трудовые договоры и приказы по личному составу, личные карточки и документы по начислению заработной платы подлежат хранению в течение 50 или 75 лет с года создания документа. Невостребованные трудовые книжки хранятся также 50 или 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов (основные типы)

Согласно требованиям законодательства, существуют определенные сроки хранения кадровой базы данных, в зависимости от их типа.

Основные типы кадровых сведений, которые подлежат хранению, включают в себя:

трудовые договоры;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе, назначении, награждении, декретном отпуске, присвоении разряда, долговременной командировке);
трудовые книжки;
личные карточки сотрудников;
ведомости (расчетно-платежные, карточки учета, расчетные листки, лицевые счета) по начислению заработной платы.

Для каждого типа документации устанавливается свой срок хранения.

Так, например, трудовые договоры и приказы по личному составу, личные карточки и документы по начислению заработной платы подлежат хранению в течение 50 или 75 лет с года создания документа. Невостребованные трудовые книжки хранятся также 50 или 75 лет.

Сроки хранения кадровых документов (основные типы)

Этапы работы с кадровыми документами

Архивация кадровых документов — это важный процесс, который позволяет обеспечить сохранность информации о трудовой деятельности сотрудников, соблюдение законодательных норм и оптимизацию работы с базой данных. Эффективная архивация включает в себя несколько этапов, каждый из которых имеет свои цели и задачи.

Сбор и систематизация документов

Первый этап работы включает в себя сбор всех необходимых данных, которые подлежат архивации. К ним относятся:

трудовые книжки;
приказы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
личные дела сотрудников;
рапорты и заявления;
информация об обучении и повышении квалификации.

Полный перечень сроков хранения кадровых документов можно уточнить у наших специалистов. Важно систематизировать документы (особенно, по начислению зарплаты) по определенным критериям, например, по алфавиту, по дате или по отделам. Это значительно упростит процесс поиска в будущем.

Проверка и обработка документов

Хранение документов

Организация архива

Проанализируем каждый документ, определим его ценность и срок хранения. В зависимости от результата – предложим уничтожить или сохранить. Так мы нивелируем риск штрафов при проверках. Гарантируем соблюдение всех тонкостей законодательства при работе с кадровыми документами, которые определяют правила архивирования, учёта, хранения и уничтожения.

Сформируем дела в соответствии с требованиями компании, номенклатурой и нормативными актами. Проверим наличие всех необходимых документов. Пронумеруем листы в делах. Подготовим предисловие с указанием порядка формирования дела и особенностей услуги архивной обработки.

Здесь важны несколько факторов: безопасность, подобающие условия хранения и организация для быстрого доступа к базе данных. Подготовим опись документов, переданных на хранение. Упаковка в архивные короба, наклейка штрихкодов на короб и папку, доставка коробов к месту хранения и размещение на хранение. Заведение электронного каталога.

Уничтожение устаревших документов

Согласно законодательству, кадровые данные имеют определенные сроки хранения. По истечении этих сроков необходимо провести анализ и принять решение о возможности уничтожения устаревших данных.

Проверка и обработка документов

Хранение документов

Организация архива

Проанализируем каждый документ, определим его ценность и срок хранения. В зависимости от результата – предложим уничтожить или сохранить. Так мы нивелируем риск штрафов при проверках. Гарантируем соблюдение всех тонкостей законодательства при работе с кадровыми документами, которые определяют правила архивирования, учёта, хранения и уничтожения.

Сформируем дела в соответствии с требованиями компании, номенклатурой и нормативными актами. Проверим наличие всех необходимых документов. Пронумеруем листы в делах. Подготовим предисловие с указанием порядка формирования дела и особенностей услуги архивной обработки.

Здесь важны несколько факторов: безопасность, подобающие условия хранения и организация для быстрого доступа к базе данных. Подготовим опись документов, переданных на хранение. Упаковка в архивные короба, наклейка штрихкодов на короб и папку, доставка коробов к месту хранения и размещение на хранение. Заведение электронного каталога.

Уничтожение устаревших документов

Согласно законодательству, кадровые данные имеют определенные сроки хранения. По истечении этих сроков необходимо провести анализ и принять решение о возможности уничтожения устаревших данных.

Передача кадровых документов в архив

Передача кадровых документов в архив является важным этапом в процессе управления кадровым делопроизводством. Перед тем как данные будут переданы в архив, необходимо провести тщательную проверку и подготовку. Это включает в себя составление акта о передаче документов, опись передаваемых материалов, их подписание и оформление под роспись ответственных лиц.

Сначала необходимо определить сроки хранения соответствующей информации в соответствии с законодательством. После этого данные должны быть упакованы в соответствии с установленными требованиями к хранению архивных материалов. Также составляется реестр переданных бланков.

Личный кабинет клиента

Удобный личный кабинет на нашем сайте, где вы сможете заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать внеофисное хранение документов новых партий архива и отдельных документов.

Тарифы на архивные услуги для отдела кадров в нашей компании

Для обеспечения профессионального архивного обслуживания отдела кадров в нашей компании, мы предлагаем конкурентоспособные тарифы на архивные услуги. Мы обеспечиваем высокий уровень конфиденциальности и безопасности, соблюдение сроков хранения и предоставление удобного доступа к сведениям при необходимости.

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на архивную обработку и долговременное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Нумерация листов в деле и оформление листа-заверителя

Архивный переплет дела

Оформление обложки дела, простановка штампов и шифров

Систематизация дел после завершения архивных работ

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на обработку и временное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Систематизация дел после завершения архивных работ

В услугу включены следующие работы:

Минимальный заказ — 4 900 ₽

520 ₽

Подготовка одного дела временного срока хранения

Минимальный заказ — 13 225 ₽

01.

02.

03.

04.

05.

06.

07.

1 430 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Работы проводятся в соответствии с законодательством и архивными правилами. Наши специалисты – профессиональные архивисты, ассистенты и переплетчики, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.

Минимальный заказ — 4 900 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Заказать

Тарифы на архивные услуги для отдела кадров в нашей компании

Для обеспечения профессионального архивного обслуживания отдела кадров в нашей компании, мы предлагаем конкурентоспособные тарифы на архивные услуги. Мы обеспечиваем высокий уровень конфиденциальности и безопасности, соблюдение сроков хранения и предоставление удобного доступа к сведениям при необходимости.

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на архивную обработку и долговременное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Нумерация листов в деле и оформление листа-заверителя

Архивный переплет дела

Оформление обложки дела, простановка штампов и шифров

Систематизация дел после завершения архивных работ

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на обработку и временное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Систематизация дел после завершения архивных работ

В услугу включены следующие работы:

1260 ₽

Минимальный заказ — 4 900 ₽

520 ₽

Подготовка одного дела временного срока хранения

Минимальный заказ — 13 225 ₽

01.

02.

03.

04.

05.

06.

07.

1 430 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Работы проводятся в соответствии с законодательством и архивными правилами. Наши специалисты – профессиональные архивисты, ассистенты и переплетчики, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.

Минимальный заказ — 4 900 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Заказать

Подробнее

Подготовка и передача документов на хранение в архив