Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Прием-передача НТД
Прием-передача научно-технической документации в государственные архивы
НТД негосударственной собственности поступает на постоянное или временное хранение в соответствии с условиями и в сроки, установленные собственниками или владельцами в договоре о передаче документов в архивную компанию
Сроки временного хранения:
проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
технологической и конструкторской документации – 20 лет;
патентной документации на изобретения, промышленные образцы – 20 лет;
научной документации – 15 лет;
кино- и фотодокументов – 5 лет;
видео- и фонодокументов – 3 года.
Как мы работаем?
Консультация
Персональный менеджер подробно расскажет об условиях, ответит на все вопросы и поможет выбрать вариант хранения, который лучше всего подойдет вашей компании.
1
Подготовка и отправка КП
Составим индивидуальное коммерческое предложение с учетом всех пожеланий, укажем стоимость всех дополнительных работ и подробно опишем условия сотрудничества.
2
Заключение договора
Зафиксируем порядок исполнения договора, права и обязанности сторон, стоимость услуг и порядок оплаты.
3
Подготовка документов к хранению
Полная опись документов, переданных на хранение. Упаковка в архивные короба, наклейка штрихкодов на короб и каждую папку, доставка коробов к месту хранения и размещение на хранение. Заведение электронного каталога.
4
Предоставление доступа к управлению архивом
Удобный личный кабинет на нашем сайте, где вы сможете заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать хранение новых.
5
Обслуживание архива
На протяжении всего сотрудничества выполняем запросы на поиск, доставку и предоставления сканов, списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, предоставляем возможность поработать в аудит-комнате на территории центра хранения и т.д.
6
Быстрый доступ к документам
Отправим скан в течение двух часов, а в ваш офис доставим документ в этот же день. Точный срок зависит от времени поступления заказа и срочности.
Надёжная защита документов
Центр хранения и управления документами круглосуточно охраняется, оснащен надёжной системой контроля доступа, видеонаблюдением и противопожарной системой. Хранение обезличенное.
Контроль сроков хранения
Мы самостоятельно отслеживаем сроки хранения документов и предлагаем к уничтожению те, что уже хранить не требуется. Таким образом, экономим вам время и бюджет.
Получите бесплатную консультацию
Менеджер ответит на все вопросы, проконсультирует конкретно по вашей ситуации и рассчитает стоимость хранения документов вашей компании.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
3 причины работать с Первой архивной компанией
1
Комфортное сотрудничество
93% наших клиентов по итогам опроса выделили удобство с нами как ключевое преимущество.
Наши менеджеры имеют за плечами многолетний опыт работы и помогут решить вашу задачу. Профессионально ответим на вопросы, подготовим интересное коммерческое предложение в течение 48 часов и заключим договор.
Осуществляем полную поддержку вашей компании в течение всего действия договора – от приема на хранение до безвозвратного изъятия и уничтожения документов.
Личный кабинет с возможностью оформить заказ на доставку, приобрести короба и другие расходные материалы, скачать актуальную опись документов и связаться со службой поддержки.
Консультируем по вопросам архивного дела и делопроизводства бесплатно в течение всего действия договора.
2
Безопасность и конфиденциальность
Сохранность ваших документов и информационная безопасность – наш главный критерий при принятии любых решений.
В центре хранения работает круглосуточная охрана, установлена система видеонаблюдения, пожарная сигнализация и система пожаротушения. Мы поддерживаем необходимые условия для хранения документов.
Используем обезличенную систему хранения документов. Все короба одного типа, размера и имеют единственный классификатор – это штрихкод.
В трудовых договорах и договорах на оказание услуг содержатся пункты о неразглашении конфиденциальной информации.
3
Надежный партнер
Гарантируем клиентам безопасное хранение в оборудованном центре и профессиональное обслуживание архива.
Соблюдаем все требования архивного законодательства, выполняем работу в соответствии с техническим заданием и внутренними регламентами, поэтому даем нашим клиентам бессрочную гарантию на услуги хранения и обслуживания архива.
Регулярно работаем над ошибками и системно повышаем качество оказания услуг.
За утерю или умышленное повреждение единиц учета несем материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Материальная ответственность застрахована.
Способы хранения бумажных документов
Документы хранятся в обезличенных коробах с нанесенным уникальным штрихкодом, по которому ведется поиск документов. Это является одной из форм защиты. Право доступа к документам имеют только сотрудники архивной компании и представители организации-владельца. Хранение в архивной ячейке (сейфе, боксе) аналогичен способу хранения в банковской ячейке. Доступ к ячейке имеет только доверенное лицо организации. Архивная компания может предоставить (сдать в аренду) под хранение документов отдельное помещение.
01
Хранение конфиденциальных документов
Конфиденциальные документы хранятся в отдельном помещении или в архивной ячейке в режиме ограниченного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты помимо штрихкода на коробах имеются RFID-метки, которые позволяют отслеживать перемещение документов. Уборка в таком помещении производится в присутствии сотрудника организации.
02
Оплата услуги
Оплата услуги хранения документов рассчитывается от количества архивных коробов. За пользование архивной ячейкой взимается иная плата. За пользование отдельного помещения под архив плата зависит от количества площади, сдаваемой в аренду.
03
Договор
Внеофисное хранение документов соответствует нормам Гражданского кодекса РФ и закрепляется в форме договора между сдающей организацией и архивной компанией с указанием взаимных обязательств. В договоре прописывается срок хранения документов от нескольких лет до 75 лет.
04
Наши кейсы
Внеофисное хранение с предварительным упорядочением документов
Подготовка и передача документов на хранение в архив
Работы было необходимо выполнить в полном объеме и в сжатые сроки, что и было успешно сделано. Мы полностью удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как надежного и ответственного партнера.
Подробнее
Работы необходимо было выполнить в полном объеме, в сжатые сроки и в непростых условиях. Мы удовлетворены качеством оказанных услуг и готово рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и надежного партнера.
Подробнее
Выражаем благодарность за качественное выполнение архивных работ в определённые договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожению документов с истёкшим сроком хранения.
Подробнее
Упорядочили архив, теперь можно быстро и удобно найти необходимый файл. Решена проблема учёта документов. Архив периодически пополняется, так же несколько раз в год происходит уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Подробнее
Мы пользуемся услугой внеофисного хранения документов ООО «Первая архивная компания» с марта 2016 по настоящее время. Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме. Готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнера в области оказания архивных услуг любой сложности и объема.
Подробнее
ООО «Первая архивная компания» в течение девяти лет является партнером ООО «МДТЗК». За это время компания зарекомендовала себя стабильным и надежным партнером, сочетая гибкий подход к потребностям заказчика и постоянство в соблюдении безопасности и конфиденциальности информации. Отмечаем своевременное и оперативное выполнение запросов и приемлемую ценовую политику.
Подробнее
Мы решили освободить офисные площади от вышедших из активного обращения документов, оптимизировать расходы на организацию хранения и повысить эффективность документооборота. Специалисты Первой архивной компании провели работы по подготовке и размещению документов на вне офисное хранение, организовали доступ в личный кабинет для контроля и управления бумажным архивом.
Подробнее
Оказанными услугами остаемся всегда довольны. Работа выполняется в полном объеме, оперативно, качественно и в срок, а наличие электронной базы значительно облегчает работу по поиску и изъятию нужных документов.
Подробнее
Все виды предоставляемых услуг производятся квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.
Подробнее
Отзывы наших клиентов
Tilda Publishing
" Выражаем благодарность за качественное выполнение архивных работ в определённые договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожению документов с истёкшим сроком хранения. Мы удовлетворены качеством выполненной работы и готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнёра" .
" Работы было необходимо выполнить в полном объеме и в сжатые сроки, что и было успешно сделано. Мы полностью удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО "Первая архивная компания" как надежного и ответственного партнера".
" Сотрудничая с нами с 2012 года, ООО "Первая архивная компания" зарекомендовала себя как надёжный деловой партнёр. Благодаря основному принципу работы компании – формированию партнёрских отношений с клиентами, основанных на взаимном сотрудничестве и профессионализме, – она занимает стабильное положение в сфере внеофисного хранения документов" .
" Работы необходимо было выполнить в полном объеме, в сжатые сроки и в непростых условиях. ОАО «Галс-Девелопмент» удовлетворено качеством оказанных услуг и готово рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и надежного партнера" .
" Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме. Качеством выполняемых услуг удовлетворены, готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнера в области оказания архивных услуг любой сложности и объема" .
" Компания зарекомендовала себя стабильным и надежным партнером, сочетая гибкий подход к потребностям заказчика и постоянство в соблюдении безопасности и конфиденциальности информации. Отмечаем своевременное и оперативное выполнение запросов и приемлемую ценовую политику" .
" Специалисты Первой архивной компании провели работы по подготовке и размещению документов на вне офисное хранение, организовали доступ в личный кабинет для контроля и управления бумажным архивом" .
" Оказанными услугами остаемся всегда довольны. Работа выполняется в полном объеме, оперативно, качественно и в срок, а наличие электронной базы значительно облегчает работу по поиску и изъятию нужных документов" .
" Все виды предоставляемых услуг производятся квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме. Готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнера в области оказания архивных услуг любой сложности и объема" .
Tilda Publishing
Начните разумно хранить документы уже сейчас
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.