Уничтожение документов

Уничтожение архивных документов с истекшим сроком хранения

Отберем документы к уничтожению, подготовим акт, упакуем, погрузим и вывезем к месту утилизации.

Процедура уничтожения документов при истечении срока хранения

Со временем в любой организации возникает необходимость в уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Российское законодательство предусматривает обязательные сроки хранения различных видов документов в зависимости от их значения и юридической значимости. Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

В случае неправильного хранения документации, или выявлены нарушения по срокам хранения, предприятие или должностное лицо может быть подвергнуто наложению штрафа.

Нужна консультация специалиста? Позвоните нам, мы поможем!

Позвонить

Правила утилизации документов

На любом предприятии рано или поздно возникает необходимость в утилизации документов с истекшим сроком хранения. В России существует определенный порядок утилизации документов, которых необходимо придерживаться для соблюдения законодательства, сохранения конфиденциальности и защиты информации.

Акт о выделении к уничтожению документов

Опись всех наименований дел, которые выделяются к уничтожению содержится в акте о выделении к уничтожению, а именно: заголовки дел, период (годы, за которые выделены дела), номера статей по Перечню и сроки хранения. Этот акт составляется и подписывается экспертной комиссией из 2-5 человек из штата работников (сотрудников) самой организации.

Акт на уничтожение

В акте на уничтожение прописывается организация сдающая документы на утилизацию, либо организация утилизирующая, общий вес и дата события.

Данный акт прикладывается к первому, оба хранятся постоянно вместе с описями дел постоянного хранения и описями дел по личному составу до момента ликвидации организации.
Эффективнее и безопаснее обратиться в нашу компанию, для того, чтобы все этапы утилизации провести в соответствии с правилами и корректно оформить документы по уничтожению документов.

Сроки хранения документов

Согласно законодательству Российской Федерации, предприниматели обязаны хранить различные документы в течение определенного периода времени.

Основные категории документов, на которые распространяются сроки хранения, это:
1. Налоговые отчеты.
2. Финансовая отчетность.
3. Кадровые документы.
4. Юридические документы.

Сроки хранения зависят от их типа и характера. Например, налоговые отчеты должны храниться не менее 4 лет, финансовая отчетность — не менее 7 лет, трудовые документы — от 1 года до 75 лет после окончания срока действия документа.

Соблюдение сроков хранения документов на предприятии важно для обеспечения прозрачности работы и соблюдения требований законодательства.

Оставить заявку

Отбор документов на уничтожение

В бухгалтерии создается много различных документов, каждый из них имеет свой срок хранения. Например, первичная документация (регистры бухгалтерского учета) хранится пять лет при условии проведения ревизии. Любая годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно, квартальная и месячная отчетность хранится 5 лет. В бухгалтерии, как правило, хранится пакет уставных документов организации. К ним должно быть особое внимание и строгое хранение, как к делам постоянного хранения.

Примеры типов документов, которые можно уничтожить

Внутренние документы. Меморандумы, записки, служебные записки, планы мероприятий, которые уже не имеют актуальности и не нужны для деятельности компании.
Устаревшие договоры. Соглашения, сроки действия которых истекли, и они не представляют интереса для компании и не требуются для дальнейшей работы.

Отбор архивных документов помогает не только освободить место в архиве, но и снизить риски утечки конфиденциальной информации. Сроки хранения документов уточняются в соответствующими нормативно-правовыми актами.

Этапы уничтожения документов
с истекшими сроками хранения

Процесс требует строгого соблюдения правил и процедур, чтобы не допустить утечку конфиденциальных данных и личной информации.

1

Экспертиза

Просмотрим накопившиеся документы, установим сроки хранения и определим практическую ценность документов.

2

Отбор к уничтожению

Выделим документы с истекшим сроком хранения. Проверим и убедимся, что нет необходимости в дальнейшем хранении.

3

Подготовка акта на уничтожение

Подготовим акт о выделении к уничтожению документов организации. Укажем основания для утилизации, год создания и срок хранения документов.

4

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих к хранению

Подготовим акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Укажем даты и срок хранения документов, а также основания для утилизации (статьи Перечней, индексы номенклатуры дел).

5

Упаковка

Упакуем документы в специальные мешки или коробки.

6

Транспортировка

Доставим короба к месту утилизации.

7

Утилизация

Уничтожим документы на промышленном шредере. Процедура возможна в вашем присутствии, чтобы вы были уверены в результате.

8

Подготовка акта об уничтожении документов

Оформим акт об уничтожении документов в Москве с указанием наименования организации, веса и метода уничтожения.

Тарифы на уничтожение документов
с истекшим сроком годности

Рекомендуем ознакомиться с текущими ценами на уничтожение документов с истекшим сроком годности «Первой архивной компании».

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на хранение и уничтожение
75 руб./папка

Акт на уничтожение
8 200 руб./акт

Уничтожение документов, за 1 кг
13,50 руб. (с актом). Минимальный заказ 8500 рублей.

Упаковка документов, при необходимости

Погрузка и доставка документов к месту уничтожения

Уничтожение документов с оформлением акта об уничтожении

В услугу включены следующие работы:

01.

02.

03.

02.

03.

Комплекс услуг по уничтожению документов

Услуга по уничтожению документов без проведения экспертизы ценности и составления акта на уничтожение

13,50 руб. /килограмм

Минимальный заказ — 16 700 ₽

Минимальный заказ — 8500 ₽

METRO

Уничтожение большого объема документации

Подробнее

Наши кейсы

Wienerberger

Уничтожение офисной и производственной документации

Подробнее

Опыт наших клиентов

Tilda Publishing

"Выражаем благодарность менеджерам ООО "Первая архивная компания" за оперативное уничтожение документов банка, с истекшими сроками хранения. Работа по вывозу документов выполнялась качественно и в срок".

"ООО "Первая архивная компания" с 2009 года и по настоящее время оказывает услуги по архивной обработке, переплету и уничтожению документов. Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме".

ЗАО «Авилон Автомобильная Группа» выражает благодарность работникам ООО «Первая архивная компания за выполнение переплетных работ и работ по уничтожению документов. Работы были выполнены в полном объеме и в установленные сроки. Мы удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и ответственного партнера.

С 2011 года и по настоящее время ООО «Первая архивная компания» оказывает услуги по уничтожению документов с истекшим сроком хранения ОАО «Связьинвест». Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.

ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» настоящим выражает благодарность ООО «Первая архивная компания» за качественное выполнение архивных работ в определенные договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Руководство ОАО «Корпорация Росэкспортлес» считает своим долгом выразить благодарность руководству и коллективу ООО «Первая архивная компания» за помощь в работе с архивами. Благодаря слаженным и профессиональным действиям коллектива, решены проблемы уничтожения старых документов, срок хранения которых истек. Разобраны, приведены в удобный формат документы, подлежащие хранению, при этом цены на услуги умеренные, а качество обслуживания высокое.

Опыт наших клиентов

Выражаем благодарность менеджерам ООО "Первая архивная компания" за оперативное уничтожение документов банка, с истекшими сроками хранения. Работа по вывозу документов выполнялась качественно и в срок.

ООО "Первая архивная компания" с 2009 года и по настоящее время оказывает услуги по архивной обработке, переплету и уничтожению документов. Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.

ЗАО «Авилон Автомобильная Группа» выражает благодарность работникам ООО «Первая архивная компания за выполнение переплетных работ и работ по уничтожению документов. Работы были выполнены в полном объеме и в установленные сроки. Мы удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и ответственного партнера.

С 2011 года и по настоящее время ООО «Первая архивная компания» оказывает услуги по уничтожению документов с истекшим сроком хранения ОАО «Связьинвест». Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.

ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» настоящим выражает благодарность ООО «Первая архивная компания» за качественное выполнение архивных работ в определенные договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Руководство ОАО «Корпорация Росэкспортлес» считает своим долгом выразить благодарность руководству и коллективу ООО «Первая архивная компания» за помощь в работе с архивами. Благодаря слаженным и профессиональным действиям коллектива, решены проблемы уничтожения старых документов, срок хранения которых истек. Разобраны, приведены в удобный формат документы, подлежащие хранению, при этом цены на услуги умеренные, а качество обслуживания высокое.

Храните только нужные документы

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.

Другие услуги

Оцифровка документов, создание электронного архива

Организация и ведение архива

Временный помощник от Первой архивной компании

Хранение документов