Архивирование — это действия по сохранению документов до определенного срока и создание необходимых условий для их постоянного хранения. Для электронных документов используется термин — архивация.
Работа по архивированию документа начинается с момента его создания: присвоение заголовка, объединение документов в одно дело, определение срока хранения дела. Документ становится архивным спустя год после его создания.
Каждый документ, созданный как внутри организации, так и поступивший со стороны, требует к себе внимания. Дела кратковременного срока хранения (1−6 лет) традиционно хранятся в отделах до момента, когда подходит срок их уничтожить. Дела со сроком хранения 10 и более лет передаются на архивное хранение.
В первую очередь архивированию (архивации) подлежат дела по личному составу. Кадровые документы и начисления заработной платы нужно хранить 50/75 лет. Для любого документа организации можно найти свой срок хранения, они содержатся в перечнях: типовых документов, научно-технической документации, в специальных ведомственных перечнях (нотариальных, судебных, медицинских, образовательных и др.). Все типовые и примерные перечни выложены на сайте Росархива.
Дела постоянного хранения, сохраняются в архиве организации до ее ликвидации, если она не заключила договор о сотрудничестве с государственным архивом. Дела по личному составу при ликвидации организации передаются в государственный архив.
Чтобы грамотно архивировать документы, в организации необходимо разработать номенклатуру дел.
Подробнее об архивировании документов организации читайте в
блоге на сайте.