Архивирование документов организации

Организация архивной работы с документами является важной частью эффективного управления информацией в любой организации, в том числе со статусом ИП, ООО, ЗАО и т.д. Комплексные архивные работы позволяют эффективно настроить бизнес-процессы компании, избавляя сотрудников и руководителей от длительного поиска нужной информации в документах. Главная цель архивирования документов в организации - обеспечение доступности, сохранности и удобства использования информации в течение длительного времени.
По законодательству РФ коммерческие организации обязаны сохранять свои архивные документы. Для этого они могут организовать собственный архив в виде структурного подразделения или воспользоваться услугами архивной компании.

Создание архива организации

Создание и ведение архива организации включает в себя комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Коммерческие организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков и вправе создавать свои архивы.

Методы архивирования документов:
  • бумажное архивирование;
  • электронный архив;
  • комбинированный подход.

Организация бумажного архива учреждения требует физического хранения бумажных документов в специально оборудованных помещениях. Электронное архивирование предполагает сканирование бумажных документов и их хранение в электронном формате. Комбинированный подход предполагает использование как бумажного, так и электронного архивирования в зависимости от типа документа.

Определение сроков хранения документов является важной частью процесса архивирования. Различные типы документов могут иметь разные сроки хранения в зависимости от их значения и соответствующих требований.

Важным моментом организация деятельности архива организации является обеспечение безопасности и доступности документов. Также необходимо обеспечить возможность быстрого поиска и извлечения необходимых документов из архива.
После истечения срока хранения документы должны быть утилизированы или уничтожены в соответствии с установленными процедурами. Процедура ведение архива документов в организации включает уничтожение бумажных документов или удаление электронных файлов с формированием соответствующих актов и справок.


Правила учета архивных дел
Создание архива документов организации требует соответствия определенным правилам и стандартам.
1
Разработка положения об архиве
Регламент определяет порядок формирования, хранения, использования и уничтожения документов. В положении об архиве организация следует указать ответственных лиц и их обязанности по учету и обеспечению сохранности документов.
2
Организация рабочего пространства для размещения документов
Процесс включать в себя закупку специальной мебели для хранения документов, разметку полок и ящиков, а также обеспечение условий для поддержания оптимальной температуры и влажности.
3
Учет и классификация документов
Создание архива предприятия позволит быстро находить необходимую информацию и обеспечит ее сохранность. Для удобства можно использовать специальные программы для учета архивных дел.
4
Обеспечение безопасности и доступности информации
Необходимо предусмотреть меры по защите от пожара, кражи и других чрезвычайных ситуаций, а также обеспечить возможность быстрого доступа к необходимой информации.
Разработка процедур уничтожения временных документов. Для поддержания актуальности архива необходимо разработать процедуры уничтожения временных документов. Комплексная процедура создания архива в организации позволит избежать перегруженности архива и сохранить только актуальную информацию.

Соблюдение указанных шагов и правил позволяет осуществлять эффективное ведение архива организации, который будет служить надежным источником информации и поможет соблюдать требования законодательства по архивному делу. Первая архивная компания приглашает к сотрудничеству заинтересованных лиц в Москве, которым требуется качественная организация архивной службы на предприятии. Мы поможем вам создать архив с нуля, соблюдая ваши требования и положения законодательства в этой сфере.

Стоимость архивных услуг для организации и предприятия

Зависит от количества дел и состояния архива. Если хотите сравнить цены с вашим текущим поставщиком – свяжитесь с нами, и мы сделаем индивидуальный расчет.
Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на архивную обработку и долговременное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Нумерация листов в деле и оформление листа-заверителя

Архивный переплет дела

Оформление обложки дела, простановка штампов и шифров

Систематизация дел после завершения архивных работ

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на обработку и временное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Систематизация дел после завершения архивных работ

В услугу включены следующие работы:
В услугу включены следующие работы:
В услугу включены следующие работы:
1260
Минимальный заказ — 4 900 ₽
520
Подготовка одного дела временного срока хранения
Минимальный заказ — 13 225 ₽
01.
01.
02.
02.
03.
03.
04.
04.
05.
06.
07.
1 430
Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения
Работы проводятся в соответствии с законодательством и архивными правилами. Наши специалисты – профессиональные архивисты, ассистенты и переплетчики, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.
Минимальный заказ — 4 900 ₽
Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения
Подготовка и передача документов на хранение в архив
Наши кейсы
Внеофисное хранение с предварительным упорядочением документов
Хранение документов вне офиса и обслуживание архива
Подготовка документов к передаче в госархив и помещению на внеофисное хранение
Организация архива и размещение на внеофисное хранение
Внеофисное хранение документов
Помощь в делопроизводстве, подготовка документов к хранению
Tilda Publishing
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
Другие услуги