Хранение бухгалтерских документов

Внеофисное хранение подразумевает хранение документов организации в помещениях специальной архивной компании, которая профессионально обеспечивает сохранность архивных документов с учетом всех необходимых условий и требований.

Коммерческая организация имеет право заключать договор об оказании платных услуг с архивной компанией, перекладывая на неё все функции по обработке, хранению, учёту, предоставлению к использованию архивных документов, а также составлению и ведению справочного аппарата к ним. Выгодность решения о внеофисном хранении документов очевидна. Хранение документации внутри организации требует грамотного профессионального подхода в области архивного дела, финансовых затрат, обеспечения конфиденциальности, охраны и пожарной безопасности.

Бухгалтерские документы организации должны храниться в течение сроков, указанных в Перечне 2019 года, дела временного срока хранения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года и при условии проведения ревизии. При этом организация обязана создавать необходимые условия для сохранности бухгалтерских документов и обеспечивать защиту от внесения в них каких-либо изменений. Не менее важно создать и утвердить порядок передачи бухгалтерских документов при смене руководителя, главного бухгалтера организации, а также всех сотрудников бухгалтерии.

Организация обязана хранить первичные учётные документы как в бумажном, так и в электронном виде. Бухгалтерские документы должны храниться именно в том виде и на том носителе, в котором они были созданы изначально. Если бухгалтерские документы были утрачены (потеряны, испорчены) и не могут быть использованы, организация обязана сделать всё возможное для их восстановления.

Для обеспечения необходимых условий хранения документов бухгалтерской отчетности, быстрого доступа к ним и содержащимся в них данным организация может передать их на внеофисное хранение. Это могут быть временные документы на бумажных и электронных носителях, сроки хранения которых еще не истекли. Архивная компания берет на себя все функции по обслуживанию архивных документов, в том числе по своевременному уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. Это позволит сотрудникам бухгалтерии работать только с текущей документацией и не перегружать рабочие шкафы документами за прошлые отчетные годы. Любой бухгалтер оценит преимущества такой услуги.