Организация и ведение архива

Создание и ведение архива документов

Проведем аудит текущего архива или создадим его с нуля. Вы будете гарантированно защищены от штрафов за нарушения требований хранения документов. Ваши сотрудники будут работать эффективнее с настроенной системой документации.

В процессе деятельности компании образуются сотни документов, хранение которых нормативно закреплено.

Поэтому внутренний архив компании – это необходимость как с законодательной, так и с практической точки зрения. Обработанная и систематизированная документация облегчает поиск информации и занимает меньше места.

Нужна консультация специалиста? Позвоните нам, мы поможем!

Позвонить

При создании архива организации

Когда необходима услуга архивной обработки документов?

Если документы компании никогда не обрабатывались и не систематизировались – необходимо привести их в порядок. Провести экспертизу ценности, сформировать дела, составить описи и проверить наличие всей важной документации.

Анализируется состояние архива. Обнаруженные ошибки исправляются, а недостающие документы подшиваются в дела в установленном порядке.

Дела постоянного и долговременного (10 лет и более) срока хранения спустя два года после их создания в подшитом виде передаются в архив компании. Если при этом выявляется утеря важных документов, то на хранение оставляются их заверенные копии и предпринимаются поиски утерянных документов.

Перед внутренней и внешней проверой

Ежегодно в начале года

Подробнее

Перед внутренней и внешней проверкой

Подробнее

Перед передачей на постоянное хранение в госархив

Анализируется состояние архива, обнаруженные ошибки исправляются, а недостающие документы подшиваются в дела в установленном порядке, таким образом, создается архив документов.

Эффект от организации работы архива

Защита от штрафов

Вы получите доказательную базу для защиты собственных интересов во время внешних проверок и не будете оштрафованы на 200 000 — 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ).
Комфортная и оперативная работа с документами

Профессионально организованный архив – это инструмент быстрого поиска нужных документов. Достаточно посмотреть опись и найти необходимую папку/короб.
Улучшение клиентского сервиса

Документы всегда под рукой, поэтому менеджеры и бухгалтеры могут оперативно отвечать на запросы клиентов и предоставлять необходимую информацию.

Эффект от организованного архива

Защита от штрафов

Вы получите доказательную базу для защиты собственных интересов во время внешних проверок и не будете оштрафованы на 200 000 — 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ).
Комфортная и оперативная работа с документами

Профессионально организованный архив – это инструмент быстрого поиска нужных документов.
Достаточно посмотреть опись и найти необходимую папку/короб.
Улучшение клиентского сервиса

Документы всегда под рукой, поэтому менеджеры и бухгалтеры могут оперативно отвечать на запросы клиентов и предоставлять необходимую информацию.

Как мы работаем?

1

Бесплатная оценка

Перед предоставлением архивных услуг - приедем на предприятие и бесплатно оценим точный объём работ. Расскажем об этапах и промежуточных сроках.

2

Отбор документов

Проанализируем каждый документ, определим его ценность и срок хранения. В зависимости от результата – предложим уничтожить или сохранить. Так мы нивелируем риск штрафов при проверках.

3

Систематизация

Организация архивной работы: сформируем дела в соответствии с внутренними требованиями компании, номенклатурой и нормативными актами. Проверим наличие всех необходимых документов. Пронумеруем листы в делах. Подготовим предисловие с указанием порядка формирования дела и особенностей услуги архивной обработки.

4

Внутренняя опись

Составим перечень содержащихся в деле документов для ведения архива.

5

Переплетенные работы

Уберем скрепки и скобки. Прошьем документы в четырех местах и отследим, чтобы документ открывался, и вся информация была видна.

6

Оформление

При ведении архива документов необходимо корректное оформление. Подготовим обложку – укажем год, срок хранения, номер дела и т.д. Отдельно подошьем лист-заверитель с указанием количества листов и особенностей физического состояния дел.

Оставить заявку

Преимущества работы с нами

Оперативность

Ответим на заявку в течение часа и вышлем КП в течение двух дней. Планируем работы с учетом ограничений по времени.
Возьмем даже срочные задачи.
Качество работ

В штате работают архивариусы с опытом работы от 5 лет. Мы уверены в качестве выполнения, поэтому даем бессрочную гарантию на все услуги.
Безопасность

Соблюдаем все нормативно закрепленные правила архивации документов и требования к конфиденциальности информации.

Преимущества работы с нами

Оперативность

Ответим на заявку в течение часа и вышлем КП в течение двух дней. Планируем работы с учетом ограничений по времени. Возьмем даже срочные задачи.
Качество работ

В штате работают архивариусы с опытом работы от 5 лет. Мы уверены в качестве выполнения, поэтому даем бессрочную гарантию на все услуги.
Безопасность

Соблюдаем все нормативно закрепленные правила архивации документов и требования к конфиденциальности информации.

Стоимость организации работы архива

Зависит от количества дел и состояния архива. Если хотите сравнить цены с вашим текущим поставщиком – свяжитесь с нами, и мы сделаем индивидуальный расчет.

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на архивную обработку и долговременное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Нумерация листов в деле и оформление листа-заверителя

Архивный переплет дела

Оформление обложки дела, простановка штампов и шифров

Систематизация дел после завершения архивных работ

Экспертиза ценности документов с целью определить сроки хранения и отобрать документы на обработку и временное хранение

Формирование архивного дела, систематизация документов в деле, составление заголовка дела

Составление описи

Систематизация дел после завершения архивных работ

В услугу включены следующие работы:

1260 ₽

Минимальный заказ — 4 900 ₽

520 ₽

Подготовка одного дела временного срока хранения

Минимальный заказ — 13 225 ₽

01.

02.

03.

04.

05.

06.

07.

1 430 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Работы проводятся в соответствии с законодательством и архивными правилами. Наши специалисты – профессиональные архивисты, ассистенты и переплетчики, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.

Минимальный заказ — 4 900 ₽

Подготовка одного архивного дела долговременного или постоянного срока хранения

Заказать

Услуги по архивной обработке документов - наши кейсы

ПАО «МОЭК»

Архивная обработка большого объема документации

Ziraat Bank

Организация внутреннего архива за 2 недели

Подробнее

«Фармстандарт»

Архивная обработка частично оформленной документации

Подробнее

АО «СО ЕЭС»

Архивная обработка под разные требования отделов

Подробнее

Задачи по созданию архива
Создание архива документов, в соответствии с требованиями законодательства РФ:
Комплексное выполнение архивных работ — например, архивная обработка документов, включающая экспертизу ценности документов.
Списание документов, у которых имеются истекшие сроки хранения и составление акта.
Организация, вывоз документации на уничтожение.
Во внимание берется объем и характер поставленных задач. Это может быть расположение архива организации в разных частях города, сложность транспортной доступности, особенности режима работы компании и т. д. Дальнейшее архивирование документов осуществляется из имеющихся вводных данных.
01

Решение
Для организации архивной работы мы разрабатываем индивидуальную поэтапную программу работы с архивными документами.
Примерные этапы работы:
Экспертиза, отбор документов на хранение и обработку.
Формирование и систематизация дел. Разработка описи, предисловия и исторической справки, при необходимости.
Переплет, оформление обложек, корешков дел.
Отбор документации для уничтожения. Составление актов в соответствии с федеральным законодательством. Согласование актов с заказчиками.
Вывоз и уничтожение документов.
Отчет о проделанной работе.
Стоимость архивирования документов в организации будет зависеть от объема работ, состояния документов и срочности задачи.
02

Результат
Организация архивной работы предполагает следующие результаты:
Архив организации приведен в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Экономия времени на поиск нужных документов.
Удобство - документы всегда “под рукой”.
Безопасность и конфиденциальность: пожарная безопасность и контроль доступа к документам.
Бесплатно проконсультируем по всем возникающим вопросам. Вы можете оставить заявку или позвонить нам.
03

Опыт наших клиентов

Tilda Publishing

" Все работы выполнены вовремя, в строго оговоренные сроки и с надлежащим качеством. Сотрудники компании проявили высокий профессионализм, компетентность и оперативность в выполнении поставленной задачи" .

" Выражаем благодарность за качественное выполнение архивных работ в определённые договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожению документов с истёкшим сроком хранения. Мы удовлетворены качеством выполненной работы и готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнёра" .

ЗАО «СИТИ-ТЕЛЕКОМ» воспользовалось услугами по архивированию документации ООО «Первая архивная компания» в 2014 году. Работы были выполнены в полном объеме и в установленные сроки. Мы удовлетворены качеством выполненной работы и готовы рекомендовать ООО «Первая архивная компания», как добросовестного и ответственного партнера.

ООО «Первая архивная компания» оказывала услуги по переплету документов ОАО «Первый канал». Работа была выполнена в оговоренные сроки, качественно и в полном объеме.
«Первый канал» удовлетворен сотрудничеством со специалистами «Первой архивной компании», выражает благодарность и считает возможным рекомендовать сотрудников ООО «Первая архивная компания» как партнеров в области архивной обработки документов и переплетных работ, независимо от их сложности и объема.

ООО «Первая архивная компания» с 2009 года и по настоящее время оказывает услуги по архивной обработке, переплету и уничтожению документов ООО «Газпром трансгаз Москва». Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.

ООО «Первая архивная компания» оказала услуги ООО «Газпромнефть-Аэро Шереметьево» по выполнению комплекса архивных работ.
Все работы были выполнены в полном объеме в установленные сроки и с надлежащим качеством. Сотрудники компании проявили высокий профессионализм, компетентность, оперативность и максимальную внимательность ко всем нашим пожеланиям.

ОАО «АБ «Пушкино» выражает свое почтение и благодарность вам за отличное, качественное и своевременное оказание архивных услуг.
Предоставляемые вами услуги полностью соответствуют стандартам качества, надежности и сервиса.

ОАО «Техснабэкспорт» выражает благодарность работникам ООО «Первая архивная компания» за выполненный комплекс работ по архивному переплету и маркировке финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов.
Работа сотрудников ООО «Первой архивной компании» отвечает заданному уровню, выполняется строго в установленные сроки. Профессионализм специалистов ООО «Первая архивная компания» обеспечивает высокое качество предоставляемых услуг.

Представительство «Ю Ар Эс» настоящим выражает глубокую благодарность коллективу ООО «Первая архивная компания» за выполненный комплекс архивных работ по подготовке к хранению документов вне офиса.
Работы необходимо было выполнить в полном объеме и в сжатые сроки, что и было успешно сделано. «Ю Ар Эс» полностью удовлетворена качеством оказанных услуг и готова рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как надежного и ответственного партнера, работа которого отлажена четко и без задержек.

ООО «Первая архивная компания» с 2010 года по настоящее время выполняет переплетные и архивные работы для нужд Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуация и ликвидации последствий стихийных бедствий.
Все работы выполняются вовремя, в строго оговоренные сроки и с надлежащим качеством. За время работ сотрудники компании проявили высокий профессионализм, компетентность и оперативность в выполнении поставленной задачи.

ООО «Первая архивная компания» в 2011 году оказала услуги ОАО «РОСНАНО» по выполнению комплекса архивных работ.
Все работы в полном объеме были выполнены в установленный срок, претензий к качеству услуг не имеется. Специалисты «Первой архивной компании» показали себя как компетентные и ответственные исполнители и проявили максимальную внимательность ко всем нашим пожеланиям.

ЗАО «Авилон Автомобильная Группа» выражает благодарность работникам ООО «Первая архивная компания» за выполнение переплетных работ и работ по уничтожению документов. Работы были выполнены в полном объеме и в установленные сроки. Мы удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и ответственного партнера

ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» настоящим выражает благодарность ООО «Первая архивная компания» за качественное выполнение архивных работ в определенные договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

По договору, заключенному между компанией ООО «Вижион Групп Рус» и ООО «Первая архивная компания», сотрудники ООО «Первой архивной компании» оказывали услуги по архивированию документации компании. Работа была выполнена своевременно и в полном объеме. При этом были продемонстрированы профессионализм, эффективность применяемых технологий.

ООО «Первая архивная компания» с 2015 года и по настоящее время оказывает услуги по выполнению комплекса архивных работ по обработке документов ПАО «МОЭК». Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.
Качеством выполненных работ ООО «Первая архивная компания» удовлетворены, готовы рекомендовать данную компанию как добросовестного и ответственного партнера.

Опыт наших клиентов

Все работы выполнены вовремя, в строго оговоренные сроки и с надлежащим качеством. Сотрудники компании проявили высокий профессионализм, компетентность и оперативность в выполнении поставленной задачи.