Хранение документов
Внеофисное хранение документов
Внеофисное хранение архивных документов – услуга коммерческого архива по организации и хранению ваших документов в специально оборудованном помещении. Подходит для вас, если:
1
Несистематизированные документы заполняют столы, подоконники и все шкафы, часто теряются и обнаруживаются в самых неожиданных местах.
2
Количество документации большое, а специально выделенного места или помещения для хранения нет.
3
Вы уже сотрудничаете с другой архивной компанией, но не удовлетворены процессом и результатами работы.
Мы разработали индивидуальные предложения для компаний с разными потребностями хранения документов в архиве.
Специальные условия для первого сотрудничества с архивной компанией
Подойдет для компаний, которые не работали с коммерческими архивами и сами организовывали хранение документов. Предлагаем лучшие цены для хранения документов до 100 коробов.
Узнать больше
Специальные условия для перехода из другой архивной компании
Подойдет для компаний, которые уже сотрудничают с коммерческим архивом, но их не устраивают условия хранения документов, ценовая политика или качество выполнения работ.
Узнать больше
Как мы работаем?
  • Консультация
    Персональный менеджер подробно расскажет об условиях, ответит на все вопросы и поможет выбрать вариант внеофисного хранения, который лучше всего подойдет вашей компании.
    1
  • Подготовка и отправка КП
    Составим индивидуальное коммерческое предложение с учетом всех пожеланий, укажем стоимость всех дополнительных работ и подробно опишем условия сотрудничества.
    2
  • Заключение договора
    Зафиксируем порядок исполнения договора, права и обязанности сторон, стоимость хранения документов и порядок оплаты.
    3
  • Подготовка документов к хранению
    Полная опись документов, переданных на хранение. Упаковка в архивные короба, наклейка штрихкодов на короб и каждую папку, доставка коробов к месту хранения и размещение на хранение. Заведение электронного каталога.
    4
  • Предоставление доступа к управлению архивом
    Удобный личный кабинет на нашем сайте, где вы сможете заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать внеофисное хранение документов новых партий.
    5
  • Обслуживание архива

    На протяжении всего сотрудничества выполняем запросы на поиск, доставку и предоставления сканов, списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, предоставляем возможность поработать в аудит-комнате на территории центра хранения и т.д.
    6
  • Быстрый доступ к документам
    Отправим скан в течение двух часов, а в ваш офис доставим документ в этот же день. Точный срок зависит от времени поступления заказа и срочности.
  • Надёжная защита документов
    Центр хранения и управления документами круглосуточно охраняется, оснащен надёжной системой контроля доступа, видеонаблюдением и противопожарной системой. Хранение обезличенное.
  • Контроль сроков хранения
    Мы самостоятельно отслеживаем сроки хранения документов в организации и предлагаем к уничтожению те, что уже хранить не требуется. Таким образом, экономим вам время и бюджет.

Получите бесплатную консультацию

Менеджер ответит на все вопросы, проконсультирует конкретно по вашей ситуации и рассчитает стоимость хранения документов вашей компании.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
3 причины работать с Первой архивной компанией
  • 1
    Комфортное сотрудничество
    93% наших клиентов по итогам опроса выделили удобство с нами как ключевое преимущество.

    • Наши менеджеры имеют за плечами многолетний опыт работы и помогут решить вашу задачу — внеофисное хранение. Профессионально ответим на вопросы, подготовим интересное коммерческое предложение в течение 48 часов и заключим договор.
    • Осуществляем полную поддержку вашей компании в течение всего действия договора – от приема на хранение до безвозвратного изъятия и уничтожения документов.
    • Личный кабинет с возможностью оформить заказ услуги по хранению документов, на доставку, приобрести короба и другие расходные материалы, скачать актуальную опись документов и связаться со службой поддержки.
    • Консультируем по вопросам передачи документов на хранение архивного дела и делопроизводства бесплатно в течение всего действия договора.
  • 2
    Безопасность и конфиденциальность
    Сохранность ваших документов и информационная безопасность – наш главный критерий при принятии любых решений.

    • В центре депозитарного хранения работает круглосуточная охрана, установлена система видеонаблюдения, пожарная сигнализация и система пожаротушения. Мы поддерживаем необходимые условия для хранения документов в Москве.
    • Используем обезличенную систему хранения документов. Все короба одного типа, размера и имеют единственный классификатор – это штрихкод.
    • В трудовых договорах и договорах на оказание услуг содержатся пункты о неразглашении конфиденциальной информации.
  • 3
    Надежный партнер
    Гарантируем клиентам безопасное хранение в оборудованном центре и профессиональное обслуживание архива.

    • Соблюдаем все требования архивного законодательства, выполняем работу в соответствии с техническим заданием и внутренними регламентами, поэтому даем нашим клиентам бессрочную гарантию на услуги архивного хранения и обслуживания архива.
    • Регулярно работаем над ошибками и системно повышаем качество оказания услуг.
    • За утерю или умышленное повреждение единиц учета несем материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством. Материальная ответственность застрахована.
Что такое внеофисное хранение документов
Аутсорсинг позволяет организации полностью или частично передать функции по архивации документов профессионалам на основании договора. Внеофисное хранение документов - способ хранения документов организации в архивной компании, которая обслуживает, создает необходимые уровни защиты и управления ими.

На хранение могут быть переданы любые документы, сроки которых не истекли, в том числе бухгалтерские, банковские, дела по личному составу. Архивная компания может также выдавать социально-правовые справки по документам организации. Такое хранение позволяет исключить несанкционированный доступ к документам, обеспечивает их надлежащее хранение.

Современные технологии делают возможным хранение огромных массивов данных с помощью индексирования и отслеживания местонахождения. Сканирование документов ускоряет поиск и пересылку электронных копий клиенту по его запросу по системе Интернет.

  • Способы хранения бумажных документов
    Документы хранятся в обезличенных коробах с нанесенным уникальным штрихкодом, по которому ведется поиск документов. Это является одной из форм защиты. Право доступа к документам имеют только сотрудники архивной компании и представители организации-владельца. Хранение в архивной ячейке (сейфе, боксе) аналогичен способу хранения в банковской ячейке. Доступ к ячейке имеет только доверенное лицо организации. Архивная компания может предоставить (сдать в аренду) под хранение документов отдельное помещение.
    01
  • Хранение конфиденциальных документов
    Конфиденциальные документы хранятся в отдельном помещении или в архивной ячейке в режиме ограниченного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты помимо штрихкода на коробах имеются RFID-метки, которые позволяют отслеживать перемещение документов. Уборка в таком помещении производится в присутствии сотрудника организации.

    02
  • Оплата услуги
    Оплата услуги хранения документов рассчитывается от количества архивных коробов. За пользование архивной ячейкой взимается иная плата. За пользование отдельного помещения под архив плата зависит от количества площади, сдаваемой в аренду.
    03
  • Договор
    Внеофисное хранение документов соответствует нормам Гражданского кодекса РФ и закрепляется в форме договора между сдающей организацией и архивной компанией с указанием взаимных обязательств. В договоре прописывается срок хранения документов от нескольких лет до 75 лет.

    04
Услуги
  • Подшивка дел постоянного срока хранения и дел со сроками хранения 10-75 лет.
  • Обслуживание архива: описание дел, выделение к уничтожению дел временного срока.
  • Ваш доступ в личный кабинет и управление архивом онлайн бесплатно.
  • Доставка дел по запросу организации и возврат их в архивную компанию.
  • Поиск документов по запросу, сканирование, отправка по электронной почте.
Наши кейсы
Внеофисное хранение с предварительным упорядочением документов
Подготовка и передача документов на хранение в архив
Подготовка документов к передаче в госархив и помещению на внеофисное хранение
Хранение документов вне офиса и обслуживание архива
Внеофисное хранение документов
Организация архива и размещение на внеофисное хранение
Помощь в делопроизводстве, подготовка документов к хранению
Отзывы наших клиентов
Отзывы наших клиентов
Tilda Publishing
" Выражаем благодарность за качественное выполнение архивных работ в определённые договором сроки по подготовке документов к хранению и уничтожению документов с истёкшим сроком хранения. Мы удовлетворены качеством выполненной работы и готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнёра" .
" Работы было необходимо выполнить в полном объеме и в сжатые сроки, что и было успешно сделано. Мы полностью удовлетворены качеством оказанных услуг и готовы рекомендовать ООО "Первая архивная компания" как надежного и ответственного партнера".
" Сотрудничая с нами с 2012 года, ООО "Первая архивная компания" зарекомендовала себя как надёжный деловой партнёр. Благодаря основному принципу работы компании – формированию партнёрских отношений с клиентами, основанных на взаимном сотрудничестве и профессионализме, – она занимает стабильное положение в сфере внеофисного хранения документов" .
" Работы необходимо было выполнить в полном объеме, в сжатые сроки и в непростых условиях. ОАО «Галс-Девелопмент» удовлетворено качеством оказанных услуг и готово рекомендовать ООО «Первая архивная компания» как добросовестного и надежного партнера" .
" Работы выполняются квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме.
Качеством выполняемых услуг удовлетворены, готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнера в области оказания архивных услуг любой сложности и объема" .
" Компания зарекомендовала себя стабильным и надежным партнером, сочетая гибкий подход к потребностям заказчика и постоянство в соблюдении безопасности и конфиденциальности информации. Отмечаем своевременное и оперативное выполнение запросов и приемлемую ценовую политику" .
" Специалисты Первой архивной компании провели работы по подготовке и размещению документов на вне офисное хранение, организовали доступ в личный кабинет для контроля и управления бумажным архивом" .
" Оказанными услугами остаемся всегда довольны. Работа выполняется в полном объеме, оперативно, качественно и в срок, а наличие электронной базы значительно облегчает работу по поиску и изъятию нужных документов" .
" Все виды предоставляемых услуг производятся квалифицированно, в установленные сроки и в полном объеме. Готовы рекомендовать как добросовестного и ответственного партнера в области оказания архивных услуг любой сложности и объема" .
Tilda Publishing
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
Другие услуги