Депозитарное хранение документов

Что такое депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение документов представляет собой систему упорядоченного хранения и учета документов, направленную на сохранение, защиту информации и предотвращение ее утраты. Такой формат хранения применяется как для физических, так и для электронных носителей информации. Депозитарии предлагают клиентам целый ряд услуг, включая оцифровку, создание резервных копий, а также безопасность и защиту от несанкционированного доступа.

Особенности депозитарного хранения

Документы хранятся в коробках с нанесенным уникальным штрихкодом, по данной разметке ведется поиск документов. Доступ к документам имеет только доверенное лицо организации. Высокий уровень безопасности не только от несанкционированного доступа, но и от повреждений. Для удобства поиска документов и обеспечения дополнительного уровня защиты на коробах имеются RFID-метки. Помимо боксов при необходимости в нашей компании можно арендовать для хранения отдельное помещение.

Депозитарное хранение архивных документов предусматривает сохранение различных типов баз данных на определенный срок. Продолжительность зависит от вида документации и законодательства, регулирующего сроки архивного учета.

Сроки хранения документов регламентированы в нормативных актах и законах:

ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 года
ФЗ-402 РФ от 6 декабря 2011 года « О бухгалтерском учете»
Приказ Минздрава РФ от 3 августа 2023 г. № 408

В нормативных актах также указан перечень типовых документов с указанием соответствующих сроков хранения.

Финансовые документы: документы расчета и начисления заработной платы - 50/75 лет; документы ведения бухучета от 5 лет. Первичная документация хранится от 5 лет, начиная с года, когда документ был предоставлен в ФНС или произведен расчет суммы налога.
Юридическая документация — учредительные документы, договоры, правоустанавливающие сведения подлежат бессрочному хранению.
Медицинские карты пациентов 25-50 лет.
Кадровая документация: приказы о приеме, об увольнении, о переводе, о декретном отпуске. Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, личные дела - 50/75 лет.

Это лишь небольшой перечень сведений с разными сроками депозитарного хранения, и важно иметь понимание, что корректное соблюдение сроков архивного учета является важным фактором управления документацией и обязательством перед законодательством.

Сроки хранения документов

Какие документы передаются на хранение

Для облегчения процедуры сдачи документов в государственный или муниципальный архив при ликвидации, банкротстве рекомендуем клиентам воспользоваться услугами нашей службы. Это позволит грамотно обработать ваш архив, отсортировать нужные к передаче и хранение документов. Подготовить соответствующую документацию. Обращаем внимание, что сотрудники архива примут только соответствующее оформленный архив документов, а неверно оформленную документацию вернут на исправление и доработки.

Подготовка документов к хранению

Этапы подготовки к депозитарному хранению

Обслуживание архива

Предоставление доступа к управлению архивом

Полная опись документов, передаваемых на хранение. Упаковка в архивные короба, наклейка штрихкодов на короб и каждую папку, доставка коробов к месту хранения и размещение в специальном архивном хранилище. Заведение электронного каталога.

Удобный личный кабинет на нашем сайте, где вы сможете заказать нужный документ в виде скана или оригинала, согласовать уничтожение документов, заказать внеофисное хранение документов новых партий.

На протяжении всего сотрудничества выполняем запросы на поиск, доставку и предоставления сканов, списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, предоставляем возможность поработать в аудит-комнате на территории центра хранения и т.д.

Что еще входит в услугу депозитарного хранения:

Подшивка дел постоянного срока хранения и дел со сроками хранения 10-75 лет.
Обслуживание архива: описание дел, выделение к уничтожению дел временного срока.
Ваш доступ в личный кабинет и управление архивом онлайн бесплатно.
Доставка дел по запросу организации и возврат их в архивную компанию.
Поиск документов по запросу, сканирование, отправка по электронной почте.

Тарифы на хранение документов

Депозитарное хранение документов предполагает предоставление специализированных услуг и обеспечение доступа к различным базам данных. Важным фактором является возможность сохранения как бумажных, так и электронных носителей информации, что позволяет охватить широкий спектр клиентов.

Составление описи папки

Систематизация папок и упаковка в архивные короба

Маркировка папок и коробов штрихкодом

Расходные материалы необходимые для выполнения работ

Доставка коробов в центр хранения

Регистрация коробов и папок в базе данных, размещение на хранение

Доставка документов по запросу и возврату к месту хранению

Поиск документов, сканирование и отправка по эл. почте или через систему управлением архивом

Работа с документами в офисе на территории центра хранения

Организация списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Поиски и подбор документов для внутренних и внешних проверок

И другие услуги

Наша компания также осуществляет обслуживание
вашего архива в соответствии с расценками, указанными в договоре:

В услугу включены следующие работы:

1260 ₽

Минимальный заказ — 4 900 ₽

39 ₽

Хранение одного короба в течение месяца

Минимальный заказ — 13 225 ₽

01.

02.

03.

04.

05.