Архивирование документов в организации: правила хранения

Не все знают, что с 17 сентября 2023 года в России изменились стандарты и правила хранения документов в архиве предприятия. Согласно ФЗ-125 от 22.10.2004 года, право осуществлять хранение документов в организации возникает у коммерческих предприятий (ИП, ООО, ЗАО, нотариусы).

Как в Законе от 2004 года, так и в Правилах 2023 года говорится о праве создания архива в компаниях, при этом руководители обязаны создавать условия для сохранности архивных документов, не создавая собственный архив, а делегируя эти полномочия организации-аутсорсингу, например, «Первой архивной компании».

Росархив, как уполномоченный орган в части организации хранения архивных документов, издал ведомственный Приказ № 77 от 31.07.2023, в котором определены обновленные Правила архивирования.

Государственные органы и органы МСУ (местного самоуправления) создают на местах архивы, как отдельные учреждения или как обособленные структурные подразделения.

Для компаний создание обособленной структуры архива не будет обязательным условием по Приказу.

Архивный орган решает, какие документы передают в архив, при этом компании хранят документы постоянного срока хранения до своей ликвидации, а дела по личному составу, как и все остальные, — 50/75 лет.

Начиная с 2023 года система архивирования документов в России будет иметь иной порядок:

Компания может заключить договор на безвозмездной основе с муниципальным архивом о передаче дел в архив (опция зависит от конкретного региона).

В компании есть отдел кадров, бухгалтерия и структуры делопроизводства, которые накапливают документацию на бумажном или цифровом носителе. По Правилам, руководитель организации издает Приказ, назначая ответственное лицо за ведение архива. Неплохо, если таких лиц будет назначено несколько — по одному в каждом подразделении: в секретариате, в бухгалтерии, в кадровой службе, в IT-отделе.

Допускается возможность использования структуры аутсорсинга профильных компаний в сфере архивирования документов. Полный и подробный перечень документов, подлежащих архивированию, указан в Приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.

Единым нормативным актом ведения архивного дела в организациях с 2024 года становятся Правила № 77 (Росархив). К Правилам прилагаются формы номенклатур дел. Номенклатура дел — перечень всех документов, которые создаются в организации. Номенклатура дел обновляется не реже одного раза за пять лет. Предусмотрено разделение архива для документов на бумажных и цифровых носителях. Номенклатура дел — единый документ для бумажных и цифровых единиц хранения.

По окончании сроков хранения документов по личному составу (50/75 лет) уничтожают в самой компании. В случае ликвидации компании дела по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив.

Учетные документы создаются на следующие виды дел:

Регистрация дел постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) ведется в следующих учетных документах:

Каждое архивное дело имеет свой номер. Это облегчает поиск и систематизацию дел в архиве. Каждый год происходит сверка и уточнение записей в книге учета поступления и выбытия дел. Ответственное лицо проверяет сохранность и текущий статус архивной документации, о чем делает соответствующую пометку.

Выделяют отдельное помещение, которое состоит из нескольких комнат.

Помещение должно находиться в административном корпусе. Запрещено использовать помещения чердачных и подвальных конструкций.

В помещении размещают архивное оборудование — стеллажи, шкафы. Архивные элементы изготавливаются только из металла.

Как должен выглядеть архив в компании:

Помещение соответствует обозначенным критериям: сухое, без доступа влажности, с достаточной вентиляцией, запасным выходом и надежной противопожарной защитой.

Несанкционированный доступ в архив документов чреват наказанием из-за вероятности утечки персональных данных.

Сегодня новый стандарт правил хранения документации касается не только бумажных носителей, но и цифровых аналогов. В последнем случае предъявляют иные требования к архиву, о которых знают квалифицированные специалисты «Первой архивной компании».

Помещение оснащено системой безопасности. Доступ в него запрещен, в том числе сотрудникам компании.

Чтобы компанию не наказали за нарушение условий архивирования документации, «Первая архивная компания» предлагает вам услуги по организации архивной службы в соответствии с утвержденными правилами хранения документов в архиве организации.

Стандарты организации архивной службы соответствуют Правилам № 526 и распространяют свое действие на все компании, которые должны иметь для этих целей отдельно оборудованное помещение.