Под архивированием понимается сохранение документа до установленного для него срока хранения. Документ становится архивным спустя год после его создания. Документы имеют сроки хранения от одного года до постоянного. Каждый документ организации, созданный как внутри, так и поступивший извне, требует к себе внимания со стороны руководства и сотрудников любой организации: государственной, коммерческой или общественной.

В общем значении архивирование означает передачу бумажных дел в архив, для электронных документов используется термин — архивация. Однако работа по архивированию документа начинается с момента его создания: присвоение заголовка, объединение документов в одно дело, определение срока хранения дела.

Из отделов, структурных подразделений организации дела сдаются в архив организации спустя два года после их создания. Но так бывает далеко не всегда. Дела временного срока хранения (1−10 лет) традиционно хранятся в отделах до момента, когда подходит срок их уничтожения, и выделяются к уничтожению по месту их создания с составлением акта. Такова практика.

Все дела постоянного и долговременного (10 лет и более) срока хранения спустя два года после их создания в сформированном по архивным правилам и подшитом виде, передаются в архив организации. Если при этом выявляется потеря важных документов, то на хранение оставляются их заверенные копии и предпринимаются поиски утерянных документов.

В первую очередь архивированию (архивации) подлежат документы по личному составу. От них зависит пенсия и другие социальные выплаты. Хотя многие сведения о заработной плате и стаже сохраняются и передаются в Пенсионный фонд в электронном виде, «бумагу никто не отменял». Это значит, что бумажные документы нужно хранить 50/75 лет.

Любой документ в организации имеет свой срок хранения, который можно найти в перечнях: типовых документов, научно-технической документации, в специальных ведомственных перечнях (нотариальных, судебных, медицинских, образовательных и др.). Все типовые и примерные перечни выложены на сайте Росархива.

Намного удобнее контролировать сроки хранения и архивировать документы, если в организации имеется своя номенклатура дел (список дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков их хранения). Она помогает сохранять или уничтожать дела. И то и другое действие требует внимания и взаимодействия.

В создании и ведении архива организации вам помогут Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69).

Дела постоянного хранения, сохраняются в архиве организации до ее ликвидации, если она не заключила договор с государственным архивом. Дела по личному составу при ликвидации организации передаются в государственный архив.

Дела временных сроков хранения необходимо своевременно уничтожать, при этом не создавая опасности для дел, сроки хранения которых не окончены. Здесь могут возникнуть риски. Для вдумчивого и грамотного подхода во избежание подобных рисков в организации необходимо создать рабочую группу из специалистов разных структур — экспертную комиссию, которая будет принимать решения о сохранности и уничтожении дел.

Архив коммерческой организации контролируется руководством самой организации. Нарушение архивного законодательства ведет к ответственности руководства организации.

Храните только нужные документы

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.