Организация архива и размещение на внеофисное хранение

для ASTERUS

О клиенте

ASTERUS – девелоперская московская компания, основанная в 2018 году международной инвестиционно-промышленной группой Vi Holding. Занимаются строительством жилой и коммерческой недвижимости, спортивных и социальных объектов.

Задача

За 5 лет работы у клиента скопилось более 300 коробок с проектной документацией, но на территории не было специально оборудованного места для хранения. Решение, которое увидело руководство ASTERUS – внеофисное хранение и обслуживание.

Сложность:
Документация в неупорядоченном состоянии, а ее хранение не структурировано. Сотрудники складировали документы даже не в офисе, а на строительной площадке во временных бытовых вагончиках, обустроенных для работы сотрудников на период строительства ЖК.

Решение

Предоставили грузчиков, транспорт и вывезли документы со строительной площадки в течение 1 дня;
Переупаковали проектную документацию в стандартные короба;
Подготовили подробную опись для 400 папок.

Результат

Освободили строительные контейнеры от документации и организовали хранение в специально оборудованном помещении Центра хранения и управления документами. Ускорили процесс поиска необходимой проектной документации. Раньше сотрудники клиента просматривали несколько коробов, чтобы найти нужный документ. Теперь они просто выбирают его в описи и заказывают доставку или скан дела.

Договорились о регулярной разгрузке клиента от документации – раз в полгода будем приезжать и забирать на хранение новую партию документов на хранение, а ненужные бумаги вывозить на утилизацию.

Начните с бесплатной профессиональной
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.