Электронные копии

При создании электронных копий документов организации (оцифровке) в первую очередь необходимо обратить внимание на те документы, которые должны быть сохранены для подтверждения социальных прав ее работников (дела по личному составу) и имущественных прав владельцев организации (правоустанавливающие документы). Во вторую очередь это те документы, которые используются часто: устав, свидетельства, планы на ближайший период, отчеты с числовыми показателями, например. В-третьих — это документы с плохо читаемыми текстами или текстами угасающими, например, факсов.

Электронный вариант документа позволяет сделать его более читаемым, более светлым, позволяет приближать текст. Более того, электронный документ легко находится, не требуя усилий для поиска бумажного оригинала на полках стеллажей.

Итак первое, что должно быть сохранено в виде электронных копий — это дела по личному составу. Именно эти документы имеют долговременный срок хранения и при ликвидации организации сдаются на хранение в государственный архив. Если дела постоянного хранения (приказы по основной деятельности, протоколы заседаний, планы, отчёты и др.) коммерческой организации могут быть уничтожены в результате её банкротства (в случае, если организация не заключила договор с архивом о передаче дел), а дела кратковременного срока хранения (до 10 лет) при соблюдении некоторых условий (проведение ревизии, окончании договоров, закрытие судебных дел) со временем теряют свою актуальность и также подвергаются утилизации, то приказы по кадрам, ведомости по начислению заработной платы, личные карточки, личные дела, а также документы, подтверждающие льготный стаж работы должны быть сохранены непременно в течение 50 лет (дела до 01.01.2003) и 75 лет (дела после 01.01.2003).

Правоустанавливающие, уставные документы организации также должны иметь свой электронный вид. Это устав со всеми изменениями и дополнениями, решение и протокол заседания о создании организации, протоколы акционерных собраний и документы к ним, свидетельства о государственной регистрации, лицензии, документы о праве на землю и имущество, положения о структурных подразделениях, положения о комитетах и комиссиях организации, должностные инструкции. Такого рода документы удобно всегда иметь под рукой, а также позволяет сохранять бумажный вариант.

Из дел постоянного срока хранения наиболее актуальными являются распорядительные (приказы по основной деятельности для коммерческих организаций, постановления и распоряжения для госорганов) и отчётность за год (производственная, финансовая, статистическая, сюда же можно отнести отчетные доклады руководителя).

Срок хранения временных документов от года до шести лет (по Перечню 2019 года). В соответствии с законом о бухгалтерском учете «обязательный экземпляр отчетности представляется экономическим субъектом в виде электронного документа». «Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения имеют срок хранения не менее пяти лет, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи».

Решение об оцифровке кратковременных документов должен принимать руководитель организации. Например, переписка (входящие и исходящие документы) имеют в основном пятилетний срок хранения, но в данный момент она крайне актуальна и потому может быть сохранена в электронном виде.

Организация вправе привлекать для выполнения задач по созданию фонда электронных документов специальные архивные компании, к числу которых относится Первая архивная компания. Специалисты компании проведут экспертизу ценности дел организации, выделят дела постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

Принимая решение о том, где и в каком виде будут храниться документы организации, ее руководитель должен учитывать финансовые издержки на создание, оборудование, содержание собственного архива и эффективность передачи архивных документов архивной компании.