Архивная обработка документов

Собрать со всех подразделений материалы, накопленные за 20 лет работы, и организовать единый внутренний архив. Проверить сроки хранения документов, упорядочить, оформить и подшить в дела.

Сложность:
До работы с нашей компанией у клиента был подрядчик, который занимался документами – они были частично оформлены. Нужно было понять, насколько правильно была выполнена работа и при необходимости исправить ошибки.

Объем документов накопился большой, поэтому мы разбили проект на этапы и на каждый из них выделили по два сотрудника – одни проверяли, другие исправляли. Таким образом работа с документами шла параллельно, что значительно ускоряло архивную обработку.
Архивисты выполнили следующие работы:

1. Провели экспертизу ценности – полистно просмотрели дела, определили сроки хранения и значимость документов для компании. Отложили для уничтожения экземпляры, которые больше не требуется хранить.
2. Сформировали архивные дела в зависимости от типа документации, даты завершения делопроизводства и сроков хранения. Пронумеровали страницы, подшили, сделали переплет и вынесли все необходимые для поиска данные на обложку.
3. Расставили папки на стеллажах по принятой в компании системе хранения, чтобы сотрудникам было удобнее искать нужное дело в архиве.
4. Подготовили опись с перечнем дел, количеством переданных на хранение документов и рекомендуемыми сроками хранения. Это необходимо для быстрого поиска по архиву, а также для своевременного уничтожения неактуальных экземпляров.

Основной объем работы был выполнен в первые месяцы сотрудничества. Мы сформировали около 500 дел, большое количество документов выделили к уничтожению. В дальнейшем настроили системную работу внутреннего архива – принимали и оформляли до 2 000 папок в год.