Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Как уничтожить документы правильно?
Хранение документов регламентировано законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем Росархива. Для банковских и кредитных организаций существуют специфические положения Банка России.
Рекомендации, акты, перечни могут противоречить друг другу. В этом случае безопаснее придерживаться более длительного срока.
Рассмотрим сроки хранения самых распространенных отчетных документов:
Рекомендации, акты, перечни могут противоречить друг другу. В этом случае безопаснее придерживаться более длительного срока.
Рассмотрим сроки хранения самых распространенных отчетных документов:
Если нет годовой отчетности, то постоянно хранить придется квартальную отчетность. При наличии годовой отчетности, квартальную архивируем на пять лет, а месячную – на один год.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание при освобождении архива:
1. Не путайте срок хранения документа и срок, в течение которого вы использовали документ
Сроки хранения архивных документов независимо от места их размещения
Исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
С 1 января 2021 года можно уничтожить документы с пятилетним сроком хранения, закрытые делопроизводством в 2015 году.
Это приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, документы учетной политики. Вы их хранили пять лет – 2016, 2017, 2019, 2019, 2020 годы.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их размещения
Исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
С 1 января 2021 года можно уничтожить документы с пятилетним сроком хранения, закрытые делопроизводством в 2015 году.
Это приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, документы учетной политики. Вы их хранили пять лет – 2016, 2017, 2019, 2019, 2020 годы.
2. Просмотрите содержание документов, которые отобрали к уничтожению
Откладывайте документы на уничтожение не только по заголовку дела.
Просмотрите дело полистно и убедитесь, что в нем нет документов с разным сроком хранения.
Кроме срока оцените, какую значимость представляет документ, есть ли в нем практический смысл.
Откладывайте документы на уничтожение не только по заголовку дела.
Просмотрите дело полистно и убедитесь, что в нем нет документов с разным сроком хранения.
Кроме срока оцените, какую значимость представляет документ, есть ли в нем практический смысл.
3. Подготовьте акт об уничтожении
В заголовках дел, в акте о выделении документов к уничтожению, должны быть указаны виды документов, а не названия папок.
Поэтому не указывайте общие названия, например «кадровые документы». Каждое дело прописывайте по его названию – «приказы по административно-хозяйственной деятельности».
В заголовках дел, в акте о выделении документов к уничтожению, должны быть указаны виды документов, а не названия папок.
Поэтому не указывайте общие названия, например «кадровые документы». Каждое дело прописывайте по его названию – «приказы по административно-хозяйственной деятельности».
4. Уничтожьте документы правильно
Дела, подлежащие уничтожению, неверно использовать как черновики для записей. Нужно выбрать правильный способ уничтожения, ведь документы нельзя просто выкинуть. Основными методами уничтожения для бумажных документов являются: использование шредера, сжигание, химическая обработка.
Особое внимание обратите на документы с личными данными — их защищает Федеральный закон от 27.07.2006 N152-ФЗ (ред. от 30.12.2020) «О персональных данных». Такой тип документов стоит уничтожать внутри организации. Это можно сделать самим или нанять стороннюю организацию.
Дела, подлежащие уничтожению, неверно использовать как черновики для записей. Нужно выбрать правильный способ уничтожения, ведь документы нельзя просто выкинуть. Основными методами уничтожения для бумажных документов являются: использование шредера, сжигание, химическая обработка.
Особое внимание обратите на документы с личными данными — их защищает Федеральный закон от 27.07.2006 N152-ФЗ (ред. от 30.12.2020) «О персональных данных». Такой тип документов стоит уничтожать внутри организации. Это можно сделать самим или нанять стороннюю организацию.
Чтобы правильно уничтожить документы, обратитесь в Первую архивную компанию, и мы сделаем все за вас!
Оставьте свои контактные данные, и наш менеджер с вами свяжется для обсуждения задачи.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.