Описи дел

Основой для составления описи дел является номенклатура дел. Если номенклатура дел в организации отсутствует – никогда не поздно ее создать, используя специальные перечни документов или базовый Перечень 2019 г. На этом основывается архивное дело: что хранить и как долго.

Описи делятся на следующие категории: дел постоянного хранения, дел долговременного хранения. Описи на дела кратковременного хранения (до 10 лет) не составляются. К описям долговременного хранения относятся описи дел по личному составу (имеют литерное обозначение "лс"), описи личных дел ("лд"), а также описи на отдельные виды документов. Каждая из описей имеет свой номер, например, опись № 1 дел постоянного хранения за 2008-2011 гг., опись № 2лс дел по личному составу за 2008-2011 гг., опись № 3лд личных дел за 2008-2011 гг. Можно составить отдельную опись на личные карточки формы Т-2, тогда опись будет иметь литерное обозначение "лк". Создание описей на отдельные виды документов зависит от их количества и значимости.

Опись является учетным документом. По ней мы знаем, какие дела оставлены на постоянное или долговременное хранение. Опись имеет свои разделы по хронологии (например, за 2008-2011 гг.) и зависит от того, как часто она создается (каждый год, раз в пять лет, первый раз за весь период существования организации в момент ее ликвидации). Нумерация дел в описи валовая, не зависимо от количества ее разделов. Если первый раздел описи за 2008-2011 гг. начинается с номера "1" и заканчивается номером дела "21", то следующий раздел той же описи начнется с номера "22". Опись дел по личному составу имеет свою нумерацию дел, как и опись личных дел. По описи дел проводится и проверка наличия дел в архиве организации (см. вкладку Проверка наличия дел).

Правила составления описи.

• Заголовок дела включает в себя в первую очередь наименование содержащихся в немдокументов (протоколы, приказы, отчет). Не допускается использовать одно слово "документы" без уточнения в скобках, какие это документы, например: Документы (протоколы, справки, отчеты) комиссии по ... за 2011 г.
• Датой дела распорядительных документов и протоколов будут крайние даты первого и последнего документа (13.01.2011-31.12.2011). Если журнал приказов или протоколов велся в рукописном виде на протяжении нескольких дел и имеет, например, такие крайние даты "02.03.2008-12.12.2011", то в опись дело вносится в разделе за 2008 г., а в конце описаний за 2009-2011 гг. делается запись "Дела за этот год см. в разделе за 2008 г.". Это так называемое продолжающиееся дело, которое не было своевременно разделено на отдельные дела по годам. В графе "Дата дела" проставляется полная двойная дата с указанием числа, месяца и года. Если за год был создан лишь один протокол, его дата указывается в заголовке: протокол общего собрания граждан от 12.12.2011. Для остальных видов документов дата проставляется в заголовке дела: Отчет о деятельности организации за 2011 г.; Доклад о работе организации за 2008-2011 гг.

Описи электронных дел. Описание и хранение электронных документов обеспечивается с помощью существующей в организации системе хранения электронных документов (СХЭД).

Систематизация дел в описи. Опись делится по годам, внутри одного года по структуре организации (руководство, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров, отделы), внутри одной структуры дела располагаются в такой последовательности: протоколы, приказы, планы, отчеты, временные документы, журналы регистрации.

Специальные описи. Описи дел личного происхождения. Это особый вид документов, который хранится, как правило, в государственных архивах, библиотеках и музеях. Но если ваша организация обладает личными документами выдающегося человека, то их стоит описать (составить опись). К документам личного происхождения относятся удостоверения, свидетельства, дипломы, фотографии, воспоминания этого человека или воспоминания о нем, творческие работы, газетные статьи и другое, что отражает его личность и деятельность.

Отдельные описи составляются на научно-техническую документацию (НТД) и на конфиденциальные документы.

Опись имеет свой справочный аппарат: предисловие, список сокращений. В описи необходимо уточнить, на основе какого перечня или утвержденной номенклатуры дел была составлена опись.