Особенности уничтожения архива бухгалтерии

Уничтожение архива бухгалтерии требует к себе большого внимания и осторожности при выделении дел к уничтожению. Рассмотрим главные особенности уничтожения архива бухгалтерии и случаи, когда увеличиваются сроки хранения документов.

Финансовые документы требуют к себе особого внимания при уничтожении. Здесь есть две «опасности»:

уничтожить документы, у которых истекли сроки хранения, но они еще могли или должны были пригодиться в судебных делах или иных случаях;
не уничтожить документы с истекшими сроками, что захламит кабинет или архив и создаст сложности в работе.

Для того чтобы случайно не уничтожить бухгалтерские документы, которые могут пригодиться и могут быть использованы при защите прав их владельца, необходимо быть внимательными к примечаниям, которые содержатся в таблице «Перечня документов с указанием сроков хранения», где в четвертой графе приводятся особые случаи увеличения срока хранения временных документов. Приведем примеры:

документы хранятся постоянно - месячные или квартальные планы/отчеты при отсутствии годовых планов/отчетов;
документы хранятся 5 лет после истечения срока действия -договоры/контракты, соглашения; после проведения взаиморасчётов; при условии погашения задолженности (пять лет отсчитываем не от года создания документа, читаем примечания);
документы хранятся 5 лет при условии проведения проверки (регистры бухгалтерского учета);
при возникновении споров документы хранятся до их разрешения (первичные учетные документы);
документы хранятся 5 лет после смены материально-ответственного лица (договоры, образцы подписей);
документы хранятся 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу (документы о недостачах, присвоениях, растратах).

Сотрудники, которые работают с бухгалтерской документацией несут ответственность за несанкционированное уничтожение, несоблюдение сроков хранения и утерю бухгалтерских документов. При уничтожении бухгалтерских документов для снятия их с учета нужно подготовить следующий вариант акта:

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Существуют и другие виды актов, назовём их дополнительными, для разных случаев:

о не обнаружении дел, пути розыска которых, исчерпаны;
о неисправимых повреждениях документов;
об аннулировании машиночитаемого документа.

Бухгалтерские документы уничтожаются в общем порядке при помощи промышленного шредера, измельчаясь до состояния, в котором их нельзя будет использовать в качестве первоисточника и получить какую-либо информацию посторонним лицам.

По результатам уничтожения (утилизации) документов оформляется второй акт – акт об уничтожении документов с указанием организации – «собственника» документов, метода уничтожения и веса.

Уничтожение документов организация должна проводить раз в год одновременно во всех структурах. Но в силу того, что именно в бухгалтерии откладывается основной массив дел, позволительно выделять к уничтожению дела бухгалтерии независимо от отделов и подразделений всей организации. Это правило подсказывает нам практика.

Храните только нужные документы

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.