Ответственность за архивные документы

Все документы, которые создаются в организации или поступают в систему ее делопроизводства, подлежат хранению: кратковременному, долговременному или постоянному. Каждый вид документа имеет свой срок хранения, который в типовом перечне дел 2019 г. или во ведомственных перечнях из разных областей деятельности, где более детально прописаны заголовки документов. Все их можно найти на сайте Росархива. Документы формируются (складываются) в дела. Минимальный срок хранения дел – год. Срок отчета начинается с 1 января нового календарного года, следующего за годом создания дела.

В соответствии со статьей 27 федерального закона № 125-ФЗ "Об архивном деле" юридические и физические лица несут ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. Ответственность за сохранность документов в организации в первую очередь несет ее руководитель, требуя такой же ответственности от руководителей своих подразделений. Дела временного хранения могут храниться в рабочих кабинетах у сотрудников или могут быть переданы в архив организации. Дела постоянного хранения и долговременного хранения (10 лет и более) должны храниться в таких условиях, которые позволят избежать рисков их утраты.

Ответственность за утрату, нарушение сроков хранения, несанкционированное уничтожение документов несут ответственность все сотрудники организации, которые могут быть подвергнуты дисциплинарным и административным наказаниям за такие действия.

Если обнаруживается, что какие-то документы утеряны, необходимо зафиксировать этот факт, проинформировать руководителя подразделения и организовать розыск этих документов. Если розыск не даст результатов, в таком случае создается акт, где объясняются причины утраты документа, описываются его данные. Утерянный документ заменяется его заверенной копией.

Крайне важно, чтобы из числа сотрудников организации было назначено лицо, ответственное за ведение архива. Архивные документ требуют заботы и внимания, и относиться к ним нужно соответственно. Архивная работа требует немало трудовых затрат, времени и соответствующей оплаты.
Коммерческая организация вправе создавать свой архив в виде подразделения. В архиве организации должны соблюдаться определенные условия для сохранности документов: изолированность помещения, температурный-влажностный режим, удаленность от пожароопасных мест, наличие систем пожарной и охранной сигнализаций и др. (все необходимые условия прописаны в седьмой главе "Организация архивных документов" Правил 2023 года. 

В архив организации из ее подразделений передаются бумажные и электронные дела постоянного, временного (10 лет и более) сроков хранения, дела по личному составу не ранее, чем через год и не позднее, чем через два года после их завершения в делопроизводстве. Дела передаются в подшитом виде, по описям дел. На описях делается отметка о приеме-передачи дел. Таким образом фиксируется факт передачи ответственности за сохранность документов от сотрудника подразделения - лицу, ответственному за архив. Если какое-то из подразделений организации ликвидируется, все его дела, как постоянные, так и временные, передаются в архив.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях содержится статья 13.20, в которой говорится, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на граждан 1-5 тыс. руб., на юридических лиц – 5-10 тыс. руб.