Постоянное архивное хранение

Дела постоянного и долговременного хранения в коммерческой организации. В любой коммерческой организации создаются или откладываются документы, которые имеют постоянный срок хранения. Как быть с ними? Где и в каких условиях хранить? Что делать в случае ликвидации организации (компании, ИП, фирмы)? Размер организации здесь не имеет значения.

Для начала давайте определимся с составом такого рода дел.
Первые документы организации, которые нужно сохранять постоянно - это уставные документы: устав; положение; свидетельства о регистрации, о постановке на учёт в налоговом органе; протокол заседания, на котором был принят устав, где прописан состав участников (членов) организации; документы на право владения землей и имуществом. Все эти документы являются правовыми основаниями для деятельности организации, или правоустанавливающими.

Как поступить с ними в случае ликвидации организации? В момент закрытия организации уставные документы вместе с делами по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. В этот комплект дел необходимо также вложить штатные расписания со всеми изменениями к ним. Эти документы понадобятся сотрудникам госархива в работе с делами по личному составу.

Документы, которые должны храниться в самой организации до её ликвидации - это планы на год, любые текстовые отчёты (годовые, если таковые не сохранились, то квартальные и месячные), а также бухгалтерские и статистические; штатные расписания; протоколы заседаний общих собраний акционеров, совета директоров, коллегиальных органов, конференций, профсоюза и др. Полный состав дел постоянного хранения можно найти в Перечне 2019 года. В момент ликвидации организации эти документы могут быть уничтожены.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения должны передаваться из отделов и подразделений организации в свой внутренний архив (иначе его называют – ведомственный) и храниться там до ликвидации организации. Их сохранность вы можете также доверить Первой архивной компании.

Дела долговременного хранения – это те дела, которые имеют срок хранения 10 и более лет. К таким делам относятся в первую очередь дела по личному составу (документы по начислению зарплаты и кадровые документы, а также дела о несчастных случаях). Дела по личному составу имеются важное социально-правовое значение. Помимо создания их в электронном виде они должны сохранятся и на бумажной основе. Именно в таком виде они передаются в госархив после ликвидации организации. Сроки хранения дел по личному составу – 75 лет для дел, созданных до 01.01.2003 и 50 лет для дел, созданных после 01.01.2003.

По желанию и решению руководства организации дела постоянного хранения могут передаваться в государственный или муниципальный архив на основе договора. Если вы заключаете договор с госархивом, то по плану госархива вам будет необходимо регулярно сдавать туда дела постоянного хранения в соответствии с вашей номенклатурой дел.

Выбирая способ хранения документов, организации необходимо изучить фактор экономической эффективности, соотнося стоимость и безопасность их хранения. Будет ли это сторонняя негосударственная компания, государственный архив или архив самой организации.

Свои сроки хранения имеет техническая документация, и зависят они от того, является ли организация утверждающей и согласовывающей документацию или, является разработчиком, заказчиком и эксплуатирующей организацией. Такие сроки хранения содержатся в Перечне 2021