Подготовка документов и порядок передачи в Госархив

В соответствии с ФЗ-124 от 22.10.2004 «Об архивном деле» документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности негосударственных организаций при их ликвидации, в том числе в результате банкротства, передаются ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив.

Упорядочение архивных документов ликвидируемой организации производится за счет и силами ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
ООО «Первая архивная компания» предоставляет услуги по архивной обработке, упорядочению документов и их дальнейшей передаче в государственный или муниципальный архив.

В момент ликвидации организации возникает задача — какие документы необходимо сохранить и передать в государственный архив (далее — Архив). Передача сопровождается решением ряда организационных вопросов. Как показывает наша практика работы с клиентами, в 97% случаев сотрудники организаций не знают порядок передачи документов при её ликвидации. Для всех документов предусмотрен свой срок хранения. Всё это нужно учитывать при взаимодействии с Архивом.

«Первая архивная компания» предлагает заинтересованным лицам воспользоваться услугами сдачи документов при банкротстве предприятия, где задействован контрольный процесс двухуровневой структуры менеджмента проектов.

Какая документация подлежит обязательному архивированию

В процессе ликвидации (банкротства) организации или предприятия в ее структуре создается ликвидационная комиссия, принимается (назначается) ответственное лицо за ведение архива (далее — архивариус), в том числе из профильной сторонней организации.

В список компетенций архивариуса входит:

Многоступенчатый этап архивирования отслеживает специалист Архива. Передача дел в Архив производится по описям дел. По результатам приема-передачи составляется акт в двух экземплярах для каждой из сторон.

осуществление экспертизы ценности всех имеющихся в организации дел в соответствии с номенклатурой дел;
подшивка дел для передачи в Архив;
составление и утверждение описей дел;
составление акта об уничтожении дел, не подлежащих хранению;
согласование описей дел и акта об уничтожении дел с ЭПК (экспертная проверочная комиссия) государственного архивного органа или с ЭПК Архива;
подготовка акта приема-передачи дел на хранение в Архив;
передача дела;
сбор подписей заинтересованных лиц.

Какая документация подлежит обязательному архивированию

приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.);

трудовые договоры (соглашения) уволенных работников;

личные дела уволенных работников (при их наличии);

На ответственное государственное хранение передают следующие виды документов:

В Архив передаются в основном дела по личному составу (см. выше), но на ответственное хранение могут быть переданы и дела постоянного хранения (уставные документы, приказы по основной деятельности), а также дела временного хранения с неоконченным сроком хранения. Решение по таким документам принимает Госархив. Документы временного хранения, которые имеют сроки хранения от 1 до 10 лет, могут не подшиваться.

личные карточки (форма Т-2) уволенных работников;

договоры ГПХ и акты выполненных работ к ним;

документы о несчастных случаях;

документы на работников с вредными и опасными условиями труда (приказы о присвоении, повышении разрядов, переводе на другие участки работы, отпусках, списки льготных работников № 1, 2 и др.);

документы по начислению заработной платы (лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, расчетные листки и др.);

невостребованные трудовые книжки.

Общие вопросы архивирования

В среднем процесс архивирования занимает от двух до шести месяцев. Как происходит процесс передачи документов в архив при ликвидации организации, согласно нормативным требованиям:

1
Конкурсный управляющий (далее — ликвидатор) принимает от временной администрации ликвидируемой организации весь комплекс документов, находящийся в ней.
2
Ликвидатор согласовывает с государственным или муниципальным архивом прием документов организации в зависимости от месторасположения организации.
3
Проведение работ по упорядочению документов самостоятельно или сторонней компанией после заключения договора на выполнение работ: подшивка дел, оформление обложек дел, нумерация листов, составление листов-заверителей и внутренних описей.
4
Передача упорядоченных дел и сопроводительных документов (указанных в предыдущем пункте) в Архив.
5
Для облегчения работы по упорядочению документов ликвидатор может создать экспертную комиссию из бывших сотрудников организации или членов временной администрации организации.
6
Организация передает свои документы на основе договора о возмездном оказании услуг.
7
Прием-передача дел проводится сотрудниками Архива и представителем ликвидатора. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел. Прием оформляется актом в двух экземплярах, который утверждается ликвидатором и руководителем Архива. Один экземпляр описи передается ликвидатору.
8
Алгоритм действия представлен как примерный вариант. Отличия зависят от региональных особенностей работы Архива. Взаимодействие осуществляется на основе федерального законодательства в области архивного дела.

Что будет, если не архивировать документацию

Вопросы архивирования в России стоят на первом месте для организаций, которые вышли на стадию банкротства, ликвидации или реорганизации. При формировании ликвидационной комиссии в обязательном порядке в ее состав нужно ввести хотя бы одного эксперта (куратора) по архивному делу. В противном случае организацию и должностных лиц ожидает административное наказание и штрафные санкции в размере до 300 тысяч рублей.

Признание завершающего этапа работы ликвидационной комиссии будет зависеть от того, какие в обязательном порядке объемы задач выполнил архивариус. Только после передачи архивного дела в Госархив можно будет считать, что ликвидация организации прошла в соответствии с требованиями законодательства.

Архивирование — это не формальная передача документации в Госархив, а кропотливая работа экспертов.

Действия архивариуса осуществляются в строгом соответствии с требованиями законодательства в части сохранности документации. Приходится взаимодействовать с иными государственными структурами, в частности, с Фондом социального и пенсионного страхования России (СФР), имеющего непосредственное отношение к деятельности Государственного архива РФ.
СФР инициирует в Госархив запросы для подтверждения стажа работника, который ранее работал в организации до процедуры банкротства и ликвидации. «Первая архивная компания» поможет любой организации на стадии банкротства достойно пройти процесс архивирования, чтобы в будущем ни у кого не возникло вопросов в отношении правильности передачи и сохранности архивных сведений в Госархив.