Сколько хранятся документы в архиве

В рабочем процессе организации наступает момент, когда деловые бумаги, сформированные в дела за год, теряют свою актуальность в текущем делопроизводстве. В таком случае возникает вопрос, где их хранить: в рабочих шкафах, столе или сразу передать в архив организации. Дела временные (до 5 лет срока хранения) могут храниться в рабочих кабинетах до того времени, когда пришла пора их уничтожить, но могут быть сданы в архив по акту сотруднику (лицу), ответственному за ведение архива.

Сколько документы хранятся в архиве организации? Все они имеют свои сроки хранения: постоянный (бессрочный), долговременный (10 лет и более) и кратковременный (до 10 лет). Но не всегда документы постоянно и долговременного сроков после поступления в архив организации хранятся там в течение этих сроков. Рассмотрим несколько вариантов.

Первый вариант. Организация хранит сама свои дела в течение всех сроков, указанных в специальных перечнях и в номенклатуре дел организации. В таком случае организация сама отвечает за их сохранность.

Второй вариант. Организация передаёт свои дела в госархив, являясь его источником комплектования. Это, как правило, органы власти, бюджетные организации. Но это могут быть и негосударственные организации, учреждения, предприятия, решившие передавать свои дела в госархив по договору. В этом случае дела постоянного срока хранения передаются в госархив с момента их создания через 5 лет для муниципальных организаций, через 10 лет для республиканских организаций  или через 15 лет для федеральных организаций. Деятельность архива организации курируется госархивом.

Третий вариант. Организация передаёт свои дела на аутсорсинг (внеофисное хранение) в коммерческую архивную компанию, которая фактически заменяет функции внутреннего архива организации, обрабатывает и берет на хранение как постоянные, так и временные бумаги, проводит экспертизу ценности, систематизирует и своевременно уничтожает дела, сроки хранения которых истекли. Таким образом, то, как и сколько хранятся документы, ложится на плечи профессиональной сторонней организации.

Четвёртый вариант. Архив организации в момент ликвидации. В период банкротства организации одной из первоочередных задач является обработка и передача дел по личному составу (кадровая документация, ведомости по начислению заработной платы, акты о несчастных случаях) в госархив. В случае ликвидации постоянные (бессрочные) дела могут быть уничтожены, но только если истекло 10 лет после их создания. В ином случае они должны быть переданы в госархив вместе с делами по личному составу и делами временными, сроки хранения которых также пока не закончились. Госархив сам со временем выделит их к уничтожению.

Коммерческие организации так же как государственные и бюджетные организации и учреждения должны знать, сколько документы хранятся в архиве и обязаны хранить свою документацию в течение установленных сроков.