Сроки хранения кадровых документов

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, сроки хранения кадровых документов регламентируются несколькими нормативными актами. Новые правила хранения, комплектования, учета и использования документов зафиксированы в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77. Новые сроки хранения кадровых документов содержатся в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

В общей сложности, сведения, связанные с трудовой деятельностью, должны храниться в течение определенного периода, чтобы обеспечить защиту прав работников и работодателей.

Личные дела работников — 50/75 лет (75 лет должны храниться дела, созданные до 01.01.2003, 50 лет - созданные после 01.01.2003)

Трудовые книжки — 50/75 лет (невостребованные после увольнения)

В таблице ниже представлены основные типы кадровых документов и сроки их хранения по состоянию на 2024 год.

Приказы о приеме, увольнении, переводе — 50/75 лет

Табели учета рабочего времени — 5 лет

Личные карточки работников — 50/75 лет

Трудовые договоры (соглашения) — 50/75 лет

Аттестационные листы — 5 лет

Копии сведений, предоставленных работниками — 3 года

Отчетность по охране труда — 5 лет

Как видно из таблицы, многие документы могут храниться очень долго — до 75 лет. Это связано с необходимостью использования сведений для подтверждения стажа и других социальных гарантий.

Создание электронного архива. Внедрение цифровых технологий позволяет оптимизировать процесс хранения и обработки данных, а также уменьшить риски утраты информации.

Регулярное обновление информации. Следим за изменениями в законодательстве и обновляем данные в архиве в соответствии с актуальными требованиями.

Наличие правил доступа. Определите, кто имеет доступ к архивам и в каком объеме. Это позволит сохранить конфиденциальность данных.

Организация хранения кадровых документов требует системного подхода.

Классификация базы данных. Разделяем дела по категориям (в соответствии с таблицей выше), чтобы облегчить процесс поиска и хранения.

Проведение инвентаризации. Рекомендуется проводить регулярные проверки архивов, чтобы убедиться в их целостности и полноте.

Невостребованные трудовые книжки, начатые в 2003 г. и позже по истечении 50 лет.

Табели учета рабочего времени (кроме тех, что учитывают вредные условия труда) и прочие оперативные документы, срок учета которых составляет 5 лет.

Перед уничтожением документов следует провести их инвентаризацию и, при необходимости, сделать их копии. Рекомендуется разработать акт об уничтожении, в котором будут указаны основания и список бланков строгой отчетности. Знание сроков хранения кадровых документов и правильное их оформление — ключевые факторы безопасности и эффективности работы с персоналом. С учетом изменяющегося законодательства и современных технологий, организация учета и обработки информации в 2024 году станет менее затратной и более безопасной.

По истечении установленного срока дела временного хранения должны быть уничтожены. Вот несколько примеров:

Приказы об очередных отпусках, о дежурствах, о командировках (после окончания 5 лет их хранения).

На определенном этапе жизненного цикла кадровых документов возникает необходимость их уничтожения. Для этого важно грамотно составить акт на уничтожение.

Организация архивов. Мы поможем сформировать архивные фонды и правильно организовать учет сведений в соответствии с законодательством.

Уничтожение архива документов. Предоставляется услуга по уничтожению документов с оформлением всех необходимых актов и соблюдением законных норм.

Электронный учет. Предложим решения для перевода кадрового документооборота в электронный формат, что упростит поиск и доступ к необходимым данным.

Для обеспечения надлежащего учета и управления кадровыми документами многие организации обращаются за помощью к профессионалам. В «Первой архивной компании» предлагаются разнообразные архивные услуги, которые помогут вашим базам данных находиться в безопасности.

Консультации. Наша команда поможет вам разобраться в актуальных сроках хранения кадровых документов в 2024 году и составит необходимую документацию.

Соблюдение сроков хранения кадровых документооборота — это не только законный фактор, но и важный шаг к эффективному управлению компанией.