Сроки хранения бухгалтерских документов

Согласно статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», срок хранения первичных бухгалтерских документов бухучета устанавливается в зависимости от категории определяемых сведений. Общее правило заключается в том, что срок составляет не менее 5 лет с конца года, в котором был составлен бланк строгой отчетности.

Первичные бухгалтерские документы — 5 лет

Учетные регистры — 5 лет

Для упрощения восприятия информации ниже представлена таблица, в которой указаны основные типы бухгалтерских документов и их минимальные сроки учета.

Бухгалтерская отчетность за год — постоянно

Налоговая отчетность — 4 года (после окончания года)

Документы (лицевые счета, расчетные листки, расчетно-платежные ведомости) по начислению заработной платы — 50/75 лет

Договоры и контракты — 5 лет после исполнения

Лицензионные договоры и акты — 5 лет

Документы по расчетам с контрагентами — 5 лет

Разработка системы учета. Внедрите методы учетной политики и систематизации базы данных, будь то электронный или бумажный архив. Используйте специальные программы и базы данных для упрощения поиска и инвентаризации.

Условия хранения. Убедитесь, что базы данных хранятся в условиях, защищающих их от повреждений (влажность, температура, доступ посторонних).

Сроки и порядок уничтожения. Разработайте график уничтожения временных документов, срок хранения которых истек. Делайте эту работу один раз в год после сдачи годового финансового отчета.

Организация архива бухгалтерских документов требует системного подхода.

Вот несколько шагов, которые помогут подготовить и вести архив.

Классификация документации. Создайте категории для каждого типа базы данных (например, первичные, учетные регистры, налоговая отчетность и др.).

Документы временного, долговременного и постоянного сроков хранения подшиваются отдельно. Дела формируются, а затем подшиваются раздельно: по годам и в соответствии с заголовками дел. При подшивке дел на обложке проставляется год создания документов, делаются отметки “Срок хранения” и “К уничтожению в … году”. Это облегчит работу по отбору временных дел к уничтожению.

Вести журнал сроков хранения. Создайте таблицу или журнал, где будут указаны все даты и периоды учета, что упростит процесс контроля.

Соблюдение сроков хранения бухгалтерских документов является обязательным для всех организаций. Это не только позволяет избежать штрафов и санкций со стороны контроля, но и обеспечивает порядок в учете и управлении документами. Будьте внимательны и следите за изменениями в законодательстве, чтобы всегда быть в курсе актуальных сроков хранения и других требований.

Началом срока хранения бухгалтерского документа считается год, следующий за годом создания документа. Если документы были созданы в 2024 г., то отчетный год начнется с 2025 г. Если срок хранения документов - 5 лет, то дело с подшитыми документами за 2024 г. нужно уничтожить в 2030 г.

Этапы работы с бухгалтерскими документами:

Номенклатура дел - документ, где указаны сроки хранения всех документов, создающихся в организации. Приведите отметки на делах о сроках хранения в соответствии с вашей номенклатурой дел. Все сроки хранения документов, созданных до 2020 г., актуальны в Перечне от 20.12.2019 г. (см. выше).

Срок хранения бухгалтерских документов зависит от типа документа. Вот основные категории и соответствующие сроки хранения.

Составление акта на уничтожение. Бланк строгой отчетности содержит перечисление всех актуальных информационных данных по базам документации, подлежащих уничтожению, и указанную дату создания.

Уничтожение. Сведения уничтожают с учетом требований конфиденциальности. Это может включать переработку бумажных носителей, а также безопасное удаление электронных файлов.

Архивирование акта. Акт уничтожения важен для подтверждения факта, что базы данных были уничтожены в соответствии с законодательством.

Уничтожение бухгалтерских документов — это процесс, который следует проводить с максимальной осторожностью. Процедура включает несколько этапов.

Отбор документов на уничтожение. Прежде всего, необходимо определить, какие документы можно уничтожить. Для этого стоит обратиться к актуальным Перечням и номенклатуре дел организации, включая сроки хранения бухгалтерских документов.

При проведении налоговых проверок налоговые органы ИФНС на местах могут запросить предоставление документации, что подчеркивает важность хранения бухгалтерских сведений. Если документы не будут найдены, это может привести к негативным последствиям и штрафам. Поэтому важно не только знать, каковы сроки хранения первичных баз данных, но и организовывать архивирование так, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужные сведения.

Электронный архив. Создание цифровых копий бланков строгой отчетности для доступа и хранения в цифровом формате, что облегчает поиск и использование информации.

Учет и инвентаризация. Регулярный мониторинг состояния архивов позволяет контролировать установленные периоды учета и актуализировать базы данных.

Консалтинг по вопросам хранения. Получение рекомендаций и консультаций от ведущих экспертов «Первой архивной компании» по эффективному управлению документацией и соблюдению норм хранения.

Для эффективного хранения и учета бухгалтерских документов многие компании обращаются к профессиональным архивным услугам. Это позволяет избежать ошибок и снизить риски. Вот несколько услуг, которые можно заказать в «Первой архивной компании».

Физическое хранение информации в специализированных помещениях с соблюдением всех норм безопасности.

В рамках оказания архивных услуг предлагаются консультации по ведению архивной документации, обучение сотрудников компании правилам организации и эксплуатации архивов, а также разработка индивидуальной системы учета и хранения бухгалтерских документов в соответствии с действующим законодательством и требованиями бизнес-процессов заказчика.

Также важной архивной услугой является уничтожение бухгалтерской документации по истечении срока хранения. На оказание обозначенных услуг наша компания имеет соответствующие лицензии и сертификаты и соблюдает все законодательные требования при уничтожении подотчетной документации.

Соблюдение периодов хранения бухгалтерских документов — это не только законодательно обусловленная обязанность, но и важный элемент ведения безопасного и прозрачного бизнеса.