Сроки хранения кадровых документов

Сохранение и систематизация кадровых документов — важный фактор эффективного управления персоналом в любой организации. Рассмотрим актуальные сроки хранения кадровых документов, изменения в законодательстве и рекомендации по ведению архивов.

Общая информация: изменения в законодательстве по срокам хранения кадровых документов

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, сроки хранения кадровых документов регламентируются несколькими нормативными актами. Новые правила хранения, комплектования, учета и использования документов зафиксированы в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77. Новые сроки хранения кадровых документов содержатся в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

В общей сложности, сведения, связанные с трудовой деятельностью, должны храниться в течение определенного периода, чтобы обеспечить защиту прав работников и работодателей.
01.

Основные типы документов и сроки их хранения

Личные дела работников — 50/75 лет (75 лет должны храниться дела, созданные до 01.01.2003, 50 лет - созданные после 01.01.2003)
02.
Трудовые книжки — 50/75 лет (невостребованные после увольнения)
03.
В таблице ниже представлены основные типы кадровых документов и сроки их хранения по состоянию на 2024 год.
Приказы о приеме, увольнении, переводе — 50/75 лет
04.
Табели учета рабочего времени — 5 лет
05.
Личные карточки работников — 50/75 лет
06.
Трудовые договоры (соглашения) — 50/75 лет
07.
Аттестационные листы — 5 лет
08.
Копии сведений, предоставленных работниками — 3 года
09.
Отчетность по охране труда — 5 лет
Как видно из таблицы, многие документы могут храниться очень долго — до 75 лет. Это связано с необходимостью использования сведений для подтверждения стажа и других социальных гарантий.
02.

Как подготовить и вести архив кадровых документов

Создание электронного архива. Внедрение цифровых технологий позволяет оптимизировать процесс хранения и обработки данных, а также уменьшить риски утраты информации.
03.
Регулярное обновление информации. Следим за изменениями в законодательстве и обновляем данные в архиве в соответствии с актуальными требованиями.
04.
Наличие правил доступа. Определите, кто имеет доступ к архивам и в каком объеме. Это позволит сохранить конфиденциальность данных.
Организация хранения кадровых документов требует системного подхода.
01.
Классификация базы данных. Разделяем дела по категориям (в соответствии с таблицей выше), чтобы облегчить процесс поиска и хранения.
05.
Проведение инвентаризации. Рекомендуется проводить регулярные проверки архивов, чтобы убедиться в их целостности и полноте.

Какие документы можно уничтожить по истечению срока хранения

Невостребованные трудовые книжки, начатые в 2003 г. и позже по истечении 50 лет.
01.
Табели учета рабочего времени (кроме тех, что учитывают вредные условия труда) и прочие оперативные документы, срок учета которых составляет 5 лет.
03.
Перед уничтожением документов следует провести их инвентаризацию и, при необходимости, сделать их копии. Рекомендуется разработать акт об уничтожении, в котором будут указаны основания и список бланков строгой отчетности. Знание сроков хранения кадровых документов и правильное их оформление — ключевые факторы безопасности и эффективности работы с персоналом. С учетом изменяющегося законодательства и современных технологий, организация учета и обработки информации в 2024 году станет менее затратной и более безопасной.
По истечении установленного срока дела временного хранения должны быть уничтожены. Вот несколько примеров:
Приказы об очередных отпусках, о дежурствах, о командировках (после окончания 5 лет их хранения).
02.
На определенном этапе жизненного цикла кадровых документов возникает необходимость их уничтожения. Для этого важно грамотно составить акт на уничтожение.

Как составить акт на уничтожение архивных документов

1
Сортировка
Необходимо убедиться, что сроки хранения базы данных действительно истекли, и информация может быть уничтожена, согласно срокам хранения кадровых документов. Таблицы сроков помогут вам с этим.
2
Форма акта
В отчете должно быть указано наименование организации, дата, причины уничтожения, перечень бланков отчетности, подлежащих уничтожению, а также сведения о том, кто осуществлял уничтожение.
3
Подписи
Акт подписывается ответственными лицами — кадровиком и директором или другим уполномоченным лицом.
4
Сохранение акта
Не забудьте сохранить копию акта в архиве на установленный срок.
Недостаточное внимание к процедуре сохранения кадровой документации может привести к серьезным последствиям, включая штрафы. За неисполнение законодательства о хранении архивных документов могут быть привлечены к ответственности как организации, так и должностные лица.

Штрафы за нарушение порядка хранения документов

02.

Какие архивные услуги можно заказать в «Первой архивной компании»

Организация архивов. Мы поможем сформировать архивные фонды и правильно организовать учет сведений в соответствии с законодательством.
03.
Уничтожение архива документов. Предоставляется услуга по уничтожению документов с оформлением всех необходимых актов и соблюдением законных норм.
04.
Электронный учет. Предложим решения для перевода кадрового документооборота в электронный формат, что упростит поиск и доступ к необходимым данным.
Для обеспечения надлежащего учета и управления кадровыми документами многие организации обращаются за помощью к профессионалам. В «Первой архивной компании» предлагаются разнообразные архивные услуги, которые помогут вашим базам данных находиться в безопасности.
01.
Консультации. Наша команда поможет вам разобраться в актуальных сроках хранения кадровых документов в 2024 году и составит необходимую документацию.
Соблюдение сроков хранения кадровых документооборота — это не только законный фактор, но и важный шаг к эффективному управлению компанией.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.