Блог компании

История «Первой архивной компании» по полочкам


У каждой компании накапливается много документов. Чтобы их правильно хранить и иметь возможность в нужный момент быстро найти любой договор, акт или приказ, требуется много сил или отдельный штатный сотрудник. «Первая архивная компания» специализируется на том, что берёт на себя все заботы о чужих документах. О том, как грамотно вести архив и сохранить в идеальном порядке бумаги клиентов, основатель «Первой архивной компании» Михаил Долбин рассказал порталу Biz360.ru.

Один бизнес на четверых
В архивное дело я попал ещё во время учёбы в вузе. Архивным бизнесом занималась семья однокурсника, и некоторые ребята с курса, в том числе я, подрабатывали у них. В основном грузили в машину документы, предназначенные к уничтожению. Но случалась и другая работа: мы нумеровали страницы, подшивали их в архивные дела, оформляли обложки этих дел и т.д. 

Закончив академию, мы продолжали общаться с однокурсниками. Однажды решили – а почему бы самим не начать архивный бизнес? Так в 2006 году появилась компания «Архив-профи». Вложения в запуск составили всего несколько тысяч рублей, которые пошли на подготовку документов, регистрацию юрлица, открытие расчётного счета в банке и создание сайта. 

Сначала нас было в проекте шестеро. Затем осталось четверо – тех, кто решил уйти из найма и посвятить всё своё время новому делу. Учредителями компании де юре были два человека, два других (включая меня) формально являлись наёмными сотрудниками. Но работали мы вместе и в равных долях делили доход. Тогда у нас не было глобальных планов, целей и стратегии. Мы просто хотели работать на себя. 

Один бизнес на четверых
В архивное дело я попал ещё во время учёбы в вузе. Архивным бизнесом занималась семья однокурсника, и некоторые ребята с курса, в том числе я, подрабатывали у них. В основном грузили в машину документы, предназначенные к уничтожению. Но случалась и другая работа: мы нумеровали страницы, подшивали их в архивные дела, оформляли обложки этих дел и т.д. 

Закончив академию, мы продолжали общаться с однокурсниками. Однажды решили – а почему бы самим не начать архивный бизнес? Так в 2006 году появилась компания «Архив-профи». Вложения в запуск составили всего несколько тысяч рублей, которые пошли на подготовку документов, регистрацию юрлица, открытие расчётного счета в банке и создание сайта. 

Сначала нас было в проекте шестеро. Затем осталось четверо – тех, кто решил уйти из найма и посвятить всё своё время новому делу. Учредителями компании де юре были два человека, два других (включая меня) формально являлись наёмными сотрудниками. Но работали мы вместе и в равных долях делили доход. Тогда у нас не было глобальных планов, целей и стратегии. Мы просто хотели работать на себя. 

В целом на услугу хранения документов спрос был не очень высоким. А запустить предложение по уничтожению документов у нас не получилось из-за нехватки финансов: оборудование было слишком дорогим – цены на промышленные шрёдеры начинались от 30 тысяч долларов. У нас же в то время было несколько десятков клиентов и не больше 10 млн. рублей выручки. Компании требовалось развитие, но как его добиться мы не знали. 

Под чужим брендом
В 2011 году мой партнёр Антон Рогожин случайно наткнулся в интернете на информацию о франшизе немецкого бренда REISSWOLF. Эта компания оказывала услуги по работе с документами во многих странах Европы. Мы тогда решили, что став франчайзи проекта, получили бы авторитет международного бренда, его технологии, брендбук, консалтинговую поддержку, инвестиции и прочее. 

Мы так загорелись этой идеей, что поехали в Германию, чтобы познакомиться с представителями компании и увидеть, как они работают. Мы предложили им стать их франчайзи в Москве. Но оказалось, что права на открытие компании в российской столице уже проданы предпринимателю из Болгарии. Нам дали его контакты, мы встретились и договорились, что будем развивать проект REISSWOLF в Москве вместе.

В 2014 году мы зарегистрировали новую компанию и арендовали небольшой склад для хранения документов. Наше сотрудничество с брендом длится уже шесть лет. В рамках этого проекта мы предоставляем внеофисное хранение документов и обслуживание архивов. 

Мы рассчитывали на помощь бренда REISSWOLF в дальнейшем продвижении нашего проекта. Но в своих ожиданиях ошиблись. Мы считали, что бренд хорошо известен в Западной Европе, а значит, он станет популярен и в России, потому что у нас ценится немецкое качество. Оказалось, что в России этот бренд знают плохо, в его развитие нам надо вкладывать собственные средства. По сути, он не помогал нам привлекать клиентов. Сейчас с REISSWOLF работают те клиенты, которым требуется хранение и последующее обслуживание документов вне офиса. 

Как всё устроено
Мы занимаемся архивной обработкой документов, вышедших из оперативного оборота, и приведением их в надлежащий вид. Заказчику нужна эта услуга, чтобы он мог в любой момент найти необходимый документ. Доступность любых документов в нужный момент повышает готовность организации к аудиторским или налоговым проверкам. 
Мы можем систематизировать документы, описать их, принять на хранение, доставлять в офис и обратно по запросам клиентов или сканировать и отправлять файлы по электронной почте. Также можем искать и подбирать документы для различных проверок, передавать документы в госархив и уничтожать по истечении срока хранения. Работу выполняем на своей территории или в офисе клиента. 

Как правило, работа с документами и архивами – довольно рутинная. И у компаний на неё нет времени. Поэтому корпоративные архивы часто хранятся не так, как положено по законодательству. В результате, если какой-то документ потребовался в срочном порядке, с его поиском могут возникнуть трудности.

С большинством клиентом мы работаем регулярно по годовому договору. Некоторым помогаем раз в год или раз в несколько лет: привели документы в порядок и ушли. 
Например, крупный московский застройщик привлекает нас для регулярного обслуживания архива, в результате чего он стал упорядоченным и удобным в использовании. Мы подобрали дела по реестрам, оптимизировали их размещение внутри архива, упаковали в короба для внешнего хранения. Периодически пополняем архив, несколько раз в год уничтожаем документы с истекшими сроками хранения. Также по запросам сотрудников мы подбираем документы (акты, счета-фактуры, платёжные поручения), систематизируем и формируем в дела.  Также есть клиенты, которые добровольно ликвидируются или проходят процедуру банкротства. Мы помогаем им, сдавая документы в архив.  Самые эффективные каналы по привлечению клиентов – интернет-реклама, госзакупки и рекомендации клиентов. 

Экономика проекта
Годовая выручка «Первой архивной компании» составляет порядка 48 млн. рублей. Средний чек – от 10 тысяч до 300-500 тысяч рублей, в зависимости от услуги. 
Сейчас мы запускаем новые услуги, которые в дальнейшем могут стать постоянными. Например, тестируем услугу «Временный помощник»: мы предоставляем клиенту сотрудника, который работает с его документами и информацией и может выполнять функции ассистента архивариуса (частично самого архивариуса), делопроизводителя, оператора базы данных, помощника бухгалтера, секретаря. 

Среди задач этого специалиста – найти или сверить документы, скопировать, отсканировать, собрать документацию по определённому запросу, завести информацию в базу данных, подготовить документы к внешним и внутренним проверкам и т.д.
Работа может занять один день, неделю или месяц. Стоимость услуги - от 3,9 до 4,5 тысяч рублей в день за одного специалиста, в зависимости от требуемого количества сотрудников и рабочих дней. Для определения стоимости этой услуги мы учитывали средние зарплаты делопроизводителей, архивариусов и помощников бухгалтеров на рынке труда, заложив себе определённую прибыль. У нас уже заключены абонентские договоры с крупными заказчиками. 

Мы считаем это направление перспективным. Услуга «Временный помощник» разовая, но она может вывести нас на абонентское обслуживание клиентов. В кризис бизнес, конечно, экономит, но в 2021 году мы ожидаем высокий спрос на эту услугу. В 2020 году мы заработали на ней около 1,7 млн. рублей – чуть более 6% от общего оборота. Ставим себе задачу на этот год довести число клиентов до 20-30, а выручку от «Временного помощника» увеличить до 5-7 млн. рублей в год.

Основная проблема нашего бизнеса – в невысокой популярности услуги по архивированию документов на российском рынке. В нашей стране лишь очень маленький процент организаций передаёт ведение архива на аутсорсинг. Этот показатель гораздо меньше, чем во многих других странах. 

Люди боятся передавать кому-то документы на хранение или считают, что они «всегда должны быть под рукой». Это стереотип, с которым мы боремся. Мы рекомендуем клиентам самые важные документы оставлять у себя, чтобы им было спокойнее. А менее важные документы, тем более вышедшие из активного обращения, можно передать на внешнее хранение и обслуживание. 

Что дальше
За последние десять лет на нашем рынке значительно усилилась конкуренция. Появились компании, сопоставимые по масштабу с нами, а также много маленьких компаний и индивидуальных предпринимателей. Правда, некоторые из них исчезают после непродолжительного периода работы. 

Мы не собираемся любой ценой становиться «номером один» на рынке, бросив все свои силы на погоню за лидерами. Нам более интересен стабильный, постепенно растущий бизнес, прибыль от которого мы могли бы вкладывать в развитие компании, новые услуги и улучшение сервиса.

Мы хотим повышать грамотность клиентов в области учёта и использования бумажных и электронных документов. В конечном счёте, документы – это самая важная информация. И от того, какого качества эта информация и в каком виде она хранится, иногда зависит эффективность всего бизнеса. 

Одно из направлений развития «Первой архивной компании» на ближайшие три года связано с расширением спектра услуг и переводом их из разовых в постоянные. Мы продолжаем думать над новыми решениями для клиентов – ищем, в чём мы можем быть полезными для них. Также постепенно выводим на рынок услугу по оцифровке документов и созданию электронных архивов. Это тренд как минимум последних 5-7 лет. 
В дальнейшем планируем привлечь инвестиции для строительства собственного архивного хранилища. Хотим создать необходимые мощности и для уничтожения документов – закупить промышленные шрёдеры и другое оборудование. Пока эту услугу мы оказываем как посредники, но хочется работать напрямую с клиентами по этому направлению.

Источник: Biz360.ru