Ведение архива ИП

В вопросе о хранении документов важно сохранение информации, содержащейся в этих документах, которая сможет обезопасить ИП, защитить его финансы и обеспечить личный покой и уверенность в завтрашнем дне, исключив ненужные риски.

Сведения о движении средств, поступлениях и оплатах ИП, которые в электронном виде передаются им в налоговые органы, в органы Пенсионного фонда России и др., безусловно, значительно облегчают работу с отчётностью, но в таком случае все эти документы уже не принадлежат их владельцу, а находятся на хранении на серверах принимающих их органов и учреждений.

Создать себе комфорт в работе с финансовыми и отчетными процессами ИП может, сохраняя в электронном виде (или на бумаге) документ, фиксирующий факт оплаты. Бумажный носитель продолжает оставаться основным при создании документов ("бумагу никто не отменял"), бумага традиционный материал для сохранения необходимой информации. Поэтому рекомендуем быть бережными при хранении именно в бумажном виде документов постоянного или долговременного хранения: свидетельств о постановке или снятии с учета в налоговых органах, документах с расчетами взносов, начислений заработной платы.

В основном все бухгалтерские документы, документирующие различные выплаты и движение денежных средств, имеют небольшой срок хранения до 5-6 лет. Чек оплаты, как и все первичные бухгалтерские документы, должен храниться 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу(статья 277 по Перечню 2019). Будет надежнее, если все чеки оплат будут выводиться на бумаге и сохраняться определенное в Перечне 2019 г. время. Книги учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, должны храниться 5 лет (статья 318 по Перечню 2019).

Справка о доходах и суммах налога физического лица имеют пятилетний срок хранения (статья 312 по Перечню 2019). При отсутствии же лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы срок хранения увеличивается до 50 (для документов, созданных с 01.01.2003) и 75 лет (для документов, созданных до 01.01.2003). Такой же максимально долгий срок хранения (50/75 лет) имеют годовые и квартальные расчеты по страховым взносам (статья 308 по Перечню 2019).

Налоговые декларации (расчеты) индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов по 2002 год включительно должны храниться 75 лет, для более поздних деклараций срок хранения 5 лет (статья 310 по Перечню 2019).

Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии учета хранятся до минования надобности (статья 24 по Перечню 2019). Советуем хранить их максимально долго.
При возникновении судебных разбирательств в руках у ИП должны быть все заверенные документы, позволяющие ему защитить свои интересы и свои финансы.

Вопрос о хранении электронных документов - новая для нас реальность, он заставляет взглянуть на задачу сохранения документов иначе. Хранить/не хранить это вопрос безопасности ИП. Постарайтесь взглянуть на эту проблему внимательнее. Риск несохранения документов один из важнейших. Не торопитесь избавляться от документов, срок хранения которых еще не вышел.