После того, как дела сформированы их тоже нужно систематизировать. Для этого составляется опись – по сути, справочник, в котором все дела учтены и приводится их содержание, что облегчает поиск отдельных папок и документов при необходимости. Одну опись на все дела составить не получится. Правила организации хранения, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года, предписывают отдельно описывать разные категории дел. Поэтому существует несколько основных видов архивной описи:
• Для дел постоянного хранения;
• Для дел временного хранения
• Для дел по личному составу (причем внутри есть разновидности – нужно отдельно описывать дела с документами по лицевым счетам персонала, личным делам уволенных сотрудников, приказы по личному составу и др.).
• Для дел, характерных для конкретной организации, например, с документами по судебным решениям.
• Для дел, в которые объединены электронные документы
Сама по себе опись представляет собой табличку с указанием номера и индекса дела, его заголовка (чтобы было понятно содержание), периода действия содержащихся в нем документов и количества листов. Также при необходимости отмечается, к какому подразделению организации относится описываемое дело. В табличке должна быть и раздел «Примечания» для отметок, например, о приеме или передаче дел. В конце описи прописью и цифрами указывается количество дел, особенности их нумерации (наличие или отсутствие пропущенных номеров), а также номера первого и последнего дела. К уже готовой описи нужно приложить титульный лист с названием и номером фонда, названием архива, где будут хранится дела, номером и названием описи (там отмечается, документы какой категории содержатся в деле – постоянного, временного хранения и т.п.), датами первого и последнего дела.