Внеофисное хранение с предварительным упорядочением документов

для ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (Ру)»

О клиенте

Cainiao – это логистическая компания, основанная в 2013 году Alibaba Group. В 2023 году более 90% всех отправлений из AliExpress осуществляется через эту службу доставки.

Задача

У клиента скопилось более 100 коробок с беспорядочно хранившейся документацией. Сотрудникам было неудобно работать с делами в таком формате.
Требовалось, чтобы каждый документ в архиве был учтен и правильно оформлен. А после – передан на внеофисное хранение и обслуживание.

Сложность:
Нужно было проверить правильность оформления каждого листа в 100 коробах. По предварительным расчетам обработка выходила в десятки раз дороже стандартного бюджета по приему коробов без упорядочивания.

Решение

Мы предложили оптимальный способ, как провести все работы с минимальными затратами.
Направили архивиста в офис Заказчика и провели бесплатный тестовый день. По итогам дня проанализировали трудозатраты и нашли способ, как ускорить работу.

Дальше работали по бизнес-процессу:

Систематизировали документы.
Упаковали их в файловые коробки, подписали и приклеили штрих-коды.
Сделали краткий реестр по документам и папкам.
Упаковали в коробки и приняли их на хранение.

Результат

Документация передана в Центр хранения и управления документами за минимальный бюджет. Вся информация удобно структурирована по годам, видам и типам. Клиент видит полную картину имеющейся у компании документации. А сотрудникам не нужно искать среди множества коробов нужную папку: мы отправляем скан документа в течение 2 часов, а оригинал – в течение дня.

Начните с бесплатной профессиональной
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.