Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
КЕЙСЫ
← Все кейсы
Внеофисное хранение с предварительным упорядочением документов
для ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (Ру)»
О клиенте
Cainiao – это логистическая компания, основанная в 2013 году Alibaba Group. В 2023 году более 90% всех отправлений из AliExpress осуществляется через эту службу доставки.
Задача
У клиента скопилось более 100 коробок с беспорядочно хранившейся документацией. Сотрудникам было неудобно работать с делами в таком формате.
Требовалось, чтобы каждый документ в архиве был учтен и правильно оформлен. А после – передан на внеофисное хранение и обслуживание.
Сложность:
Нужно было проверить правильность оформления каждого листа в 100 коробах. По предварительным расчетам обработка выходила в десятки раз дороже стандартного бюджета по приему коробов без упорядочивания.
Требовалось, чтобы каждый документ в архиве был учтен и правильно оформлен. А после – передан на внеофисное хранение и обслуживание.
Сложность:
Нужно было проверить правильность оформления каждого листа в 100 коробах. По предварительным расчетам обработка выходила в десятки раз дороже стандартного бюджета по приему коробов без упорядочивания.
Решение
Мы предложили оптимальный способ, как провести все работы с минимальными затратами.
Направили архивиста в офис Заказчика и провели бесплатный тестовый день. По итогам дня проанализировали трудозатраты и нашли способ, как ускорить работу.
Дальше работали по бизнес-процессу:
Направили архивиста в офис Заказчика и провели бесплатный тестовый день. По итогам дня проанализировали трудозатраты и нашли способ, как ускорить работу.
Дальше работали по бизнес-процессу:
- Систематизировали документы.
- Упаковали их в файловые коробки, подписали и приклеили штрих-коды.
- Сделали краткий реестр по документам и папкам.
- Упаковали в коробки и приняли их на хранение.
Результат
Документация передана в Центр хранения и управления документами за минимальный бюджет. Вся информация удобно структурирована по годам, видам и типам. Клиент видит полную картину имеющейся у компании документации. А сотрудникам не нужно искать среди множества коробов нужную папку: мы отправляем скан документа в течение 2 часов, а оригинал – в течение дня.
Начните с бесплатной профессиональной
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела
консультации по вопросам делопроизводства
и архивного дела
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.