Архивная обработка

Упорядочить документы компании. Более 300 дел хранились в папках и связках, еще 600 с истекшим сроком хранения оставались во внутреннем архиве.

Сложность:
Мы столкнулись сразу с несколькими трудностями:

1. Ограниченный бюджет – на треть меньше, чем стандартный;
2. Короткий срок на выполнение работ: обычно на такой объем планируется три месяца, а клиент хотел получить результаты через два;
3. Разные требования отделов компании к хранению документов.

Мы учли все требования заказчика в бизнес-процессе:

1. Тщательно распланировали бюджет и расписали объем работы на каждую неделю. Это было необходимо для того, чтобы сделать все необходимое для достижения результата и не выйти за рамки оговоренной стоимости. Заказчику еженедельно предоставляли данные о фактически выполненных работах и потраченных деньгах.
2. Выделили команду сотрудников на проект. Параллельное выполнение задач значительно ускорило архивную обработку. При этом мы строго следовали промежуточным дедлайнам, выполняя необходимый объем работы в течение недели.
3. Мы учли индивидуальные потребности отделов. Перед началом работы с документацией узнали о требованиях к оформлению и систематизации у руководства. Если в процессе возникали спорные моменты – согласовывали с руководителем подразделения.

В остальном следовали стандартной процедуре архивной обработки. Провели экспертизу ценности, полистно проверили выделенные на хранение документы, систематизировали и подшили в дела.
Составили опись для удобства поиска необходимой информации.

Выделенные для уничтожения документы упаковали в короба и вывезли для утилизации на промышленном шредере.