Электронный архив документов: виды и как его сформировать в организации

Дата публикации: 11 сентября 2025

Электронный архив документов формируется двумя путями. Первый – сканированием дел на бумажной основе, заверенных подписью и печатью (при условии, что бланк создан обычным способом печати на персональном компьютере, а не типографским способом и не имеет своего валового номера). Второй способ – это "захват" электронного документа (ЭД) из системы электронного документооборота (СЭД), где он создан только в электронном виде и заверен электронной подписью. Второй способ возможен только для государственных органов власти. Иными словами, получение ЭД называется оцифровкой.

Заголовки электронных дел заносятся в номенклатуру дел организации вместе с бумажными, но в графе "Примечание" делается отметка о том, на каком носителе сохранено дело. Сроки хранения электронных дел такие же, как у созданных на бумаге. Дальнейшая работа по ведению электронного архива документов соответствует работе с бумажным: экспертиза ценности дел, описание и учет. При экспертизе ценности ЭД необходимо обратить внимание на воспроизводимость электронного носителя.

Оцифровка дел производится планетарными бесконтактными сканерами или цифровыми фотоаппаратами. Результат работы переносится за оптические диски, носители ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3, RAID-массив. Чтение производится с помощью компьютеров с мониторами диагональю не менее 19 дюймов или карт памяти. Профессиональные сканеры не требуют внешнего освещения, что позволяет объекту сканирования не накапливать лишний свет.

На ЭД составляются самостоятельные описи и акты на уничтожение дел. Единицей хранения может быть не только электронное дело, но и отдельный ЭД. Если к бумажному делу приложен ЭД на электронном носителе, то он изымается из дела и вносятся в опись как отдельная единица.

Если для бумажного дела сведения о нем записываются на его обложке, то у ЭД – это метаданные. Метаданные – сведения об ЭД, которые позволяют автоматически находить ЭД в системе хранения; контекст создания, содержание, носитель.
Электронный носитель маркируется и передается на хранение. Создаются вкладыши к внешним носителям (дискам CD-R, DVD-R), где каждый носитель имеет свой валовой номер, дата оцифровки, дата записи на диск, количество файлов, объем файлов (Мб), тип диска (подлинник ЭД или копия), полный список названий файлов. Подлинник называется мастер-копией.

Создание электронного архива документов решает одновременно несколько задач: вопросы сохранности, оперативного управления, доступности, удобного использования даже на удаленном расстоянии. Фонд из ЭД должен иметь копии, которые и будут в реальности использоваться потребителями, для чего отдельно формируется страховой фонд и фонд из копий. Электронный фонд может быть создан на все документы организации или только на наиболее значимые и часто используемые. Допускается создание электронного фонда организации силами специальной архивной компании с заключением договора на условиях аутсорсинга. Оцифровка требует временных, трудовых и финансовых затрат.