Электронный архив медицинского учреждения: новые требования с 2026 года

Электронный документ (ЭД) — это либо скан бумажного документа в формате PDF, либо документ, изначально созданный в цифровом виде. Хранить электронные документы можно:

• на электронных носителях,
• в облачном хранилище,
• в локальной медицинской информационной системе (МИС).

Важно: сроки хранения ЭД полностью совпадают со сроками хранения бумажных аналогов. При этом не требуется переводить в бумажный формат документы с временным сроком хранения, изначально созданные в электронном виде.
Если дело изначально велось на бумаге, а сопутствующие документы созданы в электронном виде — бумажные материалы сканируются и присоединяются к общему массиву ЭМД в информационной системе.

Новый порядок устанавливает единые правила для клиник и фармацевтических организаций при работе с электронной медицинской документацией:

1. Без дублирования на бумаге. Электронные документы в большинстве случаев не требуют бумажной копии.

2. Единое хранение в ЕГСЗ. ЭМД создаётся, подписывается, регистрируется и хранится в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГСЗ).

3. Внутренние регламенты клиники. Приказом главного врача утверждаются:

• перечень ЭМД, создающихся в клинике или поступающих в нее;
• перечень используемых медицинских информационных систем;
• порядок доступа сотрудников к ЭМД;
• порядок наделения сотрудников правом подписи ЭМД;
• порядок предоставления ЭМД в страховую компанию.

4. Электронные подписи. Медицинские карты пациентов заполняются в электронном виде и заверяются квалифицированной электронной подписью.

5. История изменений. При редактировании документа информационная система сохраняет все версии, включая электронные подписи в составе метаданных.

6. Выдача по запросу. По запросу пациента или сторонней организации ЭМД может быть распечатан и заверен «живой» подписью. Срок выдачи бумажной копии — не более 10 дней.

Современные МИС поддерживают функцию capture — автоматический захват документов с постоянным и долговременным сроком хранения и формирование из них архива клиники. Это позволяет исключить ручную работу и систематизировать документооборот без участия сотрудников.

Качество электронного архива напрямую зависит от правильно заполненных метаданных — описательной части каждого документа: его внешнего носителя, структуры папок и файлов. Без корректных метаданных поиск и идентификация документов в архиве становятся крайне затруднёнными.

Для ЭМД существуют три формы описи:

• Опись дел постоянного хранения;
• Опись дел долговременного хранения (10 лет и более);
• Опись дел по личному составу (кадровые дела и дела по начислению зарплаты).

В отличие от бумажных описей, электронная опись включает не только заголовок дела (например, «Приказы по личному составу»), но и заголовок каждого отдельного документа, объём файла в байтах, дату и время последнего изменения. Описи должны формироваться автоматически в МИС.

Полный переход медицинских организаций на хранение ЭМД в информационных системах только начинается, и большинство клиник находятся на стадии первичного понимания процессов. Тем не менее ранний старт даёт преимущество: организации, которые уже сейчас выстраивают электронный архив медицинской организации по всем правилам, окажутся готовы к требованиям регулятора раньше конкурентов.

Практический чеклист для клиники:

• Назначить ответственного за электронный документооборот
• Выбрать или обновить МИС с поддержкой ЕГСЗ и функцией capture
• Утвердить приказом главного врача все необходимые внутренние регламенты
• Настроить автоматическое формирование описей ЭМД
• Обучить сотрудников работе с электронными подписями
• Проверить соответствие сроков хранения ЭМД действующим нормативам