Гибридный архив клиники: совмещение бумажных и электронных медкарт

Сегодня большинство медицинских организаций формируют документы через медицинские информационные системы (МИС), где записи создаются и сохраняются в электронном виде. Это ускоряет доступ к результатам обследований, в том числе дистанционно, и постепенно вытесняет привычное бумажное делопроизводство. Ключевое нововведение нового порядка — возможность вести документацию только в электронном виде без бумажного дубликата, если пациент или его представитель не подали отдельное заявление.

Не все дела можно перевести в электронный вид без ограничений. Дела постоянного хранения остаются на бумажном носителе — конкретный перечень закреплён приказом Минздрава от 03.08.2023 № 408; электронные копии таких документов используются только для быстрого поиска и удобства работы.

Отдельная категория — дела по личному составу (кадровые документы), которые также требуют бумажного носителя независимо от срока хранения.

Документы временного хранения делятся на два блока: кратковременные (от 1 до 10 лет) и долговременные (от 10 до 75 лет). Медицинские карты пациентов относятся к долговременным делам, и для них закон устанавливает разные сроки в зависимости от носителя:

• на бумаге — 25 лет;
• в МИС — 50 лет;
• в отдельных случаях, значимых для дальнейшего изучения, — постоянно.

На практике клиники редко полностью отказываются от бумажных карт: записи из МИС нередко распечатывают и подшивают в дело. По новым правилам с 1 сентября 2026 года бумажный документ формируется только по просьбе пациента или его представителя — и в этом случае обязательно заверяется живой печатью медицинской организации.

Если карта пациента изначально была бумажной, а затем перешла в электронный формат, все её листы необходимо отсканировать и присоединить к ЭМК именно в таком виде. Вносить в бумажную копию ЭМК рукописные корректирующие записи нельзя — подписывать копию должен уполномоченный медицинский работник. Электронные документы, в свою очередь, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью врача, а при необходимости печати организации — дополнительно подписью руководителя учреждения.

Документы со сроком хранения от 1 до 10 лет можно вести исключительно в электронном виде — при условии соблюдения сроков, установленных Перечнем Минздрава. Дополнительного бумажного экземпляра для таких дел закон не требует.

Гибридная модель документооборота — не временное явление, а закреплённая на нормативном уровне практика: даже полный переход клиники на МИС не исключает необходимости хранить часть дел на бумажном носителе. Правильно выстроенный архив избавляет клинику от рисков при проверках и упрощает передачу документов при реорганизации или ликвидации.