Хранение адвокатского производства: сроки, правила и защита адвокатской тайны

Адвокатское производство, или адвокатское досье, — это систематизированный комплект материалов по делу доверителя. В него входят документы и записи, которые адвокат собирает и создаёт при оказании юридической помощи: копии процессуальных документов, переписка, запросы и ответы на них, жалобы, ходатайства, выписки, протокольные записи, правовая аналитика и другие материалы.

Адвокатское производство формируется с момента принятия поручения. Материалы размещаются в отдельной папке, нескольких папках или электронных файлах, в зависимости от объёма и особенностей дела.

На лицевой стороне папки рекомендуется указать:

На внутренней стороне папки размещают опись материалов. Здесь же в хронологическом порядке можно фиксировать действия по выполнению поручения и их результаты.

Адвокатское производство рекомендуется вести на бумажных носителях, однако Методические рекомендации ФПА РФ допускают и цифровой формат. Электронное досье удобно при большом объёме материалов, но требует дополнительных мер защиты: резервного копирования, ограничения доступа, использования паролей и шифрования.

Материалы каждого доверителя следует хранить отдельно. Бумажные досье размещают в сейфах или архивных шкафах, исключающих доступ посторонних. На папке рекомендуется указать, что содержащиеся в ней сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну.

После выполнения условий соглашения и завершения работы досье передают в архив адвокатского образования. Место и порядок хранения должны обеспечивать сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений.

В Перечне типовых управленческих архивных документов 2019 года нет отдельного заголовка «адвокатское производство», поэтому при определении срока хранения адвокатского досье следует учитывать Методические рекомендации по ведению адвокатского производства, утверждённые Советом ФПА РФ 21 июня 2010 года и дополненные 28 сентября 2016 года.

Согласно этим рекомендациям, адвокатское производство необходимо хранить не менее трёх лет с момента выполнения условий соглашения. Конкретный порядок хранения определяет адвокат или адвокатское образование.

Три года — это минимальный рекомендуемый срок, а не обязательный момент уничтожения досье. Адвокат или адвокатское образование могут установить более длительный срок с учётом особенностей дела, возможных претензий доверителя и внутренних правил делопроизводства. В профессиональной практике встречается рекомендация хранить отдельные производства пять лет и более.

При этом окончание срока хранения документов не прекращает обязанность сохранять адвокатскую тайну. Срок сохранения профессиональной тайны не ограничен во времени, поэтому уничтожение досье также должно исключать восстановление и разглашение конфиденциальной информации.

Федеральное архивное агентство подготовило проект нового Перечня типовых документов со сроками хранения. В проекте выделен раздел «Адвокатская деятельность», а для дел адвокатского производства предлагается установить срок хранения 10 лет после окончания действия договора, соглашения или прекращения обязательств по ним.

Важно: пока новый Перечень не утверждён и не вступил в силу, десятилетний срок следует рассматривать как рекомендацию, а не как действующее требование. При организации хранения необходимо руководствоваться действующими нормативными документами, рекомендациями ФПА РФ и правилами конкретного адвокатского образования.