Хранение документации в 2025 году сроки, правила, системы и учет

Дата публикации: 7 августа 2025

Хранение документации в 2025 году соответствует правилам и требованиям нормативных документов Российской Федерации. Источником информации в этой части архивного дела служит Федеральное архивное агентство. На сегодняшний день в своей работе по ведению архива организации должны руководствоваться Правилами 2023 года (https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtmlhttps://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml) и Инструкцией по делопроизводству (http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdfhttp://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf). Имеется любопытное обновление в законодательной архивной сфере, произошедшее в 2025 году, это Постановление Правительства РФ о возможности (условиях, оплате) использовать архивные документы удаленно, при помощи программ, куда выкладываются сканы архивных документов государственными и муниципальными архивами
(http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202507020013).

Хранение документации в 2025 году нужно производить, обращаясь к Перечню 2019 года, в котором указаны сроки хранения всех видов типовой управленческой документации (https://archives.gov.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtmlhttps://archives.gov.ru/documents/2019-perechen-typdocs-organization.shtml). Имеется Перечень научно-технической документации 2021 года (https://archives.gov.ru/sites/default/files/2021-perechen-typdocs-ntd.pdf), а также специализированные перечни различных министерств и ведомств (см. сайт ФАА).

В 2025 году можно подвергнуть уничтожению дела временного срока по следующему принципу:

• если документ имеет срок 1 год, то можно уничтожить дела за 2023 год и ранее;
• если документ имеет срок 3 года, то – за 2021 год и ранее;
• если документ имеет срок 5 лет, то – за 2019 год и ранее.

В работе по уничтожению дел крайне важно обращать внимание на ту графу любого Перечня под названием "Примечания", где содержатся особые условия к сроку жизни документа. Например, проведена ли финансовая проверка за этот год или окончен ли срок договора.

Дела постоянного хранения с момента окончания календарного года считаются архивными, то есть уже в следующем году за годом их создания эти дела можно вносить в опись. Работа по писанию дела начинается с подшивки и оформления обложки. Таким образом дела учитываются и контролируется их наличие. Кроме того в этом году можно создать описи дел по личному составу за 2024 год и ранее, сюда входят кадровые документы и ведомости по зарплате (50/75 лет).

Новшеством в хранении документации в 2025 году можно назвать тот факт, что теперь нужно учиться сохранять, описывать и учитывать электронные документы, находить архивные документы на удалении. На удалении можно работать и с документами вашей организации, если вы доверите их на аутсорсинг Первой архивной компании.