Как правильно вести архив документов в организации (для новичков)

Дата публикации: 17 августа 2025

Прежде чем понять, как правильно вести архив документов в организации, для него необходимо подготовить помещение. Оно должно быть чистым от пыли, насекомых, сухим, достаточно освещенным, безопасным от пожара и в отношении доступности. Площадь под хранилище рассчитывается так: на одном квадратном метре приблизительно 400 дел. Под хранение архивных дел лучше использовать металлические стеллажи.

Каждый документ имеет свой срок хранения: постоянный, долговременный, кратковременный. Сроки хранения можно найти в специальных перечнях. Для того, чтобы не заглядывать в многостраничные перечни всякий раз, правильнее будет составить номенклатуру дел, куда войдут все заголовки дел, которые создаются в вашей организации. Заголовки дел из номенклатуры должны быть перенесены на обложки дел. От этого зависит сохранность дел. Дела, которые должны храниться долго и бухгалтерские бумаги, прошиваются нитками, остальные можно хранить в скоросшивателях. Правильным и удобным для работы и дальнейшего хранение будет подшивать дела раз в год.

Дела временные могут храниться и передаваться на уничтожение по месту их создания без передачи в архив. Если будет принято решение передавать их на архивное хранение, то дела должны передаваться не позднее чем через 3 года, как и постоянные дела.

Постоянные дела хранятся в одном экземпляре оригинала. На них составляется опись. Отдельные описи составляются на дела по личному составу (кадровые и зарплатные), на личные дела сотрудников, на техническую документацию и электронные документы. При ликвидации организации, ее дела постоянного хранения уничтожаются, а дела по личному составу передаются в государственное архивное учреждение.

Чтобы знать, как правильно вести архив документов в организации, создайте и утвердите руководителем свое положение об архиве по образцу, который выложен на сайте Федерального архивного агентства. А также положение об экспертной комиссии, в задачи которой будет входить в основном вопросы о сроках хранения дел, созданных или поступивших. Одной из функций комиссии является согласование актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых окончены. Комиссия состоит из архивариуса (или лица, на которого возложены эти обязанности) и специалистов ведущих отделов.

Хранятся дела с соблюдением определенных правил, например, исключается их хранение на полу, дела должны храниться в коробках (коробах), подшиваться в твердую обложку, запрещается использовать материалы на клею. Количество дел учитывается в описях, книге поступления и выбытия дел. Периодически проводится проверка наличия учтенных дел. Дела, сроки хранения которых истекли, своевременно выделяются и передаются на уничтожение. Всё это позволяет не переполнять архивохранилище.

На основе архивных данных выдаются архивные справки, копии и выписки. Оригиналы выдаются только судебным органам и сотрудникам отделов на определенное время.

Архивная работа требует внимания со стороны всех сотрудников и понимания,  как правильно вести архив документов в организации.