Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Архив бухгалтерии: как организовать хранение бухгалтерских документов
Дата публикации: 12 ноября 2026
Если вы готовите документы к передаче в архив, переезду или смене ответственного сотрудника, важно не просто собрать папки, а выстроить понятную систему хранения. Разберем, как распределить бухгалтерские документы по годам и контрагентам, оформить дела и составить описи, чтобы нужный договор, акт или отчет можно было быстро найти.
Определите сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерских документов определяют по Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Перечню, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Согласно статье 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Например, пятилетний срок для дела, завершенного в 2025 году, истечет 31 декабря 2030 года; отбирать такое дело к уничтожению можно не ранее 2031 года.
Для первичных учетных документов одного истечения срока недостаточно: статья 277 Перечня предусматривает также условие о проведении проверки. Перед уничтожением проведите экспертизу ценности — определите, какие документы больше не нужно хранить, и оформите акт о выделении к уничтожению.
Систематизируйте бухгалтерские документы
Возьмите номенклатуру дел бухгалтерии — утвержденный список дел с заголовками, индексами и сроками хранения. По каждой нужной позиции заведите папку для соответствующих документов. Например, для счетов-фактур и годовой отчетности понадобятся разные дела. Если номенклатуры нет, сначала составьте и утвердите ее.
- Разделите документы по видам и срокам хранения. Отдельно формируйте дела с отчетностью, первичными документами, договорами и лицевыми счетами работников. Не объединяйте в одной папке документы, которые нужно хранить разное время.
- Разложите документы по годам. Обычно дело содержит документы за один календарный год: при большом объеме заведите папки за месяцы или кварталы, внутри расположите документы по датам. Если работа по одному вопросу продолжается несколько лет, связанные документы можно собирать в переходящее дело до завершения этой работы.
- Добавьте сортировку по клиентам или контрагентам. Если бухгалтерия обслуживает несколько организаций, сначала разделите их документы, затем систематизируйте каждый комплект.
Первичные документы внутри дела удобно располагать по хронологии, договоры — по предмету или контрагентам. Лицевые счета работников группируют отдельно по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Электронные документы группируйте по организации, содержанию, периоду и сроку хранения. Для поиска используйте дату, номер и контрагента. В номенклатуре укажите, какие дела ведутся в электронном виде.
По ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» документы хранят в том виде, в котором их составили, поэтому документы, созданные в электронном виде, сохраняйте вместе с электронной подписью и сведениями, необходимыми для ее проверки. Сканы бумажных документов используйте для поиска и повседневной работы, сохраняя оригиналы весь установленный срок хранения.
Сформируйте и подпишите дела
В дело включают один экземпляр каждого документа с относящимися к нему приложениями. Черновики, копии и документы, подлежащие возврату, не подшивают.
При подготовке бумажного дела к архивному хранению по Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, учитывайте предел: не более 250 листов и не более 4 см толщины корешка. Больший объем делят на тома.
Заголовок должен соответствовать номенклатуре и фактическому содержанию: например, «Переписка с ООО „Альфа“ по расчетам за 2026 год», а не просто «Переписка». На обложке архивного дела также указывают организацию и подразделение, индекс, номер тома, даты, количество листов, срок хранения и архивный шифр.
Подшейте и пронумеруйте документы
Полное оформление требуется для дел постоянного хранения, в том числе со сроком «до ликвидации организации», и временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу. Для них:
- Удаляют файлы-вкладыши, скрепки, металлические скобы и стикеры.
- Нумеруют листы арабскими цифрами простым графитным карандашом. На текстовых документах ставьте номер в правом верхнем углу, на фотографиях, чертежах и других самостоятельных иллюстративных листах — на обороте в левом верхнем углу. Каждый том нумеруют отдельно; номера ставят на листах, а не на каждой странице.
- Составляют лист-заверитель с указанием количества листов и особенностей нумерации, подшивают его в конце дела.
- Подшивают документы в твердую обложку на четыре прокола так, чтобы текст, подписи и даты оставались читаемыми.
Лист-заверитель не входит в общую нумерацию. Листы внутренней описи, если она есть, нумеруют отдельно. Ошибки исправляют перенумерацией или литерными номерами — например, 20а и 20б.
Для дел со сроком до 10 лет включительно полный комплекс архивного оформления не обязателен. Порядок их подшивки и учета компания закрепляет во внутренних правилах с учетом специальных требований к отдельным документам.
Составьте описи
Внутренняя опись — список документов внутри одной папки. Укажите в ней названия, даты, номера документов и листы, на которых они расположены. Например, запись об акте приема-передачи позволит сразу открыть нужные листы, не просматривая все дело.
Определите в инструкции по делопроизводству, для каких бухгалтерских папок нужны внутренние описи. Используйте их прежде всего там, где сотрудники регулярно ищут отдельные документы: составлять такую опись для каждой папки не требуется.
Опись дел используют для учета папок и передачи их в архив. Каждое дело или том вносят отдельной строкой: номер, индекс, заголовок, даты, количество листов и срок хранения для временных дел. Отдельные описи составляют для дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу.
Бухгалтерия готовит описи своих дел, а ответственный за архив использует их для подготовки общих описей организации. Например, годовую отчетность включают в опись постоянного хранения, лицевые счета работников — в опись по личному составу.
Организуйте хранение и выдачу
Разместите дела в оборудованном помещении или закрывающихся шкафах, защитите от влаги, огня и постороннего доступа. Расставьте подписанные папки и короба так, чтобы их можно было найти по индексу и описи. Дела должны храниться в вертикальном положении: это позволяет быстро находить их по корешкам, не перекладывая остальные дела. Периодически сверяйте наличие дел с учетными документами.
Выдачу и возврат папок фиксируйте в журнале или другой учетной форме. При смене руководителя передача документов бухгалтерского учета обязательна по части 4 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; порядок передачи организация устанавливает самостоятельно. В этом же регламенте предусмотрите передачу дел по акту при смене главного бухгалтера или ответственного сотрудника.
Доверьте организацию бухгалтерского архива Первой архивной компании. Специалисты превратят разрозненные папки в упорядоченный архив с понятным учетом. При необходимости компания организует внеофисное хранение документов с электронным каталогом и доставкой нужных папок в офис, чтобы сотрудники бухгалтерии занимались своей работой, а не поиском среди архивных коробов.
Оставьте заявку — получите консультацию по подготовке архива бухгалтерии и расчет стоимости работ.
Оставьте заявку — получите консультацию по подготовке архива бухгалтерии и расчет стоимости работ.
Еще больше полезных материалов в нашей рассылке
Присылаем инструкции, памятки и разборы: о сроках хранения, организации архива, оцифровке и безопасном уничтожении документов
Получить таблицы со списком документов для выделения к уничтожению
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.