Хранение документов на аутсорсе

Отбор – сохранность – быстрый поиск – использование – утилизация.

Отбор документов на хранение. Первый вопрос, который возникает перед руководителем любой организации и его сотрудниками: как долго хранить дела? Здесь важно умение работать со специальными перечнями дел, где прописаны сроки их хранения. Возникают риски не сохранить документы, которые могут потребоваться в судебных и налоговых тяжбах и понести издержки.

Как правильно хранить дела? Отдельные комнаты, склады, стеллажи, системы вентиляции, пожаротушения, соблюдение температурного режима. Своевременная подшика дел, нумерация листов, составление описей требуют особых знаний и затрат рабочего времени.

Как разобраться в том массиве сохраненных дел, которые отложились в шкафах, стеллажах в организации, чтобы найти быстрый ответ на какой-то важный вопрос? Хранение архивной документации требует систематизации, создание поисковой базы.      

При помощи аутсорсинга все архивные документы организации находятся на защищенном хранении, проводится профессиональный менеджмент (быстрый поиск   дел при помощи шифров, оцифровка документов, пересылка затребованных копий владельцу в кратчайшее время). В архивную компанию можно передать дела с любым сроком хранения. Аутсорсинг включает также отслеживание года хранения и уничтожение дел с истекшими сроками. Организации не придется заниматься отбором и утилизацией временных документов.

Архивные короба имеют свои шифры, которые позволяют максимально защитить дела от постороннего взгляда. Доступ к делам имеют только сотрудники организации-фондовладельца. На основе переданных документов специалисты архивной компании могут сами составлять архивные справки социально-правового характера, чем снимут одну из задач бухгалтерии любой организации. Использование архивных документов в организации происходит при помощи доставки оригинала или онлайн.