Подготовка документов к передаче в госархив при ликвидации клиники

Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации негосударственных организаций ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт документы в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора. Но для медицинских организаций ситуация сложнее.

Главная особенность клиник — наличие медицинских карт пациентов, содержащих персональные данные. Сроки хранения таких документов установлены Приказом Минздрава РФ от 03.08.2023 № 408:

• медицинская карта пациента на бумажном носителе — 25 лет;
• медицинская карта, которая ведётся в медицинской информационной системе (МИС МО), — 50 лет.

При этом Федеральный закон № 125-ФЗ прямо запрещает сокращать или изменять в сторону уменьшения установленные сроки хранения. Уничтожать медкарты, срок хранения которых ещё не истёк, нельзя ни при каких обстоятельствах.

Доступ к медицинским документам также защищён законом. Согласно ч. 3 ст. 25 Федерального закона № 125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов».

При ликвидации медицинского учреждения передаче подлежат:

1. Документы по личному составу сотрудников: кадровые документы со сроком хранения 50 или 75 лет (в зависимости от даты создания), расчётные ведомости по заработной плате. Для медицинского персонала важно также включить документы, подтверждающие вредные условия труда, в связи с наличием льготного пенсионного обеспечения.

2. Уставные и правоустанавливающие документы: устав, положения, свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учёт. При ликвидации рекомендуем передавать их в госархив вместе с делами по личному составу.

3. Медицинские карты пациентов, если срок их хранения на момент ликвидации ещё не истёк. Эти документы относятся к временным делам и передаются особым образом (подробнее — ниже).

4. Бухгалтерские документы — дела, не прошедшие ревизию и не истёкшие по сроку хранения.

Государственные архивы нередко отказываются принимать массив дел временного срока хранения — в первую очередь медицинских карт — из-за нехватки площадей архивохранилищ. В этом случае законным выходом является коммерческий архив.

Коммерческая архивная компания вправе принять на хранение медицинские карты и другие временные дела на основании договора. Это позволяет:

• соблюсти требования законодательства о сохранности документов;
• не останавливать процедуру ликвидации из-за отказа госархива;
• передать на аутсорсинг всю работу по упорядочению, описанию и хранению архива клиники.

Коммерческие медицинские учреждения, как правило, не входят в список источников комплектования государственных или муниципальных архивов, однако вправе стать таким источником, заключив соответствующий договор с архивом.

Шаг 1. Выделение дел по личному составу
Отберите из общего массива кадровые документы (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, трудовые договоры) и расчётные ведомости по заработной плате со сроком хранения 50/75 лет. Для медперсонала — добавьте документы о вредных условиях труда.

Шаг 2. Составление описей дел по личному составу
Описи дел по личному составу и описи личных дел составляются в трёх экземплярах. Перед передачей дела подшиваются, на обложках оформляются заголовки, все листы нумеруются.

Шаг 3. Выделение дел временного срока хранения
Определите объём временных дел: бухгалтерских документов с неистёкшим сроком хранения и медицинских карт пациентов.

Шаг 4. Подготовка документов для архива
Составьте описи на медицинские карты в произвольной форме, в алфавитном порядке. Для временных дел составьте акты приёма-передачи.

Шаг 5. Обращение в государственный архив
Направьте письменное заявление в государственный или муниципальный архив с просьбой о передаче дел по личному составу. По итогам переговоров заключите договор на хранение документов — это обязательное условие, установленное ч. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

Если госархив отказывает в приёме медицинских карт, заключите договор с коммерческой архивной компанией, которая примет их на ответственное хранение.

Игнорировать архивное законодательство при ликвидации рискованно. Согласно ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ, граждане, должностные и юридические лица, нарушающие законодательство об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. По ст. 13.25 КоАП РФ штраф для юридических лиц составляет от 200 000 до 300 000 рублей.

Передача документов при ликвидации медицинской клиники требует внимательного подхода и знания отраслевого законодательства. Ключевые отличия от обычной ликвидации — это необходимость сохранить медицинские карты пациентов и обеспечить защиту их персональных данных в соответствии с ч. 3 ст. 25 ФЗ-125 на срок до 75 лет. Если вы не уверены, с чего начать, профессиональная архивная компания возьмёт на себя весь цикл работ: от экспертизы ценности документов до их передачи в архив.