Чек-лист архива клиники: 10 обязательных пунктов

Прежде чем проверять остальные пункты — убедитесь, что приказом руководителя назначен архивариус или ответственное лицо за ведение архива с доплатой к основной зарплате.

Без закреплённой ответственности все остальные меры теряют смысл. Если в архив может зайти любой сотрудник и «поискать что-то» — как в известном сериале «Интерны» — порядка не будет никогда.

1. Условия хранения
В помещении архива должна быть вентиляция, отсутствовать влага. Дела размещены на стеллажах в связках или архивных коробах. Влажная уборка проводится своевременно.

2. Плановый приём документов
Разработайте и соблюдайте график приёма дел в архив, согласованный со всеми отделами и отделениями клиники. Стихийная сдача документов недопустима.

3. Систематизация по подразделениям
Дела каждого структурного подразделения хранятся на закреплённых за ним стеллажах с запасом места для будущих поступлений. Стеллажи должны быть промаркированы и иметь указатели.

4. Обязательные нормативные документы
В архиве должны быть заведены:

• Положение об архиве
• Положение об экспертной комиссии
• Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу
• Описи личных дел сотрудников
• Акты о выделении к уничтожению дел временного хранения
• Акты проверок наличия дел в архиве
• Акты о постановке на учёт необнаруженных и утерянных дел
• Акты приёма-передачи дел от отделений в архив клиники

5. Физическое состояние дел
Дела постоянного хранения и хранения сроком более 10 лет должны быть подшиты в твёрдую обложку, листы пронумерованы, в конце каждого дела — заверительный лист.

6. Оформление обложек
На обложке каждого дела без сокращений указываются: название клиники, название структурного подразделения, заголовок дела, дата/даты дела, количество листов и срок хранения.

7. Применение актуального перечня сроков хранения
С 2023 года при установлении сроков хранения дел медицинские организации обязаны руководствоваться Перечнем документов Минздрава России, утверждённым приказом от 03.08.2023. Найти документ можно на сайте Росархива в разделе «Перечни документов».

8. Своевременное уничтожение дел с истёкшими сроками
Дела временного хранения с периодичностью раз в год выделяются к уничтожению. Обязательно наличие актов с отметками об утилизации.

9. Описи медицинских и амбулаторных карт
На медицинские карты составляются описи временных дел. На амбулаторные карты — описи дел по алфавитной структуре.

10. Техническое оснащение и безопасность
Архив должен быть оборудован:

• металлическими стеллажами
• огнетушителями
• вентиляцией и достаточным освещением
• металлическими решётками на окнах и металлической дверью
• противопожарной и охранной сигнализацией

Распечатайте этот список и пройдитесь по каждому пункту вместе с ответственным за архив. Пункты, по которым выявлены нарушения, фиксируйте и устраняйте в рамках плана мероприятий.

Регулярный аудит архива — это не разовая акция, а часть системы управления документами клиники. Начните с назначения ответственного, и дальше всё пойдёт значительно проще.