Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Правила по отбору и оформлению документов к уничтожению
Уничтожить документы организации можно лишь после того, как закончились сроки их хранения. Срок хранения документа можно найти в Перечне 2019. Если в организации имеется своя утвержденная руководителем номенклатура дел, то проще работать с ней при определении сроков хранения дел. Качественно сделанная номенклатура дел заметно облегчает работу экспертной комиссии (далее - ЭК), а значит, работу по сохранению нужных и несохранению ненужных документов.
Итак, попробуем разделить весь процесс по уничтожению дел организации на этапы:
- создание экспертной комиссии из 2-5 сотрудников организации (комиссия должна быть, без ее решений нельзя выделять дела к уничтожению);
- ЭК принимает решение об обработке документов организации за прошедший год. Выделяются дела постоянного и долговременного хранения, на них составляются описи. Выделяются дела с истекшими сроками хранения. Необходимо обратить внимание на документы с пометкой ЭПК (см. Перечень 2019). Хотя они и временные, но они могут еще пригодиться, и тогда ЭК принимает решение хранить их еще какое-то время. Заседания комиссии протоколируются, создаются решения;
- после того, как составлены описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу (возможно, описи личных дел), оставшийся массив временных дел выделяется к уничтожению;
- не забываем обратить внимание на временные дела с пометками «При условии завершения проверки (ревизии)», После истечения срока договора», «До минования надобности», «До замены новыми» и др.
- на все временные дела организации, срок хранения которых истек, и по которым принято решение ЭК, составляется акт. Полное название такого акта – «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Акт включает в себя таблицу: номер по порядку, заголовки дел, крайние даты (год), номера описей (если на дела имеются описи); индекс дела по номенклатуре дел; количество дел; сроки хранения и номера статей по Перечню 2019; примечания. Каждое структурное подразделение может составить свою таблицу к акту. Акт подписывается членами ЭК и утверждается руководителем организации после составления описей дел постоянного хранения и дел по личному составу;
- после того, как акт завизирован руководителем организации, можно передавать дела на физическое уничтожение. После уничтожения дел в акт ставится пометка об их утилизации (дата, способ, подпись ответственного лица). Ответственное лицо в данном случае – это председатель или секретарь ЭК. Пометка о способе уничтожения дел имеет такие формы: «Документы уничтожены путем механического измельчения», «Документы уничтожены путем сожжения».
Получить таблицы со списком документов для выделения к уничтожению
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.