Подготовка документов к передаче в госархив и внеофисному хранению

Подготовить и передать в государственный архив 105 дел, а остальную часть документов (42 короба) принять в Центр хранения и управления документами Первой архивной компании.

Сложность:
Обычно компании обращаются за услугой передачи в государственный архив по рекомендациям. Но СБЕР КЛАСС нашел нас в интернете. Поэтому мы выстраивали доверительные отношения с нуля.

Менеджер и архивист съездили к клиенту, познакомились с руководством, посмотрели объем работ и узнали о требованиях. На основе этого подготовили коммерческое предложение с учетом специфики клиента.

Мы консультировали по вопросам систематизации и передачи документов в архив еще до заключения договора, объясняли требования ГБУ «Мосархив».

На проект выделили команду – архивиста, переплетчика и ассистента. Наши сотрудники завершили работу за 2,5 месяца:

1. Провели экспертизу ценности и отобрали документы для передачи в архив;
2. Систематизировали документацию, сформировали архивные дела и подготовили листы-заверители;
3. Подшили дела, сделали переплет, оформили обложки и корешки;
4. Составили внутреннюю опись документов в делах;
5. Передали в госархив и получили акт сдачи-приемки.

Документы временного срока хранения вывезли в Центр хранения. Архивисты составили опись, упаковали в архивные короба и наклеили штрихкоды для внутреннего поиска. Предоставили клиенту доступ к личному кабинету для дальнейшего взаимодействия с документацией.