Специфика хранения бухгалтерской документации

Дата публикации: 28 августа 2025

Первая специфика хранения бухгалтерской документации в основном сводится к тому, что сроки хранения основного массива ее документов непродолжительные и составляют 1-6 лет. Имеются долгие сроки (50/75 лет) – это ведомости по зарплате. Имеются и постоянные сроки – это документы о финансовом планировании на год, все годовые отчеты и штатные расписания.

Вторая специфика хранения бухгалтерской документации заключается в том, что все бухгалтерские документы (и временные тоже) подшиваются нитками в обложку в течение календарного года, а не после его завершения.

Третья специфика хранения бухгалтерской документации содержится в том, что почти все временные бухгалтерские документы проходят через ревизскую проверку и не должны быть выделен к утилизации до ревизии, даже если их срок истек. 

Бухгалтерия создает самый большой объем документов в любой организации. Временные бухгалтерские документы нужно своевременно уничтожать, исключив таким образом риски утери важной информации в захламленном пространстве рабочих кабинетов или архива.

Сроки сбережения бухгалтерской документации содержатся в Перечне 2019 года, где особое внимание нужно обратить не только на сам срок, но и на те примечания, что прописаны в последней графе Перечня. Приведем несколько примеров таких примечаний. Первое – это проведение проверки (ревизии) на эти документы, а также сохранение месячных/квартальных отчетов при отсутствии годовых. Второе – документ должен храниться в течение нескольких лет после выполнения договоров, завершения выплаты задолженности, после проведения взаиморасчетов, после возмещения ущерба, в случае возникновения судебных делопроизводств и др. Таким образом срок хранения документа отсчитывается не от года его создания, а иначе.

Особая специфика бухгалтерских документов содержит в себе риски финансовых потерь. Сотрудники бухгалтерии отвечают за сохранность своих документов и не имеют право уничтожать их ранее отведенных на то сроков. Бухгалтерские документы не несут на себе статус секретности и могут быть уничтожены вместе с остальными документами.

Временные бухгалтерские документы могут храниться в самой бухгалтерии до момента выделения их к утилизации, не требуется передавать их в архив организации, но в силу того, что документов создается много, будет удобно иметь специальные архивные металлические шкафы или отдельную комнату под архив бухгалтерии. По решению руководства временные бухгалтерские документы могут быть переданы в архив организации или на аутсорсинг в архивную компанию, которая сама уничтожит их спустя определенное время.

Таким образом бухгалтерская документация имеет свою явно выраженную специфику, что выделяет ее в общем объеме управленческих документов и привлекает особое внимание к способам и условиям ее сохранения и уничтожения. Передача многочисленных бухгалтерских документов на аутсорсинг позволит не переполнять рабочее пространство организации.