Сроки хранения документов

Минимальный срок хранения документа, созданного в организации или поступившего в организацию, – один год. С этого момента и начинается отсчет жизненного цикла документа, а точнее с календарного года его рождения.

Если документ был создан в 2010 г., а срок его хранения составляет 5 лет, то уничтожить его следовало в 2016 г. Считаем: первый свой год он находится в делопроизводстве, затем прибавляем пятилетие. Документы подшиваются в дела.

По окончании времени хранения можно смело снимать дела с рабочих полок, группировать их в связки и отправлять на переработку или сжигание.

Дела постоянного и долговременного срока хранения архивируются (термин для бумажных документов) или подлежат архивации (термин для электронных документов). Документ считается архивным через год после его создания и может быть передан в архив организации.

Архив в организации может быть создан как самостоятельное подразделение (отдел) или как хранилище. Архивную работу в организации ведет архивариус как штатный специалист или любой сотрудник, на которого возложены обязанности архивариуса дополнительно от основной работы.

Архив хранит все дела организации. Отдельно от архива управленческой документации создается архив технических документов и конфиденциальных документов.

В архиве должны строго соблюдаться определенные условия для хранения бумажных/электронных носителей.

Какие документы подлежат архивированию (архивации)? В архив передаются дела постоянного или временного (от 10 лет и более) сроков хранения.

Дела временные (до 10 лет хранения) могут храниться в рабочих кабинетах организации до момента срока их хранения.

Постоянно должны храниться распорядительные документы, любые отчеты за год, годовые планы, коллективные решения, часть договоров, творческие документы. Временные документы – документы бухгалтерии, переписка и др.

Долго хранятся дела по личному составу – 50/75 лет.

В 2025 г. могут быть выделены к уничтожению следующие дела: