Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сроки хранения документов в косметологии и эстетической медицине
Дата публикации: 25 августа 2026
В косметологической и косметической (эстетической) медицине формируется собственный пакет общих и профессиональных документов, требующий системного подхода к архивному хранению.
Помимо специфических документов, характерных именно для сферы косметологии и эстетической медицины, в клинике создаётся деловая документация, свойственная любой организации. Сюда относятся:
Отдельно выделяются дела по личному составу — кадровые дела и документы по начислению заработной платы.
Помимо специфических документов, характерных именно для сферы косметологии и эстетической медицины, в клинике создаётся деловая документация, свойственная любой организации. Сюда относятся:
- правоустанавливающие документы (устав, положения о подразделениях, должностные инструкции);
- организационные документы (приказы руководителя по основной деятельности, нормативно-законодательная база, протоколы совещаний, планы, отчёты);
- финансовая и административно-хозяйственная документация.
Отдельно выделяются дела по личному составу — кадровые дела и документы по начислению заработной платы.
Нормативная база: Перечень Минздрава 2023 года
Сроки хранения управленческой документации в клинике различаются: от одного года до постоянного хранения. Дела по личному составу хранятся преимущественно 50 лет.
В 2023 году был утверждён специальный отраслевой Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (приказ Минздрава России от 03.08.2023 № 408). Этот Перечень охватывает документы всех направлений работы медицинских учреждений, включая частные клиники, и распространяется в том числе на документы ограниченного доступа.
В 2023 году был утверждён специальный отраслевой Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (приказ Минздрава России от 03.08.2023 № 408). Этот Перечень охватывает документы всех направлений работы медицинских учреждений, включая частные клиники, и распространяется в том числе на документы ограниченного доступа.
Таблица сроков хранения документов косметологической клиники
Как считать срок хранения документа
Отсчёт срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа. Например, документ, созданный в 2026 году со сроком хранения 5 лет, можно уничтожить не ранее 2032 года.
Если в графе «Примечания» указана аббревиатура ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), это означает, что решение об уничтожении документа принимается коллегиально, а не автоматически по истечении срока.
Если в графе «Примечания» указана аббревиатура ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), это означает, что решение об уничтожении документа принимается коллегиально, а не автоматически по истечении срока.
Медицинская карта пациента: базовый срок хранения
Медицинская карта пациента косметологической клиники хранится 25 лет на бумажном носителе и 50 лет — в медицинской информационной системе (МИС). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за передачей карты в архив: до этого момента карта хранится по месту создания, как правило в регистратуре, в течение пяти лет с года последней отметки.
Для клиник без медицинской лицензии (косметологические кабинеты) минимальный срок хранения карты может составлять 5 лет, тогда как учреждения с медицинской лицензией обязаны хранить документацию до 25 лет.
Для клиник без медицинской лицензии (косметологические кабинеты) минимальный срок хранения карты может составлять 5 лет, тогда как учреждения с медицинской лицензией обязаны хранить документацию до 25 лет.
Хранение фото до/после и согласий пациента
Закон «Об основах охраны здоровья граждан» 2011 года (в редакции 2026 года) регулирует институт информированного добровольного согласия, но не устанавливает прямо срок хранения фото- и видеоматериалов, создаваемых в ходе косметологических процедур. На практике эксперты рекомендуют хранить оригинал согласия на использование фото весь период его фактического использования плюс 3 года после прекращения такого использования.
Если фотографии «до/после» опубликованы на сайте клиники на бессрочной основе, срок хранения соответствующего согласия также становится бессрочным. Если пациент отзывает согласие, клиника обязана удалить фото из всех каналов в течение 30 дней. Согласие на обработку фото должно содержать цель обработки, перечень данных, срок хранения и порядок отзыва.
Если фотографии «до/после» опубликованы на сайте клиники на бессрочной основе, срок хранения соответствующего согласия также становится бессрочным. Если пациент отзывает согласие, клиника обязана удалить фото из всех каналов в течение 30 дней. Согласие на обработку фото должно содержать цель обработки, перечень данных, срок хранения и порядок отзыва.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Персональные данные пациентов, включённые в медицинскую документацию, защищены статьёй 25 закона «Об архивном деле в РФ»: доступ третьих лиц к таким документам ограничен на 75 лет с момента создания. Штрафы за нарушение правил хранения и обработки данных пациентов по статье 13.11 КоАП РФ могут достигать 75 000 рублей, а неверное определение сроков хранения медицинской карты по подзаконным актам грозит штрафом от 5 000 рублей.
Практические рекомендации для архива клиники
- Разделяйте документы по срокам хранения: временные (до 10 лет) можно держать в рабочих кабинетах, документы длительного и постоянного хранения — передавать в архив клиники.
- Проводите экспертизу ценности документов ежегодно, не уничтожайте дела только на основании истечения формального срока по Перечню без проверки примечаний (ЭПК, привязка к договору).
- Храните фотографии «до/после» на защищённых серверах с шифрованием и двухфакторной аутентификацией, ведите журнал доступа.
- Составляйте акты о выделении к уничтожению документов с истёкшим сроком хранения ежегодно, с отметками об утилизации.
- При противоречиях в сроках хранения между разными нормативными актами применяйте максимальный из указанных сроков.
Нужна помощь с организацией архива косметологической клиники? Свяжитесь с нами — мы проведём бесплатную консультацию и возьмём на себя все архивные работы.
Получить таблицы со списком документов для выделения к уничтожению
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.