Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Свой архив или хранение документов на аутсорсе: что выгоднее бизнесу
Дата публикации: 15 октября 2026
Руководители часто задаются вопросом: зачем каждый месяц платить архивной компании, если можно поставить стеллажи в подсобке и поручить документы офис-менеджеру? На первый взгляд логика понятная: счёт от подрядчика видно сразу, а расходы на собственный архив распределены по разным статьям и поэтому почти незаметны.
Но корректно сравнивать не отдельные платежи, а полную стоимость хранения документов. В нее входят помещение, оборудование, работа сотрудников, учет дел, поиск, обеспечение сохранности, контроль сроков хранения и законное уничтожение документов. Если учесть все эти расходы, аутсорсинг во многих случаях обходится бизнесу в ту же сумму, что и содержание собственного архива, или дешевле.
Разберем оба варианта с точки зрения затрат, управляемости и рисков для бизнеса.
Собственный архив и аутсорсинг: в чем разница
Собственный архив — это помещение или отдельная зона внутри компании, где организация самостоятельно хранит документы, ведет их учет, назначает ответственных сотрудников и обеспечивает необходимые условия.
Архивный аутсорсинг — передача хранения и обслуживания документов специализированной компании. Подрядчик принимает и систематизирует дела, размещает их в центре хранения, выполняет запросы на выдачу оригиналов или сканов и организует уничтожение документов после истечения установленных сроков.
Действующие правила разрешают организациям заключать договор на платное хранение архивных документов со специализированным исполнителем. При этом обязанность обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков остается у самой организации, поэтому выбирать подрядчика и закреплять условия работы в договоре нужно внимательно.
Расходы на помещение и оборудование
Свой архив. Архиву требуется место, и по мере роста бизнеса его площадь увеличивается. Сначала документы занимают несколько шкафов, затем отдельную комнату, а у крупных организаций — склад или архивохранилище.
В расчет нужно включить не только аренду квадратных метров, но и затраты на стеллажи, архивные короба, охранную и пожарную сигнализацию, вентиляцию, контроль температуры и влажности. Правила архивного хранения предъявляют требования к помещениям, оборудованию и размещению единиц хранения; недостаточно просто сложить папки в свободной комнате.
Аутсорсинг. При внеофисном хранении документы размещаются в специально оборудованном центре. Компания освобождает полезную площадь офиса и не создает собственную инфраструктуру с нуля.
В центре хранения Первой архивной компании используются круглосуточная охрана, видеонаблюдение, пожарная сигнализация и пожаротушение, поддерживается температурно-влажностный режим, а короба учитываются с помощью штрихкодов.
Затраты на персонал
Свой архив. Для ведения архива нужен специалист или сотрудник, которому официально поручены соответствующие функции. Помимо зарплаты, бизнес несет расходы на подбор, обучение, страховые взносы, отпускные и замену работника на период отсутствия.
Иногда архив передают бухгалтеру, кадровику или секретарю как дополнительную обязанность. Такая схема выглядит экономной, но на деле квалифицированный сотрудник тратит время на сортировку папок и поиск документов вместо основной работы, а архив обслуживается по остаточному принципу.
Аутсорсинг. Работу с документами выполняет команда профильных специалистов. Подрядчик сам отвечает за их подбор, обучение и замену. Отпуск или болезнь конкретного сотрудника никак не отражаются на клиенте: работа не останавливается.
Учет и поиск документов
Свой архив. Пока документов немного, нужный договор или акт можно найти вручную. С ростом архива отсутствие единой описи и понятной системы размещения приводит к долгому поиску, особенно если документ срочно требуется для суда, проверки или ответа контрагенту.
Аутсорсинг. При профессиональном хранении папки и короба описываются, маркируются и вносятся в электронный каталог. Первая архивная компания позволяет заказать через личный кабинет оригинал или скан документа, согласовать уничтожение дел с истекшими сроками хранения и оформить передачу новой партии в архив.
Соблюдение сроков хранения
Свой архив. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Порядок хранения регулируют Федеральный закон № 125-ФЗ и Правила, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; сроки для типовых управленческих документов определяет перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
У разных документов разные сроки хранения. Чтобы не хранить лишнее и не уничтожить документы раньше времени, нужно проводить экспертизу ценности, составлять описи и оформлять акты. Уничтожение до проведения экспертизы ценности запрещено.
Аутсорсинг. Специалисты архивной компании следят за изменениями требований, проводят экспертизу ценности и отбирают документы с истекшими сроками хранения. После согласования с клиентом документы уничтожают с оформлением необходимых актов. Порядок проведения работ и ответственность сторон закрепляются в договоре.
Безопасность и конфиденциальность
Свой архив. В обычной офисной комнате не всегда есть отдельная охрана, видеонаблюдение, система контроля доступа и подходящие условия хранения. Это повышает риск утраты документов из-за протечки или пожара, а бумаги с персональными данными и коммерческой информацией могут оказаться в руках посторонних.
Аутсорсинг. В центре хранения доступ к документам строго регламентирован, а ответственность подрядчика за их сохранность закрепляется в договоре. Первая архивная компания включена в реестр операторов Роскомнадзора, осуществляющих обработку персональных данных.
Скрытые расходы собственного архива
Если сравнивать только счет подрядчика и часть зарплаты ответственного сотрудника, свой архив может показаться дешевле. Для объективной оценки нужно учесть все статьи затрат:
- аренду площади, занятой документами;
- покупку стеллажей, коробов и другого оборудования;
- охранную и пожарную инфраструктуру;
- зарплату, страховые взносы, отпускные и больничные ответственного сотрудника;
- время бухгалтеров, кадровиков и юристов на работу с архивом;
- подготовку описей, актов и других учетных документов;
- вывоз и конфиденциальное уничтожение документов;
- риски утраты, повреждения и несвоевременного предоставления документов.
Удобнее сравнивать варианты по совокупной стоимости владения за год. Для этого сложите все прямые и косвенные расходы на собственный архив и сопоставьте их с предложением подрядчика при одинаковом объеме документов и наборе услуг.
Преимущества внеофисного хранения
- Быстрый стартНе нужно искать помещение, закупать оборудование и нанимать сотрудников: подрядчик может быстро принять документы в работу, в том числе в рамках срочного проекта.
- МасштабированиеОбъём хранения можно увеличить при росте компании, реорганизации или слиянии и сократить после уничтожения документов с истекшими сроками.
- Освобождение офисной площадиПомещение, занятое коробами и стеллажами, можно использовать для рабочих мест или других задач.
- Быстрый доступ к документамПо запросу компания получает оригинал или электронную копию без самостоятельного поиска по архиву.
- Фокус на основной деятельностиСотрудники и руководство перестают отвлекаться на непрофильные архивные задачи.
- Одно окноАрхивную обработку, хранение, оцифровку и конфиденциальное уничтожение документов выполняет один подрядчик.
- Профессиональная экспертизаПодрядчик использует опыт архивистов и проверенные процессы, поэтому клиенту не нужно самостоятельно разбираться во всех нюансах архивного хранения.
Когда выбрать свой архив, а когда — аутсорсинг
Собственный архив может быть рациональным решением, если документов немного, они требуются сотрудникам ежедневно, а у компании уже есть подходящее помещение, необходимое оборудование и квалифицированный ответственный специалист.
Аутсорсинг архивного хранения стоит рассмотреть, если:
- объем документов постоянно растет;
- архив занимает дорогую офисную площадь;
- нужные дела приходится долго искать;
- в штате нет архивиста;
- сотрудники регулярно отвлекаются на непрофильную работу;
- сложно контролировать сроки хранения документов.
Часто задаваемые вопросы
Да. Порядок и сроки выдачи определяются договором. Подрядчик может доставить оригинал в офис или направить скан по защищенному и согласованному каналу. В Первой архивной компании запросы на оригиналы и электронные копии оформляются через личный кабинет.
Нет, если при передаче составлена опись, каждой единице присвоен идентификатор, а все перемещения документов фиксируются. В договоре важно закрепить порядок доступа, выдачи, возврата, уничтожения документов и ответственность сторон.
Да. Специалисты принимают в работу неразобранные и несистематизированные архивы: сортируют документы, проводят экспертизу ценности, формируют дела, составляют описи и подготавливают документы к хранению.
Передайте архив профессионалам
Первая архивная компания работает с 2008 года и выполнила более 1000 проектов. Наши специалисты имеют опыт работы от 10 лет, а клиенты могут управлять архивом через собственный личный кабинет.
Мы берём на себя весь цикл работы с документами: архивную обработку, внеофисное хранение, оцифровку и законное уничтожение. Нам доверяют документы государственные организации, банки, промышленные предприятия, образовательные учреждения и крупные коммерческие компании.
Расскажите о составе и объеме архива — мы рассчитаем стоимость и предложим решение, которое освободит офисные площади и избавит вас от забот об архиве.
Получить таблицы со списком документов для выделения к уничтожению
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.
c политикой конфиденциальности.