Уничтожение документов

На первом этапе происходит отбор дел постоянного и долговременного хранения, например, приказы по основной деятельности (хранятся до ликвидации организации или постоянно в государственном архиве на основе договора) или приказы по личному составу (хранятся 50 лет в самой организации или в архивной компании).

Второй этап – это отбор дел кратковременного хранения, подлежащих утилизации. На этом этапе важно обратить внимание не только на строку из Перечня или номенклатуры о сроке хранения дела, но и на графу "Примечание". В такой графе часто встречаются отметки такого рода, как "При условии завершения проверки (ревизии)", "После истечения срока договора", "До минования надобности", "До замены новыми" и др.

Третий этап – подготовка соответствующих документов: описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, описей личных дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты составляются и подписываются членами экспертной комиссии и руководителем организации после утверждения (согласования) описей дел. Это касается документации как на бумажном, так и на электронном носителе.

Четвертый этап – передача временных дел на переработку или уничтожение при помощи шредера или сжигания. После этого на акте о выделении к уничтожению секретарем экспертной комиссии проставляется отметка, фиксирующая дату, способ утилизации и подпись ответственного лица и сформулированная так: "Документы уничтожены путем механического измельчения", "Документы уничтожены путем сожжения". Процесс утилизации конфиденциальных документов требует особого внимания и иной процедуры, производится в присутствии трех-пяти человек через шредер, образующаяся бумажная стружка сжигается.

Услуги по утилизации документов предоставляет Первая архивная компания в г. Москве.