Утилизация документов: делаем правильно

Уничтожение документов на предприятии является необходимым процессом, который способствует защите конфиденциальности информации, экономии места и охране окружающей среды. Процесс утилизации приносит целый ряд практических, экономических и даже экологических выгод, делая работу организации более эффективной и ответственной.
01.

Общая информация: почему нужно утилизировать документы

Защита конфиденциальности информации. Путем уничтожения устаревших или неиспользуемых бланков строгой отчетности (БСО) предприятие защищает себя от утечки информации и возможного ее использования злоумышленниками.
02.
Создание удобного рабочего пространства. Освобождение места на рабочих столах и в архивах. Чем меньше бумаг и документов хранится на предприятии, тем проще и удобнее локализовать нужные материалы особенно в экстренной ситуации, во время проверок, ревизий, аудита.
03.
Вклад в охрану окружающей среды. В процессе уничтожения бумаг и документов используются специальные методы переработки и утилизации, что позволяет уменьшить негативное воздействие на окружающую среду и снизить объем отходов, попадающих на свалку.
Утилизация управленческих, кадровых и бухгалтерских документов помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и защитить интересы компании. Важные моменты, почему необходимо уничтожение документов с истекшим сроком действия.

Любые документы спустя год после их создания считаются архивными.
01.

Какие сроки хранения документов указаны в законодательстве

Финансовая отчетность —1-5 лет. При этом бухгалтерская годовая отчетность хранится постоянно, при отсутствии годовой постоянно хранится квартальная и месячная.
02.
Переписка с контрагентами —5 лет.
04.
Личные данные сотрудников и клиентов — 50 или 75 лет, в зависимости от даты окончания документа (до или после 01.01.2003).
На территории России законодательством установлены сроки хранения бланков строгой отчетности, после чего в силу вступает правило уничтожения документов, срок которых истек. Документы, как и бланки строгой отчетности, имеют свои сроки хранения. Документы временного срока хранения уничтожаются. Рекомендуем производить уничтожение временных документов регулярно раз в год.

03.
Налоговые декларации — 5 лет.
06.
Документы по охране и безопасности труда — 45-75 лет.
05.
Акты сверки — 5 лет.
Указанные сроки могут быть увеличены или сокращены в зависимости от отрасли деятельности и специфики компании. Годовая отчетность и аудиторские проверки хранятся постоянно.
Чтобы случайно не допустить ошибку при уничтожении архивных документов, необходимо придерживаться отдельных условий.

Сроки хранения всех документов организации, созданных в 2024 г. и ранее (если они не переданы на хранение в государственный архив, нужно сверять с Перечнем от 20.12.2019, независимо от того, когда они были созданы. Если срок хранения бухгалтерского документа изменился с 5 лет на 6 лет, даже если он был создан в 2010 г., в соответствии с новым Перечнем срок хранения будет новым. Для этого и происходит пересмотр сроков хранения и создается новый Перечень.

Как правильно посчитать срок хранения

Пример, если дело было создано в 2019 г. и его срок хранения составляет пять лет, то дело может быть выделено к уничтожению в 2025 г. Дело должно храниться в организации в течение 2020-2024 гг.

Этапы утилизации документов

Для каждого случая определены основные и дополнительные этапы уничтожения архивных документов.
  • 1
    Определение сроков хранения документов, их ценности.
  • 2
    Подготовка документации к утилизации (сортировка и выявление необходимости уничтожения).
  • 3
    Согласование процедуры с ответственными лицами и органами.
  • 4
    Проведение процесса уничтожения документов в соответствии с установленными правилами и требованиями.
  • 5
    Оформление актов и передача на дальнейшую обработку или уничтожение.
  • 6
    Контроль за процессом утилизации, получение результатов для отчетности.
  • 7
    Анализ эффективности процедуры утилизации и внесение необходимых корректировок.
В дальнейшем акт предоставляется для отчета и анализа ответственным лицам.

Как составить акт на уничтожение архивных документов

Составление списка документации, подлежащей уничтожению. Получение соответствующего разрешения от уполномоченных лиц или органов.
01.
В акте указываются дата процесса, количество БСО, наименование, причина утилизации.
02.
Правильно разработанный акт на уничтожение архивных документов обеспечивает безопасность информации и соблюдение законных требований к хранению и уничтожению документации.
Для составления акта на уничтожение архивных документов необходимо следовать определенной процедуре.
Учитывается соблюдение законодательства и правил хранения и уничтожения БСО.
03.
После составления акта документ подписывается уполномоченными лицами.
04.
В отличие от бухгалтерской документации, уничтожение кадровых документов имеет максимально предельный срок — 50 и 75 лет, в зависимости от того, в какой период были разработаны указанные бланки строгой отчетности, и использовались ли для этих целей электронные носители информации. В остальном, кадровые документы уничтожаются на общих основаниях.

Правила уничтожения бухгалтерской документации

Почему нужно заказать уничтожение архивных документов
в «Первой архивной компании»

1
Конфиденциальность
«Первая архивная компания» гарантирует сохранение конфиденциальности информации, предотвращает утечку данных и их неправомерное использование.
2
Соблюдение законодательства
Компания имеет все необходимые лицензии и разрешения для проведения уничтожения документов в соответствии с законодательством.
3
Экологическая ответственность
Уничтожение проводится с учетом экологических стандартов, что позволяет избежать загрязнения окружающей среды.
4
Профессионализм
Эксперты компании обладают достаточным опытом, что гарантирует качественное и безопасное проведение процедуры.
5
Экономия времени и ресурсов
Заказ услуги уничтожения архивных, бухгалтерских и кадровых документов позволяет сэкономить время, силы и ресурсы.
Храните только нужные документы
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь
c политикой конфиденциальности.