Утилизация документов: делаем правильно

Уничтожение документов на предприятии является необходимым процессом, который способствует защите конфиденциальности информации, экономии места и охране окружающей среды. Процесс утилизации приносит целый ряд практических, экономических и даже экологических выгод, делая работу организации более эффективной и ответственной.

Защита конфиденциальности информации. Путем уничтожения устаревших или неиспользуемых бланков строгой отчетности (БСО) предприятие защищает себя от утечки информации и возможного ее использования злоумышленниками.

Создание удобного рабочего пространства. Освобождение места на рабочих столах и в архивах. Чем меньше бумаг и документов хранится на предприятии, тем проще и удобнее локализовать нужные материалы особенно в экстренной ситуации, во время проверок, ревизий, аудита.

Вклад в охрану окружающей среды. В процессе уничтожения бумаг и документов используются специальные методы переработки и утилизации, что позволяет уменьшить негативное воздействие на окружающую среду и снизить объем отходов, попадающих на свалку.

Утилизация управленческих, кадровых и бухгалтерских документов помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и защитить интересы компании. Важные моменты, почему необходимо уничтожение документов с истекшим сроком действия.

Любые документы спустя год после их создания считаются архивными.

Финансовая отчетность —1-5 лет. При этом бухгалтерская годовая отчетность хранится постоянно, при отсутствии годовой постоянно хранится квартальная и месячная.

Переписка с контрагентами —5 лет.

Личные данные сотрудников и клиентов — 50 или 75 лет, в зависимости от даты окончания документа (до или после 01.01.2003).

На территории России законодательством установлены сроки хранения бланков строгой отчетности, после чего в силу вступает правило уничтожения документов, срок которых истек. Документы, как и бланки строгой отчетности, имеют свои сроки хранения. Документы временного срока хранения уничтожаются. Рекомендуем производить уничтожение временных документов регулярно раз в год.

Налоговые декларации — 5 лет.

Документы по охране и безопасности труда — 45-75 лет.

Акты сверки — 5 лет.

Указанные сроки могут быть увеличены или сокращены в зависимости от отрасли деятельности и специфики компании. Годовая отчетность и аудиторские проверки хранятся постоянно.

Чтобы случайно не допустить ошибку при уничтожении архивных документов, необходимо придерживаться отдельных условий.

Сроки хранения всех документов организации, созданных в 2024 г. и ранее (если они не переданы на хранение в государственный архив, нужно сверять с Перечнем от 20.12.2019, независимо от того, когда они были созданы. Если срок хранения бухгалтерского документа изменился с 5 лет на 6 лет, даже если он был создан в 2010 г., в соответствии с новым Перечнем срок хранения будет новым. Для этого и происходит пересмотр сроков хранения и создается новый Перечень.

В дальнейшем акт предоставляется для отчета и анализа ответственным лицам.

Составление списка документации, подлежащей уничтожению. Получение соответствующего разрешения от уполномоченных лиц или органов.

В акте указываются дата процесса, количество БСО, наименование, причина утилизации.

Правильно разработанный акт на уничтожение архивных документов обеспечивает безопасность информации и соблюдение законных требований к хранению и уничтожению документации.

Для составления акта на уничтожение архивных документов необходимо следовать определенной процедуре.

Учитывается соблюдение законодательства и правил хранения и уничтожения БСО.

После составления акта документ подписывается уполномоченными лицами.

В отличие от бухгалтерской документации, уничтожение кадровых документов имеет максимально предельный срок — 50 и 75 лет, в зависимости от того, в какой период были разработаны указанные бланки строгой отчетности, и использовались ли для этих целей электронные носители информации. В остальном, кадровые документы уничтожаются на общих основаниях.