Ведение
медицинского архива

В каждом медицинском учреждении должен быть создан архив. Медучреждение создает большой массив документации с персональными данными о здоровье своих пациентов, кроме того, в архиве в течение длительного времени должны храниться дела по личному составу о заработной плате и стаже сотрудников с вредными условиями труда. Свою долю внимания требуют и специфические медицинские, и финансовые, и административно-управленческие документы. За ведение архива приказом руководителя назначается сотрудник, в идеале – освобожденный архивариус, как это правило действует в государственных центральных больницах.

Первое правило при ведение медицинского архива (после того, как выделено отдельное помещение и назначен ответственный сотрудник) – это создание структуры хранения дел. Структура архива подчиняется структуре учреждения, каждому структурному подразделению отводится своя часть стеллажей и полок с учетом ежегодного увеличения дел. Электронный архив должен иметь свои места хранения цифровых документов. От отделов и отделений межучреждения в архив дела должны передаваться по акту или описи, установленной архивариусом.

Дела со сроком хранения до 6 лет могут храниться по месту их создания без передачи в архив и там же готовится акт о выделении временных дел к уничтожению. Это позволит не перегружать архивное помещение. Проведение такого виды работы регулярно в начале каждого года позволит не перегружать рабочие кабинеты.

Ведение архива подразумевает не только сохранение документов, но и своевременное уничтожение дел с временным сроком хранения. Это позволит регулярно освобождать пространство рабочих кабинетов и архива для новых документов. Системность в такой работе упростит поиск нужных дел и предотвратит риски их утери. Работа архива по уничтожению временных дел не должна проводиться одним сотрудником, ответственным за архив, но исключительно комиссией. Для этих задач приказом руководителя создается экспертная комиссия из 3–5 человек.

Состав комиссии:

• архивариус
• ведущий медицинский специалист
• сотрудник от экономически-финансовых служб
• сотрудник административной части

Комиссия подписывает акт о выделении к уничтожению дел с временным сроком хранения. И только после этого дела передаются на уничтожение. На дела постоянного и долговременного хранения (50/75 лет) составляются описи. При необходимости, проводится архивная обработка документов.

Медицинские карты пациентов хранятся 25 лет на бумажном носителе (50 – на электронном) и могут создавать значительный массив. Срок хранения этого вида документов имеет свои особенности, на которые стоит обратить внимание.
Он исчисляется с 1 января нового года после передачи карты в архив, до этого момента карта хранится по месту ее создания (как правило, в регистратуре). И тут есть нюанс – в регистратуре карта хранится в течение пяти лет с года последней записи/отметки до передачи ее в архив.

В 2026 году можно передать на списание и уничтожение дела:

• за 2024 год со сроком хранения - 1 год
• за 2020 год со сроком хранения - 5 лет
• за 2000 год – 25 лет.

Новый современный Перечень Минздрава, утвержденный приказом Минздрава России 3 августа 2023 года вам в помощь